Ofrecer una cita desde una solicitud

A menudo primero llega la solicitud y después hace falta hablar: una llamada corta, una videollamada o una visita al lugar. En lugar de intercambiar horarios por correo, envías desde la solicitud un enlace de reserva personal. Tu cliente ve en él los huecos libres de tu calendario y reserva por su cuenta.

La cita pertenece a la solicitud. No se crea ninguna solicitud nueva ni ningún evento, y la cita no bloquea salas ni páginas de reserva en Univents: solo ocupa tu propio calendario.

Se activa de forma gradual. La reserva de citas se va activando poco a poco en los espacios de trabajo. La sección Citas con el botón Ofrecer cita solo aparece en la solicitud cuando la función está activa para tu espacio de trabajo.

Requisitos

• Calendario personal conectado. En Integraciones → Calendario conectas tu propio calendario de Google o Microsoft como calendario personal. De él salen los huecos libres y allí se añade la cita reservada. El calendario común del espacio de trabajo no cuenta.
• Integración de calendario en tu plan (desde Core).
• Puedes editar solicitudes.
• El contacto de la solicitud tiene una dirección de correo: allí va la confirmación.

Si falta algo, la sección Citas de la solicitud muestra un aviso y, si falta el calendario, el enlace Conectar calendario.

Ofrecer una cita

1. Abre la solicitud en la bandeja de entrada o en el Kanban.
2. En la sección Citas, haz clic en Ofrecer cita.
3. Elige el tipo: consulta por vídeo, consulta por teléfono o visita.
4. Comprueba la duración (vídeo y teléfono 30 minutos, visita 60 minutos).
5. Para una visita, indica el punto de encuentro (rellenado con el lugar de la solicitud). Para vídeo, elige si el enlace de vídeo se crea automáticamente (Google Meet o Microsoft Teams según tu calendario), si indicas tu propio enlace o si lo envías más tarde.
6. En Ajustar horarios defines días, horas, antelación, margen y periodo. Por defecto: de lunes a viernes, de 9 a 17 h, como pronto un día antes, 15 minutos de margen, reservable durante los próximos 21 días.
7. Haz clic en Crear enlace.

Después copia el enlace con Copiar enlace o abre con Enviar por correo el diálogo de correo habitual de la solicitud, con un texto preparado. No se envía nada hasta que hagas clic en Enviar. El enlace es válido 30 días mientras no se haya reservado ninguna cita.

Cómo reserva tu cliente

El enlace abre una página con el nombre y el logotipo de tu empresa. Muestra el tipo de cita, la duración y tu nombre. Todos los horarios se muestran en la zona horaria de tu espacio de trabajo; si el dispositivo usa otra, aparece un aviso.

La reserva tiene tres pasos: elegir día, elegir hora, confirmar el nombre (en una cita telefónica también el número) y hacer clic en Reservar cita. Si mientras tanto se ha ocupado un horario, aparece un aviso y los huecos se vuelven a cargar.

Tras la reserva, tu cliente recibe una confirmación por correo con un archivo de calendario. Con el mismo enlace puede ver la cita, cambiarla hasta tres veces o cancelarla. La cita aparece de inmediato en tu calendario.

Las citas en la solicitud

La sección Citas muestra todas las citas de la solicitud con su estado: enlace abierto, reservada, cambiada, cancelada o caducada, junto con la hora, el tipo y con quién. En una cita telefónica se muestra el número; en vídeo, el enlace a la llamada.

Con Cancelar anulas una cita. Si estaba reservada, se elimina de tu calendario y tu cliente recibe un correo de cancelación. Un enlace abierto deja de funcionar.

El asistente de IA también puede mostrar las citas de una solicitud, crear un enlace y, tras tu confirmación, cancelar una cita.

Conviene saber

• Si eliminas una cita reservada directamente en Outlook o Google, sigue reservada en Univents. Por eso, cancélala en la solicitud.
• Si se rechaza una solicitud, sus citas se mantienen. Cancélalas en la solicitud si hace falta.
• Si desconectas o vuelves a conectar tu calendario, los enlaces abiertos dejan de funcionar. Crea entonces un enlace nuevo.