Een afspraak aanbieden vanuit een aanvraag

Vaak komt eerst de aanvraag en daarna is er een gesprek nodig: een kort telefoontje, een videogesprek of een bezichtiging van de locatie. In plaats van tijden per e-mail heen en weer te sturen, stuur je vanuit de aanvraag een persoonlijke boekingslink. Je klant ziet daarin de vrije tijden uit je agenda en boekt zelf.

De afspraak hoort bij de aanvraag. Er ontstaat geen nieuwe aanvraag en geen evenement, en de afspraak blokkeert geen ruimtes of boekingspagina’s in Univents: hij bezet alleen je eigen agenda.

Wordt stap voor stap vrijgegeven. Afspraken boeken wordt geleidelijk per werkruimte ingeschakeld. De sectie Afspraken met de knop Afspraak aanbieden verschijnt pas in de aanvraag als de functie voor jouw werkruimte actief is.

Voorwaarden

• Persoonlijke agenda gekoppeld. Onder Integraties → Agenda koppel je je eigen Google- of Microsoft-agenda als persoonlijke agenda. Daaruit komen de vrije tijden en daar komt de geboekte afspraak in. De gedeelde agenda van de werkruimte telt hiervoor niet.
• Agenda-integratie in je abonnement (vanaf Core).
• Je mag aanvragen bewerken.
• Het contact van de aanvraag heeft een e-mailadres: daar gaat de bevestiging heen.

Ontbreekt er iets, dan toont de sectie Afspraken in de aanvraag een melding en, als de agenda ontbreekt, de link Agenda koppelen.

Een afspraak aanbieden

1. Open de aanvraag in de inbox of op het Kanban-bord.
2. Klik in de sectie Afspraken op Afspraak aanbieden.
3. Kies het soort: overleg via video, overleg via telefoon of bezichtiging.
4. Controleer de duur (video en telefoon 30 minuten, bezichtiging 60 minuten).
5. Bij een bezichtiging vul je het ontmoetingspunt in (vooraf ingevuld met de locatie van de aanvraag). Bij video kies je of de videolink automatisch wordt gemaakt (Google Meet of Microsoft Teams, afhankelijk van je agenda), of je een eigen link invult of hem later stuurt.
6. Onder Tijden aanpassen stel je weekdagen, uren, voorlooptijd, buffer en periode in. Standaard: maandag tot vrijdag, 9 tot 17 uur, op zijn vroegst een dag vooraf, 15 minuten buffer, boekbaar voor de komende 21 dagen.
7. Klik op Link maken.

Kopieer daarna de link met Link kopiëren of open met Per e-mail versturen het bekende e-mailvenster van de aanvraag, met een voorbereide tekst. Er wordt pas iets verstuurd als je daar op Versturen klikt. De link is 30 dagen geldig zolang er nog geen afspraak is geboekt.

Zo boekt je klant

De link opent een pagina met je bedrijfsnaam en logo. Daarop staan het soort afspraak, de duur en je voornaam. Alle tijden staan in de tijdzone van je werkruimte; wijkt het apparaat af, dan staat er een melding bij.

Boeken gaat in drie stappen: dag kiezen, tijd kiezen, naam bevestigen (bij een telefoonafspraak ook het telefoonnummer) en op Afspraak boeken klikken. Is een tijd intussen bezet, dan verschijnt een melding en worden de vrije tijden opnieuw geladen.

Na het boeken krijgt je klant een bevestiging per e-mail met een agendabestand. Via dezelfde link kan de afspraak worden bekeken, tot drie keer verzet of geannuleerd. De afspraak staat meteen in je agenda.

Afspraken in de aanvraag

De sectie Afspraken toont alle afspraken van de aanvraag met hun status: link open, geboekt, verzet, geannuleerd of verlopen, met tijd, soort en met wie. Bij een telefoonafspraak staat het nummer erbij, bij video de link naar het gesprek.

Met Annuleren annuleer je een afspraak. Was hij geboekt, dan wordt hij uit je agenda verwijderd en krijgt je klant een annuleringsmail. Een open link werkt daarna niet meer.

Ook de AI-assistent kan de afspraken van een aanvraag tonen, een link maken en na jouw bevestiging een afspraak annuleren.

Goed om te weten

• Verwijder je een geboekte afspraak direct in Outlook of Google, dan blijft hij in Univents geboekt. Annuleer hem daarom in de aanvraag.
• Wordt een aanvraag afgewezen, dan blijven de afspraken bestaan. Annuleer ze zo nodig in de aanvraag.
• Koppel je je agenda los of opnieuw, dan werken bestaande open links niet meer. Maak dan een nieuwe link.