Propor uma marcação a partir de um pedido

Muitas vezes primeiro chega o pedido e depois é preciso conversar: uma chamada rápida, uma videochamada ou uma visita ao espaço. Em vez de trocar horários por e-mail, envias a partir do pedido um link de marcação pessoal. O teu cliente vê os horários livres do teu calendário e marca sozinho.

A marcação pertence ao pedido. Não é criado nenhum pedido novo nem nenhum evento, e a marcação não bloqueia salas nem páginas de reserva no Univents – ocupa apenas o teu próprio calendário.

Ativação gradual. A marcação de reuniões está a ser ativada aos poucos nos espaços de trabalho. A secção Marcações com o botão Propor marcação só aparece no pedido quando a função estiver ativa para o teu espaço de trabalho.

Requisitos

• Calendário pessoal ligado. Em Integrações → Calendário ligas o teu calendário Google ou Microsoft como calendário pessoal. Os horários livres vêm dele e a marcação reservada é lá adicionada. O calendário comum do espaço de trabalho não conta.
• Integração de calendário no teu plano (a partir do Core).
• Podes editar pedidos.
• O contacto do pedido tem um endereço de e-mail – é para lá que vai a confirmação.

Se faltar algo, a secção Marcações do pedido mostra um aviso e, se faltar o calendário, o link Ligar calendário.

Propor uma marcação

1. Abre o pedido na caixa de entrada ou no Kanban.
2. Na secção Marcações, clica em Propor marcação.
3. Escolhe o tipo: reunião por vídeo, reunião por telefone ou visita.
4. Verifica a duração (vídeo e telefone 30 minutos, visita 60 minutos).
5. Para uma visita, indica o ponto de encontro (preenchido com o local do pedido). Para vídeo, escolhe se o link de vídeo é criado automaticamente (Google Meet ou Microsoft Teams, conforme o calendário), se indicas o teu próprio link ou se o envias mais tarde.
6. Em Ajustar horários defines dias, horas, antecedência, intervalo e período. Por defeito: de segunda a sexta, das 9h às 17h, no mínimo com um dia de antecedência, 15 minutos de intervalo, marcável para os próximos 21 dias.
7. Clica em Criar link.

Depois copia o link com Copiar link ou abre com Enviar por e-mail a janela de e-mail habitual do pedido, com um texto preparado. Nada é enviado até clicares em Enviar. O link é válido durante 30 dias enquanto não houver nenhuma marcação.

Como o cliente marca

O link abre uma página com o nome e o logótipo da tua empresa. Mostra o tipo de marcação, a duração e o teu nome. Todos os horários aparecem no fuso horário do teu espaço de trabalho; se o dispositivo usar outro, aparece um aviso.

A marcação tem três passos: escolher o dia, escolher a hora, confirmar o nome (numa marcação por telefone também o número) e clicar em Marcar. Se entretanto um horário ficar ocupado, aparece um aviso e os horários livres voltam a carregar.

Depois da marcação, o cliente recebe uma confirmação por e-mail com um ficheiro de calendário. Com o mesmo link pode ver a marcação, alterá-la até três vezes ou cancelá-la. A marcação aparece logo no teu calendário.

As marcações no pedido

A secção Marcações mostra todas as marcações do pedido com o estado: link aberto, marcada, alterada, cancelada ou expirada, com a hora, o tipo e com quem. Numa marcação por telefone aparece o número; em vídeo, o link para a chamada.

Com Cancelar anulas uma marcação. Se estava marcada, é removida do teu calendário e o cliente recebe um e-mail de cancelamento. Um link aberto deixa de funcionar.

O assistente de IA também pode mostrar as marcações de um pedido, criar um link e, depois da tua confirmação, cancelar uma marcação.

Bom saber

• Se apagares uma marcação diretamente no Outlook ou no Google, ela continua marcada no Univents. Por isso, cancela-a no pedido.
• Se um pedido for recusado, as suas marcações mantêm-se. Cancela-as no pedido, se necessário.
• Se desligares ou voltares a ligar o calendário, os links abertos deixam de funcionar. Cria então um novo link.