Proposer un rendez-vous depuis une demande
Vous proposez à votre client un rendez-vous directement depuis la demande : échange par vidéo ou par téléphone, ou visite sur place. Il choisit un créneau libre de votre calendrier personnel via un lien.
Souvent, la demande arrive d’abord, puis il faut se parler : un court appel, un appel vidéo ou une visite du lieu. Au lieu d’échanger des horaires par e-mail, vous envoyez depuis la demande un lien de réservation personnel. Votre client y voit les créneaux libres de votre calendrier et réserve lui-même.
Le rendez-vous est rattaché à la demande. Aucune nouvelle demande ni aucun événement n’est créé, et le rendez-vous ne bloque aucune salle ni aucune page de réservation dans Univents – il occupe seulement votre propre calendrier.
Activation progressive. La prise de rendez-vous est activée petit à petit dans les espaces de travail. La section Rendez-vous avec le bouton Proposer un rendez-vous n’apparaît dans la demande que lorsque la fonction est active pour votre espace de travail.
Prérequis
- Calendrier personnel connecté. Sous Intégrations → Calendrier, vous connectez votre propre calendrier Google ou Microsoft comme calendrier personnel. Les créneaux libres en proviennent et le rendez-vous réservé y est ajouté. Le calendrier commun de l’espace de travail ne compte pas.
- Intégration calendrier dans votre formule (à partir de Core).
- Vous pouvez modifier les demandes.
- Le contact de la demande a une adresse e-mail : la confirmation y est envoyée.
S’il manque quelque chose, la section Rendez-vous de la demande affiche une indication et, si le calendrier manque, le lien Connecter le calendrier.
Proposer un rendez-vous
- Ouvrez la demande dans la boîte de réception ou sur le Kanban.
- Dans la section Rendez-vous, cliquez sur Proposer un rendez-vous.
- Choisissez le type : échange par vidéo, échange par téléphone ou visite.
- Vérifiez la durée (vidéo et téléphone 30 minutes, visite 60 minutes).
- Pour une visite, indiquez le point de rendez-vous (prérempli avec le lieu de la demande). Pour la vidéo, choisissez si le lien vidéo est créé automatiquement (Google Meet ou Microsoft Teams selon votre calendrier), si vous indiquez votre propre lien ou si vous l’envoyez plus tard.
- Sous Ajuster les horaires, vous définissez les jours, les heures, le délai, la marge et la période. Par défaut : du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h, au plus tôt la veille, 15 minutes de marge, réservable sur les 21 prochains jours.
- Cliquez sur Créer le lien.
Copiez ensuite le lien avec Copier le lien ou ouvrez avec Envoyer par e-mail la fenêtre d’e-mail habituelle de la demande, avec un texte préparé. Rien n’est envoyé avant que vous cliquiez sur Envoyer. Le lien reste valable 30 jours tant qu’aucun rendez-vous n’est réservé.
Comment votre client réserve
Le lien ouvre une page avec le nom et le logo de votre entreprise. On y voit le type de rendez-vous, la durée et votre prénom. Tous les horaires sont affichés dans le fuseau horaire de votre espace de travail ; si l’appareil diffère, une indication l’indique.
La réservation se fait en trois étapes : choisir un jour, choisir une heure, confirmer le nom (pour un rendez-vous téléphonique aussi le numéro) et cliquer sur Réserver le rendez-vous. Si un créneau a été pris entre-temps, une indication apparaît et les créneaux se rechargent.
Après la réservation, votre client reçoit une confirmation par e-mail avec un fichier calendrier. Le même lien permet de voir le rendez-vous, de le déplacer jusqu’à trois fois ou de l’annuler. Le rendez-vous apparaît immédiatement dans votre calendrier.
Les rendez-vous dans la demande
La section Rendez-vous affiche tous les rendez-vous de la demande avec leur statut : lien ouvert, réservé, déplacé, annulé ou expiré, avec l’heure, le type et avec qui. Pour un rendez-vous téléphonique, le numéro est affiché ; pour la vidéo, le lien de l’appel.
Avec Annuler, vous annulez un rendez-vous. S’il était réservé, il est supprimé de votre calendrier et votre client reçoit un e-mail d’annulation. Un lien ouvert ne fonctionne plus ensuite.
L’assistant IA peut aussi afficher les rendez-vous d’une demande, créer un lien et, après votre confirmation, annuler un rendez-vous.
Bon à savoir
- Si vous supprimez un rendez-vous réservé directement dans Outlook ou Google, il reste réservé dans Univents. Annulez-le donc dans la demande.
- Si une demande est refusée, ses rendez-vous restent. Annulez-les dans la demande si nécessaire.
- Si vous déconnectez ou reconnectez votre calendrier, les liens ouverts existants ne fonctionnent plus. Créez alors un nouveau lien.