Proporre un appuntamento da una richiesta
Proponi al cliente un appuntamento direttamente dalla richiesta: colloquio in video o al telefono, oppure un sopralluogo. Il cliente sceglie un orario libero del tuo calendario personale tramite un link.
Spesso prima arriva la richiesta e poi serve parlarsi: una breve telefonata, una videochiamata o un sopralluogo della location. Invece di scambiarsi orari via e-mail, dalla richiesta invii un link di prenotazione personale. Il cliente vede gli orari liberi del tuo calendario e prenota da solo.
L’appuntamento appartiene alla richiesta. Non viene creata nessuna nuova richiesta né alcun evento, e l’appuntamento non blocca sale né pagine di prenotazione in Univents: occupa solo il tuo calendario.
Attivazione graduale. La prenotazione degli appuntamenti viene attivata poco alla volta negli spazi di lavoro. La sezione Appuntamenti con il pulsante Proponi appuntamento compare nella richiesta solo quando la funzione è attiva per il tuo spazio di lavoro.
Requisiti
- Calendario personale collegato. In Integrazioni → Calendario colleghi il tuo calendario Google o Microsoft come calendario personale. Da lì arrivano gli orari liberi e lì viene inserito l’appuntamento prenotato. Il calendario comune dello spazio di lavoro non conta.
- Integrazione calendario nel tuo piano (da Core).
- Puoi modificare le richieste.
- Il contatto della richiesta ha un indirizzo e-mail: lì arriva la conferma.
Se manca qualcosa, la sezione Appuntamenti della richiesta mostra un avviso e, se manca il calendario, il link Collega calendario.
Proporre un appuntamento
- Apri la richiesta nella posta in arrivo o nel Kanban.
- Nella sezione Appuntamenti, fai clic su Proponi appuntamento.
- Scegli il tipo: colloquio in video, colloquio al telefono o sopralluogo.
- Controlla la durata (video e telefono 30 minuti, sopralluogo 60 minuti).
- Per un sopralluogo inserisci il punto d’incontro (precompilato con la location della richiesta). Per il video scegli se il link viene creato automaticamente (Google Meet o Microsoft Teams a seconda del calendario), se indichi un tuo link o se lo invii più tardi.
- In Modifica orari imposti giorni, orari, preavviso, margine e periodo. Predefinito: dal lunedì al venerdì, dalle 9 alle 17, al più presto un giorno prima, 15 minuti di margine, prenotabile per i prossimi 21 giorni.
- Fai clic su Crea link.
Poi copia il link con Copia link oppure apri con Invia per e-mail la consueta finestra e-mail della richiesta, con un testo già pronto. Non viene inviato nulla finché non fai clic su Invia. Il link è valido 30 giorni finché non è stato prenotato alcun appuntamento.
Come prenota il cliente
Il link apre una pagina con il nome e il logo della tua azienda. Mostra il tipo di appuntamento, la durata e il tuo nome. Tutti gli orari sono nel fuso orario del tuo spazio di lavoro; se il dispositivo è diverso, compare un avviso.
La prenotazione richiede tre passi: scegliere il giorno, scegliere l’ora, confermare il nome (per un appuntamento telefonico anche il numero) e fare clic su Prenota appuntamento. Se nel frattempo un orario è stato occupato, compare un avviso e gli orari liberi si ricaricano.
Dopo la prenotazione il cliente riceve una conferma via e-mail con un file calendario. Con lo stesso link può vedere l’appuntamento, spostarlo fino a tre volte o annullarlo. L’appuntamento compare subito nel tuo calendario.
Gli appuntamenti nella richiesta
La sezione Appuntamenti mostra tutti gli appuntamenti della richiesta con lo stato: link aperto, prenotato, spostato, annullato o scaduto, con orario, tipo e con chi. Per un appuntamento telefonico è indicato il numero, per il video il link alla chiamata.
Con Annulla annulli un appuntamento. Se era prenotato, viene eliminato dal tuo calendario e il cliente riceve un’e-mail di annullamento. Un link aperto smette di funzionare.
Anche l’assistente IA può mostrare gli appuntamenti di una richiesta, creare un link e, dopo la tua conferma, annullare un appuntamento.
Buono a sapersi
- Se elimini un appuntamento prenotato direttamente in Outlook o Google, in Univents resta prenotato. Annullalo quindi nella richiesta.
- Se una richiesta viene rifiutata, i suoi appuntamenti restano. Annullali nella richiesta se serve.
- Se scolleghi o ricolleghi il calendario, i link aperti esistenti non funzionano più. Crea allora un nuovo link.