Crear un presupuesto a partir de una conversación con el cliente

Muchas solicitudes se concretan por teléfono o en una videollamada: fecha, número de invitados, deseos para el menú, lo que el cliente expresamente no quiere. Con Conversaciones en el detalle de la solicitud guardas la conversación como texto en la solicitud, y Univents la convierte en un borrador de presupuesto en el evento de esa solicitud. Las líneas del presupuesto proceden exclusivamente de tu inventario y los precios siempre del artículo. No se envía nada: revisas el borrador y lo envías tú.

Dónde encontrar las conversaciones

1. Abre Solicitudes en el menú de la izquierda y haz clic en una solicitud, tanto en la Bandeja de entrada como en la vista de lista o kanban.
2. El detalle muestra la tarjeta Conversaciones con todas las conversaciones de esta solicitud, las más recientes primero, con origen, hora y estado.

Ves la tarjeta si tu rol puede consultar solicitudes. Crear y eliminar conversaciones requiere el derecho de editar solicitudes; Crear presupuesto requiere además el derecho de crear presupuestos.

Tras una llamada telefónica: el dictado

1. En la tarjeta Conversaciones, haz clic en Dictado.
2. Anota lo esencial: motivo, fecha, número de invitados, lugar, deseos y lo acordado. Escribe el texto o haz clic en Iniciar dictado y habla: el reconocimiento de voz funciona en tu navegador (Chrome, Edge, Safari).
3. Haz clic en Guardar y crear presupuesto. Para conservar la nota sin presupuesto, haz clic en Guardar.

Un dictado es tu propia voz: no graba a nadie más y, por tanto, no necesita consentimiento.

Crear el presupuesto a partir de una conversación

• Cada conversación con texto muestra Crear presupuesto. Tras unos segundos, la tarjeta muestra Presupuesto creado y un botón Abrir presupuesto.
• Si el evento aún contiene el borrador de presupuesto vacío creado al entrar la solicitud, las líneas se añaden justo ahí: no se crea un segundo presupuesto.
• Si en el evento faltan la fecha, el número de invitados o el lugar, Univents los toma de la conversación. Lo que ya está rellenado no se modifica.
• Las Notas sobre el presupuesto indican lo que Univents ha tenido que suponer, por ejemplo que el número de invitados no se pudo determinar a partir de la conversación.
• En una conversación larga, Univents escribe primero una breve nota de la conversación: qué quiere el cliente, qué se acordó, qué se rechazó. Ajústala con Mostrar texto y Editar nota; con Crear nuevo presupuesto se genera después otro borrador.

Grabar videollamadas (Zoom, Google Meet, Teams)

Para las videollamadas existe un notetaker: se une a la llamada, graba el audio y crea una transcripción. No puede grabar llamadas telefónicas; para ellas usa el dictado.

1. Haz clic en Grabar videollamada.
2. Pega el Enlace de la reunión (Zoom, Google Meet o Microsoft Teams) y elige Unirse ahora o una hora de Inicio.
3. Deja marcada la opción Crear automáticamente un borrador de presupuesto tras la llamada si el presupuesto debe crearse enseguida.
4. Confirma Todos los participantes han aceptado la grabación y haz clic en Enviar notetaker.

En la llamada, el notetaker aparece como «Grabación – nombre de tu espacio de trabajo» y avisa de la grabación en el chat al unirse. Antes de que se haya unido puedes cancelarlo con Cancelar; durante la grabación, Detener grabación le pone fin. Después de la llamada, la transcripción está en la solicitud y la grabación en sí se elimina de inmediato en el servicio de grabación.

Univents activa esta función para tu espacio de trabajo; hasta entonces la tarjeta solo ofrece el dictado.

Consentimiento: obligatorio antes de cada grabación

Grabar una conversación sin el consentimiento de todas las personas implicadas es delito en Alemania (§ 201 StGB), Austria (§ 120 StGB) y Suiza (art. 179ter CP). Obtén el consentimiento antes de la llamada, por ejemplo en la invitación o al comienzo de la llamada. Univents guarda, para cada grabación, quién confirmó el consentimiento y cuándo. Si alguien se opone, detén la grabación de inmediato.

Costes

La grabación de la llamada, la transcripción y la creación del presupuesto se cobran según el uso de tu saldo de IA; el dictado en sí es gratuito. Puedes ver el consumo en Facturación, en el uso de IA, desglosado en grabación de llamada, transcripción de llamada y conversación → presupuesto. Si el saldo se agota, no se crea ningún presupuesto ni se envía ningún notetaker.

Preguntas frecuentes

¿Se envía el presupuesto automáticamente al cliente? No. Siempre es solo un borrador.

¿Quién puede ver las conversaciones? Solo los miembros de tu espacio de trabajo cuyo rol pueda consultar solicitudes.

¿Puedo eliminar una conversación? Sí, con Eliminar y confirmación. El texto y la nota se eliminan entonces de forma definitiva y se detiene una grabación en curso. Se conserva el presupuesto creado a partir de ella. Cuando se elimina la solicitud, Univents elimina también sus conversaciones.

¿Funciona en el asistente de IA? Sí. Dile al asistente, por ejemplo: «Crea un presupuesto para la solicitud de la fiesta de verano Müller a partir de esta llamada» y pega tu nota.