Een offerte maken op basis van een klantgesprek

Veel aanvragen krijgen vorm in een telefoon- of videogesprek: datum, aantal gasten, menuwensen, wat de klant uitdrukkelijk niet wil. Met Gesprekken in het aanvraagdetail bewaar je het gesprek als tekst bij de aanvraag — en maakt Univents er een conceptofferte van op het evenement van die aanvraag. De offerteregels komen uitsluitend uit je inventaris, prijzen altijd van het artikel. Er wordt niets verzonden: je controleert het concept en verstuurt het zelf.

Waar vind je gesprekken

1. Open Aanvragen in het menu links en klik op een aanvraag — zowel in de Inbox als in de lijst- of kanbanweergave.
2. Het detail toont de kaart Gesprekken met alle gesprekken van deze aanvraag, nieuwste eerst, met bron, tijdstip en status.

Je ziet de kaart als je rol aanvragen mag bekijken. Gesprekken aanmaken en verwijderen vereist het recht om aanvragen te bewerken; Offerte maken vereist daarnaast het recht om offertes te maken.

Na een telefoongesprek: dictaat

1. Klik in de kaart Gesprekken op Dictaat.
2. Leg de kernpunten vast: aanleiding, datum, aantal gasten, locatie, wensen en wat is afgesproken. Typ de tekst of klik op Dictaat starten en spreek — spraakherkenning werkt in je browser (Chrome, Edge, Safari).
3. Klik op Opslaan en offerte maken. Wil je de notitie zonder offerte bewaren, klik dan op Opslaan.

Een dictaat is je eigen stem — het neemt niemand anders op en heeft daarom geen toestemming nodig.

De offerte uit een gesprek maken

• Elk gesprek met tekst toont Offerte maken. Na enkele seconden toont de kaart Offerte gemaakt en een knop Offerte openen.
• Staat op het evenement nog de lege conceptofferte die bij binnenkomst van de aanvraag is aangemaakt, dan komen de regels precies daar terecht — er wordt geen tweede offerte gemaakt.
• Ontbreken datum, aantal gasten of locatie op het evenement, dan neemt Univents ze over uit het gesprek. Wat al is ingevuld, blijft ongewijzigd.
• Opmerkingen bij de offerte vermelden wat Univents heeft moeten aannemen, bijvoorbeeld dat het aantal gasten niet uit het gesprek kon worden afgeleid.
• Bij een lang gesprek schrijft Univents eerst een korte gespreksnotitie: wat de klant wil, wat is afgesproken, wat is afgewezen. Pas die aan met Tekst tonen en Notitie bewerken; met Nieuwe offerte maken ontstaat daarna een nieuw concept.

Videogesprekken opnemen (Zoom, Google Meet, Teams)

Voor videogesprekken is er een notetaker: die neemt deel aan het gesprek, neemt het geluid op en maakt een transcript. Telefoongesprekken kan hij niet opnemen — gebruik daarvoor het dictaat.

1. Klik op Videogesprek opnemen.
2. Plak de Link naar het gesprek (Zoom, Google Meet of Microsoft Teams) en kies Direct deelnemen of een Begintijd.
3. Laat Na het gesprek automatisch een conceptofferte maken aangevinkt als de offerte meteen moet ontstaan.
4. Bevestig Alle deelnemers hebben ingestemd met de opname en klik op Notetaker sturen.

In het gesprek verschijnt de notetaker als “Opname – naam van je werkruimte” en wijst hij bij deelname in de chat op de opname. Voordat hij is binnengekomen kun je hem Annuleren; tijdens de opname beëindigt Opname stoppen de opname. Na het gesprek staat het transcript bij de aanvraag en wordt de opname zelf direct bij de opnamedienst verwijderd.

Univents schakelt deze functie voor je werkruimte in; tot die tijd biedt de kaart alleen het dictaat.

Toestemming: verplicht vóór elke opname

Een gesprek opnemen zonder toestemming van alle betrokkenen is strafbaar in Duitsland (§ 201 StGB), Oostenrijk (§ 120 StGB) en Zwitserland (art. 179ter StGB). Vraag toestemming vóór het gesprek, bijvoorbeeld in de uitnodiging of aan het begin van het gesprek. Univents slaat bij elke opname op wie de toestemming heeft bevestigd en wanneer. Maakt iemand bezwaar, stop de opname dan direct.

Kosten

Gespreksopname, transcriptie en het maken van de offerte worden naar gebruik afgerekend via je AI-tegoed; een dictaat zelf is gratis. Het verbruik zie je onder Facturering bij het AI-gebruik, uitgesplitst naar gespreksopname, gesprekstranscriptie en gesprek → offerte. Is het tegoed op, dan wordt er geen offerte gemaakt en geen notetaker gestuurd.

FAQ

Wordt de offerte automatisch naar de klant verstuurd? Nee. Het blijft altijd een concept.

Wie kan gesprekken zien? Alleen leden van je werkruimte van wie de rol aanvragen mag bekijken.

Kan ik een gesprek verwijderen? Ja, met Verwijderen en bevestiging. Tekst en notitie zijn dan definitief weg en een lopende opname wordt beëindigd. Een daaruit gemaakte offerte blijft behouden. Wordt de aanvraag verwijderd, dan verwijdert Univents ook de gesprekken ervan.

Werkt dit ook in de AI-assistent? Ja. Zeg tegen de assistent bijvoorbeeld: “Maak een offerte voor de aanvraag zomerfeest Müller op basis van dit telefoongesprek” en plak je notitie.