Termin an der Anfrage anbieten
Du bietest deiner Kundin oder deinem Kunden direkt aus der Anfrage einen Termin an – Absprache per Video oder Telefon oder eine Besichtigung. Sie oder er wählt über einen Link eine freie Zeit aus deinem persönlichen Kalender.
Oft steht zuerst die Anfrage und danach braucht es ein Gespräch: eine kurze Absprache am Telefon, ein Videogespräch oder eine Besichtigung der Location. Statt Termine per Mail hin und her zu schieben, schickst du aus der Anfrage einen persönlichen Buchungslink. Deine Kundin oder dein Kunde sieht darüber die freien Zeiten aus deinem Kalender und bucht selbst.
Der Termin hängt an der Anfrage. Es entsteht keine neue Anfrage und keine Veranstaltung, und der Termin blockiert in Univents keine Räume und keine Buchungsseiten – er belegt nur deinen eigenen Kalender.
Wird schrittweise freigeschaltet. Die Terminbuchung kommt nach und nach in die Workspaces. Der Abschnitt Termine mit dem Knopf Termin anbieten erscheint in der Anfrage erst, wenn die Funktion für deinen Workspace aktiv ist.
Voraussetzungen
- Persönlicher Kalender verbunden. Unter Integrationen → Kalender verbindest du deinen eigenen Google- oder Microsoft-Kalender als persönlichen Kalender. Aus ihm kommen die freien Zeiten, und dort landet der gebuchte Termin. Der gemeinsame Kalender des Workspace zählt dafür nicht.
- Kalender-Anbindung im Tarif (ab Core).
- Du darfst Anfragen bearbeiten.
- Der Kontakt der Anfrage hat eine E-Mail-Adresse – dorthin geht die Bestätigung.
Fehlt etwas, zeigt der Abschnitt Termine in der Anfrage einen Hinweis und, wenn der Kalender fehlt, den Link Kalender verbinden.
Termin anbieten
- Öffne die Anfrage im Eingang oder im Kanban.
- Klick im Abschnitt Termine auf Termin anbieten.
- Wähle die Art: Absprache per Video, Absprache per Telefon oder Besichtigung.
- Prüfe die Dauer (Video und Telefon 30 Minuten, Besichtigung 60 Minuten).
- Bei einer Besichtigung trägst du den Treffpunkt ein (vorbelegt mit der Location der Anfrage). Bei Video wählst du, ob der Videolink automatisch erstellt wird (Google Meet bzw. Microsoft Teams, je nach Kalender), ob du einen eigenen Link angibst oder ihn später schickst.
- Unter Zeiten anpassen legst du Wochentage, Uhrzeiten, Vorlauf, Puffer und den Zeitraum fest. Standard: Montag bis Freitag, 9 bis 17 Uhr, frühestens einen Tag vorher, 15 Minuten Puffer, buchbar für die nächsten 21 Tage.
- Klick auf Link erzeugen.
Danach kopierst du den Link mit Link kopieren oder öffnest mit Per E-Mail senden den bekannten Mail-Dialog der Anfrage – mit einem vorbereiteten Text in der Sie-Form. Gesendet wird erst, wenn du dort auf Senden klickst. Der Link ist 30 Tage gültig, solange noch kein Termin gebucht ist.
So bucht deine Kundin oder dein Kunde
Der Link öffnet eine Seite mit deinem Firmennamen und Logo. Dort stehen die Art des Termins, die Dauer und dein Vorname. Alle Zeiten werden in der Zeitzone deines Workspace angezeigt; weicht das Gerät ab, steht ein Hinweis dabei.
Gebucht wird in drei Schritten: Tag wählen, Uhrzeit wählen, Name bestätigen (bei einem Telefon-Termin zusätzlich die Telefonnummer) und auf Termin buchen klicken. Ist eine Zeit inzwischen vergeben, erscheint ein Hinweis und die freien Zeiten laden neu.
Nach der Buchung bekommt deine Kundin oder dein Kunde eine Bestätigung per E-Mail mit Kalender-Datei. Über denselben Link lässt sich der Termin ansehen, bis zu dreimal verschieben oder absagen. Der Termin steht sofort in deinem Kalender.
Termine in der Anfrage
Im Abschnitt Termine siehst du alle Termine der Anfrage mit Status: Link offen, Gebucht, Verschoben, Abgesagt oder Abgelaufen, dazu Uhrzeit, Art und mit wem. Bei einem Telefon-Termin steht die Nummer dabei, bei Video der Link zum Gespräch.
Mit Absagen sagst du einen Termin ab. Ist er gebucht, wird er aus deinem Kalender gelöscht und deine Kundin oder dein Kunde bekommt eine Absage per E-Mail. Ein offener Link funktioniert danach nicht mehr.
Auch der KI-Assistent kann die Termine einer Anfrage zeigen, einen Link erzeugen und – nach deiner Bestätigung – einen Termin absagen.
Gut zu wissen
- Löschst du einen gebuchten Termin direkt in Outlook oder Google, bleibt er in Univents als gebucht stehen. Sag ihn deshalb in der Anfrage ab.
- Wird eine Anfrage abgelehnt, bleiben ihre Termine bestehen. Sag sie bei Bedarf in der Anfrage ab.
- Trennst oder verbindest du deinen Kalender neu, funktionieren bestehende offene Links nicht mehr. Erzeuge dann einen neuen Link.