Zaproponuj termin z poziomu zapytania

Często najpierw jest zapytanie, a potem potrzebna jest rozmowa: krótki telefon, rozmowa wideo albo oględziny lokalu. Zamiast wymieniać terminy mailowo, wysyłasz z zapytania osobisty link do rezerwacji. Klient widzi w nim wolne terminy z Twojego kalendarza i rezerwuje sam.

Termin należy do zapytania. Nie powstaje nowe zapytanie ani wydarzenie, a termin nie blokuje sal ani stron rezerwacji w Univents – zajmuje tylko Twój własny kalendarz.

Udostępniane stopniowo. Rezerwacja terminów jest włączana w kolejnych przestrzeniach roboczych krok po kroku. Sekcja Terminy z przyciskiem Zaproponuj termin pojawia się w zapytaniu dopiero wtedy, gdy funkcja jest aktywna w Twojej przestrzeni roboczej.

Wymagania

• Połączony osobisty kalendarz. W Integracje → Kalendarz łączysz swój kalendarz Google lub Microsoft jako kalendarz osobisty. Z niego pochodzą wolne terminy i tam trafia zarezerwowany termin. Wspólny kalendarz przestrzeni roboczej się nie liczy.
• Integracja kalendarza w Twoim planie (od Core).
• Możesz edytować zapytania.
• Kontakt z zapytania ma adres e-mail – tam trafia potwierdzenie.

Jeśli czegoś brakuje, sekcja Terminy w zapytaniu pokazuje wskazówkę, a gdy brakuje kalendarza – link Połącz kalendarz.

Zaproponuj termin

1. Otwórz zapytanie w skrzynce odbiorczej lub na tablicy Kanban.
2. W sekcji Terminy kliknij Zaproponuj termin.
3. Wybierz rodzaj: rozmowa wideo, rozmowa telefoniczna lub oględziny.
4. Sprawdź czas trwania (wideo i telefon 30 minut, oględziny 60 minut).
5. Przy oględzinach wpisz miejsce spotkania (wstępnie wypełnione lokalem zapytania). Przy wideo wybierz, czy link do rozmowy tworzy się automatycznie (Google Meet lub Microsoft Teams, zależnie od kalendarza), czy podajesz własny link, czy wyślesz go później.
6. W Dostosuj godziny ustawiasz dni tygodnia, godziny, wyprzedzenie, bufor i okres. Domyślnie: od poniedziałku do piątku, 9–17, najwcześniej dzień wcześniej, 15 minut bufora, rezerwacja na najbliższe 21 dni.
7. Kliknij Utwórz link.

Następnie skopiuj link przyciskiem Kopiuj link albo otwórz przyciskiem Wyślij e-mailem znane okno wiadomości zapytania z przygotowanym tekstem. Nic nie zostanie wysłane, dopóki nie klikniesz tam Wyślij. Link jest ważny 30 dni, dopóki nie zarezerwowano terminu.

Jak klient rezerwuje

Link otwiera stronę z nazwą i logo Twojej firmy. Widać na niej rodzaj terminu, czas trwania i Twoje imię. Wszystkie godziny są pokazane w strefie czasowej Twojej przestrzeni roboczej; jeśli urządzenie ma inną, pojawia się wskazówka.

Rezerwacja ma trzy kroki: wybór dnia, wybór godziny, potwierdzenie imienia i nazwiska (przy terminie telefonicznym także numeru) i kliknięcie Zarezerwuj termin. Jeśli godzina została w międzyczasie zajęta, pojawia się wskazówka, a wolne terminy ładują się ponownie.

Po rezerwacji klient otrzymuje potwierdzenie e-mailem z plikiem kalendarza. Przez ten sam link może zobaczyć termin, przesunąć go do trzech razy lub odwołać. Termin od razu pojawia się w Twoim kalendarzu.

Terminy w zapytaniu

Sekcja Terminy pokazuje wszystkie terminy zapytania ze statusem: link otwarty, zarezerwowany, przesunięty, odwołany lub wygasły, wraz z godziną, rodzajem i osobą. Przy terminie telefonicznym widać numer, przy wideo link do rozmowy.

Przyciskiem Odwołaj odwołujesz termin. Jeśli był zarezerwowany, zostaje usunięty z Twojego kalendarza, a klient dostaje e-mail z odwołaniem. Otwarty link przestaje działać.

Asystent AI również może pokazać terminy zapytania, utworzyć link i – po Twoim potwierdzeniu – odwołać termin.

Warto wiedzieć

• Jeśli usuniesz zarezerwowany termin bezpośrednio w Outlooku lub Google, w Univents pozostanie zarezerwowany. Dlatego odwołuj go w zapytaniu.
• Jeśli zapytanie zostanie odrzucone, jego terminy pozostają. W razie potrzeby odwołaj je w zapytaniu.
• Jeśli odłączysz lub ponownie połączysz kalendarz, istniejące otwarte linki przestaną działać. Utwórz wtedy nowy link.