Criar um orçamento a partir de uma conversa com o cliente

Muitos pedidos ganham forma ao telefone ou numa videochamada: data, número de convidados, pedidos para o menu, aquilo que o cliente expressamente não quer. Com Conversas no detalhe do pedido, a conversa fica guardada como texto no pedido — e o Univents transforma-a num rascunho de orçamento no evento desse pedido. As linhas do orçamento vêm exclusivamente do inventário, e os preços sempre do artigo. Nada é enviado: o rascunho é revisto e enviado pelo próprio utilizador.

Onde encontrar as conversas

1. Abrir Pedidos no menu da esquerda e clicar num pedido — tanto na Caixa de entrada como na vista de lista ou kanban.
2. O detalhe mostra o cartão Conversas com todas as conversas deste pedido, as mais recentes primeiro, com origem, hora e estado.

O cartão é visível se a função atribuída permitir consultar pedidos. Criar e eliminar conversas exige o direito de editar pedidos; Criar orçamento exige ainda o direito de criar orçamentos.

Depois de uma chamada telefónica: o ditado

1. No cartão Conversas, clicar em Ditado.
2. Registar o essencial: ocasião, data, número de convidados, local, pedidos e o que ficou combinado. Escrever o texto ou clicar em Iniciar ditado e falar — o reconhecimento de voz funciona no navegador (Chrome, Edge, Safari).
3. Clicar em Guardar e criar orçamento. Para manter a nota sem orçamento, clicar em Guardar.

Um ditado é a própria voz — não grava mais ninguém e, por isso, não precisa de consentimento.

Criar o orçamento a partir de uma conversa

• Cada conversa com texto mostra Criar orçamento. Passados alguns segundos, o cartão mostra Orçamento criado e um botão Abrir orçamento.
• Se o evento ainda tiver o rascunho de orçamento vazio criado à entrada do pedido, as linhas vão exatamente para aí — não é criado um segundo orçamento.
• Se no evento faltarem a data, o número de convidados ou o local, o Univents retira-os da conversa. O que já estiver preenchido mantém-se inalterado.
• As Notas sobre o orçamento indicam o que o Univents teve de assumir, por exemplo que não foi possível apurar o número de convidados a partir da conversa.
• Numa conversa longa, o Univents escreve primeiro uma breve nota da conversa: o que o cliente quer, o que ficou combinado, o que foi recusado. Ajustá-la com Mostrar texto e Editar nota; com Criar novo orçamento é depois gerado outro rascunho.

Gravar videochamadas (Zoom, Google Meet, Teams)

Para videochamadas existe um notetaker: entra na chamada, grava o áudio e cria uma transcrição. Não consegue gravar chamadas telefónicas — para essas, usar o ditado.

1. Clicar em Gravar videochamada.
2. Colar a Ligação da reunião (Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams) e escolher Entrar agora ou uma hora de Início.
3. Manter assinalada a opção Criar automaticamente um rascunho de orçamento depois da chamada se o orçamento deve ser criado logo.
4. Confirmar Todos os participantes concordaram com a gravação e clicar em Enviar notetaker.

Na chamada, o notetaker aparece como «Gravação – nome do espaço de trabalho» e, ao entrar, avisa no chat que está a gravar. Antes de entrar, é possível Cancelar; durante a gravação, Parar gravação termina-a. Depois da chamada, a transcrição fica no pedido e a gravação em si é eliminada de imediato no serviço de gravação.

O Univents ativa esta função para o espaço de trabalho; até lá, o cartão só oferece o ditado.

Consentimento: obrigatório antes de cada gravação

Gravar uma conversa sem o consentimento de todos os envolvidos é crime na Alemanha (§ 201 StGB), na Áustria (§ 120 StGB) e na Suíça (art. 179ter StGB). O consentimento deve ser obtido antes da chamada, por exemplo no convite ou no início da chamada. O Univents guarda, para cada gravação, quem confirmou o consentimento e quando. Se alguém se opuser, a gravação deve ser parada de imediato.

Custos

A gravação da chamada, a transcrição e a criação do orçamento são cobradas conforme a utilização a partir do saldo de IA; o ditado em si é gratuito. O consumo pode ser consultado em Faturação, na utilização de IA, repartido por gravação de chamadas, transcrição de chamadas e conversa → orçamento. Se o saldo se esgotar, não é criado nenhum orçamento nem enviado nenhum notetaker.

Perguntas frequentes

O orçamento é enviado automaticamente ao cliente? Não. É sempre apenas um rascunho.

Quem pode ver as conversas? Apenas os membros do espaço de trabalho cuja função permita consultar pedidos.

É possível eliminar uma conversa? Sim, com Eliminar e confirmação. O texto e a nota são então eliminados de forma definitiva e uma gravação em curso é terminada. Um orçamento criado a partir da conversa é mantido. Quando o pedido é eliminado, o Univents elimina também as respetivas conversas.

Funciona no assistente de IA? Sim. Basta dizer ao assistente, por exemplo: «Cria um orçamento para o pedido da festa de verão Müller a partir desta chamada» e colar a nota.