Analiza według rodzaju wydarzenia i centrum kosztów

Rodzaj wydarzenia i centrum kosztów tworzą Osie raportowania — dwie prowadzone listy w każdym workspace, z których wybierasz wartość przy każdym wydarzeniu. Ponieważ to listy, a nie dowolny tekst, analiza finansowa może według nich grupować i filtrować — „Ile zarabiamy na weselach?”, „Ile przechodzi przez centrum kosztów Bar?”.

Tworzenie list

1. Otwórz Ustawienia → Przepływy pracy.
2. Przewiń do sekcji Osie raportowania. Znajdziesz tam dwie listy jedna pod drugą: Rodzaj wydarzenia i Centrum kosztów.
3. Kliknij Dodaj rodzaj lub Dodaj centrum kosztów, wpisz nazwę i zapisz.
4. Strzałkami zmieniasz kolejność, a przez Edytuj — nazwę.

Typowe rodzaje wydarzeń: impreza firmowa, wesele, konferencja, urodziny, targi. Typowe centra kosztów: catering, bar, technika, personel, wynajem.

Wskazówka: Utrzymuj krótkie listy. Dziesięć rodzajów wydarzeń, według których naprawdę analizujesz dane, jest warte więcej niż pięćdziesiąt, którymi nikt się nie zajmuje.

Archiwizowanie wpisów zamiast usuwania

Gdy wpis nie jest już potrzebny, kliknij ikonę archiwum. Zniknie wtedy z listy wyboru, ale pozostanie przy wszystkich dotychczasowych wydarzeniach — Twoje raporty z minionych lat zachowają swoje grupowanie.

Na stałe możesz usunąć tylko wpis, który jest zarchiwizowany i do którego nie jest już przypisane żadne wydarzenie. Jeśli jakieś są jeszcze przypisane, wskazówka przy przycisku podpowie Ci, ile ich jest.

Nazwa może wystąpić na tej samej liście tylko raz — zarchiwizowane wpisy też się liczą. Jeśli chcesz ponownie użyć zarchiwizowanego rodzaju, aktywuj go przez Aktywuj ponownie zamiast tworzyć go od nowa.

Przypisywanie przy wydarzeniu

W formularzu wydarzenia (Utwórz i Edytuj) znajdziesz w pierwszym kroku dwa pola wyboru: Rodzaj wydarzenia i Centrum kosztów. Oba są opcjonalne — „— brak przypisania —” jest zawsze dozwolone.

Dopóki jedna z list jest pusta, odpowiadające jej pole w ogóle się nie wyświetla. Najpierw utwórz listę w ustawieniach.

Przejęcie z zapytania

Jeśli klient wyśle zapytanie przez formularz zapytania i poda tam rodzaj wydarzenia, zostanie on automatycznie przejęty po kliknięciu Przyjmij przy zapytaniu — ale tylko wtedy, gdy dokładnie taka nazwa znajduje się na Twojej liście (wielkość liter nie ma znaczenia). Jeśli nic nie pasuje, pole pozostaje puste. Nic nie jest zgadywane i nic nie jest automatycznie dopisywane do Twojej listy.

Analiza

Otwórz Raporty → Analiza finansowa. U góry po lewej stronie wybierasz oś w polu Grupuj według:

• Rodzaj wydarzenia — jeden wiersz na rodzaj
• Centrum kosztów — jeden wiersz na centrum kosztów

Każdy wiersz pokazuje: liczbę wydarzeń, przychód, otwarte oferty, koszty, marżę i marżę w procentach. Poniżej znajduje się wiersz podsumowania ze wszystkich wierszy.

Wydarzenia bez przypisania są zebrane w osobnym wierszu „Bez przypisania”, który zawsze znajduje się na samym dole. Dzięki temu od razu widzisz, jak duża część przychodu nie została jeszcze zaklasyfikowana.

Liczby są takie same jak w grupowaniu Wydarzenie — są tylko inaczej podsumowane. Suma dla danego rodzaju jest dokładnie sumą poszczególnych wydarzeń tego rodzaju.

Filtrowanie

W pasku Filtry analizy finansowej oraz raportu Koszt towarów pojawiły się dwa nowe pola wyboru: Rodzaj wydarzenia i Centrum kosztów. Jeśli ustawisz oba, działają razem jako „i” — wyświetlane są tylko wydarzenia, które spełniają oba warunki.

Filtr działa na wszystkie grupowania analizy finansowej, nie tylko na dwa nowe. Możesz więc np. przefiltrować według „centrum kosztów Bar” i mimo to grupować według okresu.

Użycie w automatyzacjach

Reguły powiązane z wydarzeniem (np. „X dni przed wydarzeniem”) mają dwa nowe pola warunków: Rodzaj wydarzenia i Centrum kosztów. Dzięki nim zbudujesz reguły takie jak „Utwórz listę kontrolną tylko dla wesel” albo „Powiadom dostawcę tylko dla centrum kosztów Bar”.

Jeśli wybierzesz rodzaj, który później zarchiwizujesz, reguła nadal działa — porównuje wpis, a nie nazwę.