Analisi per tipo di evento e centro di costo

Tipo di evento e centro di costo sono due Assi di analisi: due elenchi curati per ciascun workspace, da cui scegli per ogni evento. Poiché sono elenchi e non testo libero, l'analisi finanziaria può raggruppare e filtrare in base a essi, ad esempio «Quanto guadagniamo con i matrimoni?» o «Quanto passa dal centro di costo Bar?».

Creare gli elenchi

1. Apri Impostazioni → Flussi di lavoro.
2. Scorri fino alla sezione Assi di analisi. Qui trovi due elenchi uno sotto l'altro: Tipo di evento e Centro di costo.
3. Clicca su Aggiungi tipo oppure Aggiungi centro di costo, inserisci un nome e salva.
4. Con le frecce cambi l'ordine, con Modifica il nome.

Tipi di evento più comuni: festa aziendale, matrimonio, convegno, compleanno, fiera. Centri di costo più comuni: catering, bar, tecnica, personale, affitto.

Consiglio: tieni gli elenchi brevi. Dieci tipi di evento in base ai quali analizzi davvero valgono più di cinquanta che nessuno aggiorna.

Archiviare le voci invece di eliminarle

Se non ti serve più una voce, clicca sull'icona dell'archivio. La voce scompare dalla selezione, ma resta su tutti gli eventi esistenti: i tuoi report sugli anni passati mantengono il loro raggruppamento.

Puoi eliminare definitivamente solo una voce che è archiviata e a cui non è più collegato alcun evento. Se ce ne sono ancora, l'avviso sul pulsante ti indica quanti.

Un nome può comparire una sola volta nello stesso elenco: contano anche le voci archiviate. Se vuoi riutilizzare un tipo che hai archiviato, attivalo di nuovo con Riattiva invece di ricrearlo.

Assegnare all'evento

Nel primo passaggio di Crea e Modifica di un evento trovi due campi di selezione: Tipo di evento e Centro di costo. Entrambi sono facoltativi: «— nessuna assegnazione —» è sempre consentito.

Finché uno dei due elenchi è vuoto, il campo corrispondente non viene mostrato. Crea prima l'elenco nelle impostazioni.

Acquisizione da una richiesta

Se un cliente invia una richiesta tramite un modulo di richiesta e indica un tipo di evento, questo viene acquisito automaticamente quando accetti la richiesta con Accetta, ma solo se esattamente quel nome è presente nel tuo elenco (maiuscole e minuscole non contano). Se non c'è corrispondenza, il campo resta vuoto. Non viene indovinato nulla e non viene aggiunto nulla al tuo elenco in automatico.

Analizzare

Apri Report → Analisi finanziaria. In alto a sinistra, sotto Raggruppa per, scegli l'asse:

• Tipo di evento — una riga per tipo
• Centro di costo — una riga per centro di costo

Ogni riga mostra: numero di eventi, ricavi, preventivi aperti, costi, margine e margine in percentuale. Sotto trovi la riga del totale su tutte le righe.

Gli eventi senza assegnazione vengono raggruppati in una riga a parte, «Senza assegnazione», che si trova sempre in fondo. Così vedi subito quanti ricavi non sono ancora classificati.

I numeri sono gli stessi del raggruppamento Evento: vengono solo riepilogati in modo diverso. Il totale per tipo corrisponde esattamente alla somma dei singoli eventi di quel tipo.

Filtrare

Nella barra Filtri dell'analisi finanziaria e del report Costo delle merci ci sono due nuovi campi di selezione: Tipo di evento e Centro di costo. Se li imposti entrambi, agiscono insieme come un «e»: vengono mostrati solo gli eventi per cui valgono entrambi.

Il filtro agisce su tutti i raggruppamenti dell'analisi finanziaria, non solo sui due nuovi. Puoi quindi, ad esempio, filtrare per «centro di costo Bar» e raggruppare comunque per periodo.

Usare nelle automazioni

Le regole collegate a un evento (ad es. «X giorni prima dell'evento») dispongono di due nuovi campi di condizione: Tipo di evento e Centro di costo. Così puoi creare regole come «Crea la checklist solo per i matrimoni» oppure «Informa il fornitore solo per il centro di costo Bar».

Se scegli un tipo che poi archivi, la regola continua a funzionare: confronta la voce, non il nome.