Veranstaltungsart & Kostenstelle auswerten

Veranstaltungsart und Kostenstelle sind zwei Auswertungs-Achsen: zwei gepflegte Listen je Workspace, aus denen du bei jeder Veranstaltung auswählst. Weil es Listen sind und kein Freitext, kann die Finanzauswertung danach gruppieren und filtern — „Was verdienen wir mit Hochzeiten?", „Wie viel läuft über die Kostenstelle Bar?".

Listen anlegen

1. Öffne Einstellungen → Abläufe.
2. Scrolle zum Abschnitt Auswertungs-Achsen. Dort stehen zwei Listen untereinander: Veranstaltungsart und Kostenstelle.
3. Klicke auf Art hinzufügen bzw. Kostenstelle hinzufügen, gib einen Namen ein und speichere.
4. Mit den Pfeilen änderst du die Reihenfolge, über Bearbeiten den Namen.

Typische Veranstaltungsarten: Firmenfeier, Hochzeit, Tagung, Geburtstag, Messe. Typische Kostenstellen: Catering, Bar, Technik, Personal, Vermietung.

Tipp: Halte die Listen kurz. Zehn Veranstaltungsarten, nach denen du wirklich auswertest, sind mehr wert als fünfzig, die niemand pflegt.

Einträge archivieren statt löschen

Brauchst du einen Eintrag nicht mehr, klicke auf das Archiv-Symbol. Er verschwindet dann aus der Auswahl, bleibt aber an allen bisherigen Veranstaltungen stehen — deine Berichte über vergangene Jahre behalten ihre Gruppierung.

Endgültig löschen kannst du nur einen Eintrag, der archiviert ist und an dem keine Veranstaltung mehr hängt. Hängen noch welche daran, sagt dir der Hinweis am Knopf, wie viele.

Ein Name kann in derselben Liste nur einmal vorkommen — auch archivierte Einträge zählen mit. Willst du eine Art wieder verwenden, die du archiviert hast, aktiviere sie über Wieder aktivieren, statt sie neu anzulegen.

Zuordnen an der Veranstaltung

Beim Anlegen und beim Bearbeiten einer Veranstaltung findest du im ersten Schritt zwei Auswahlfelder: Veranstaltungsart und Kostenstelle. Beide sind freiwillig — „— keine Zuordnung —" ist immer erlaubt.

Solange eine der beiden Listen leer ist, wird das zugehörige Feld gar nicht angezeigt. Lege die Liste zuerst in den Einstellungen an.

Übernahme aus einer Anfrage

Fragt ein Kunde über ein Anfrage-Formular an und gibt dort eine Veranstaltungsart an, wird sie beim Annehmen der Anfrage automatisch übernommen — aber nur, wenn genau dieser Name in deiner Liste steht (Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle). Passt nichts, bleibt das Feld leer. Es wird nichts geraten und nichts automatisch in deine Liste geschrieben.

Auswerten

Öffne Berichte → Finanzauswertung. Oben links wählst du unter Gruppieren nach die Achse:

• Veranstaltungsart — eine Zeile je Art
• Kostenstelle — eine Zeile je Kostenstelle

Jede Zeile zeigt: Anzahl der Veranstaltungen, Umsatz, offene Angebote, Kosten, Marge und Marge in Prozent. Darunter steht die Summenzeile über alle Zeilen.

Veranstaltungen ohne Zuordnung werden zu einer eigenen Zeile „Ohne Zuordnung" zusammengefasst, die immer ganz unten steht. So siehst du sofort, wie viel Umsatz noch nicht eingeordnet ist.

Die Zahlen sind dieselben wie in der Gruppierung Veranstaltung — sie werden nur anders zusammengefasst. Die Summe je Art ist genau die Summe der einzelnen Veranstaltungen dieser Art.

Filtern

In der Filter-Leiste der Finanzauswertung und des Berichts Wareneinsatz gibt es zwei neue Auswahlfelder: Veranstaltungsart und Kostenstelle. Setzt du beide, wirken sie zusammen als „und" — es werden nur Veranstaltungen gezeigt, auf die beides zutrifft.

Der Filter wirkt auf alle Gruppierungen der Finanzauswertung, nicht nur auf die beiden neuen. Du kannst also z. B. nach „Kostenstelle Bar" filtern und trotzdem nach Zeitraum gruppieren.

In Automatisierungen verwenden

Regeln, die an einer Veranstaltung hängen (z. B. „X Tage vor der Veranstaltung"), kennen zwei neue Bedingungsfelder: Veranstaltungsart und Kostenstelle. Damit baust du Regeln wie „Nur bei Hochzeiten die Checkliste anlegen" oder „Nur für die Kostenstelle Bar den Lieferanten informieren".

Wählst du eine Art aus, die du später archivierst, läuft die Regel weiter — sie vergleicht den Eintrag, nicht den Namen.