Analizar por tipo de evento y centro de coste

Tipo de evento y centro de coste son dos Ejes de análisis: dos listas gestionadas por ti en cada workspace, de las que eliges en cada evento. Como son listas y no texto libre, el análisis financiero puede agrupar y filtrar según ellas: «¿Cuánto ganamos con las bodas?», «¿Cuánto pasa por el centro de coste Bar?».

Crear las listas

1. Abre Ajustes → Flujos de trabajo.
2. Desplázate hasta la sección Ejes de análisis. Ahí aparecen dos listas, una debajo de la otra: Tipo de evento y Centro de coste.
3. Haz clic en Añadir tipo o en Añadir centro de coste, escribe un nombre y guarda.
4. Con las flechas cambias el orden y con Editar, el nombre.

Tipos de evento habituales: fiesta de empresa, boda, jornada, cumpleaños, feria. Centros de coste habituales: catering, bar, técnica, personal, alquiler.

Consejo: Mantén las listas cortas. Diez tipos de evento por los que realmente analizas valen más que cincuenta que nadie mantiene.

Archivar las entradas en lugar de eliminarlas

Si ya no necesitas una entrada, haz clic en el icono de archivo. Desaparece de la selección, pero se mantiene en todos los eventos anteriores, de modo que tus informes de años pasados conservan su agrupación.

Solo puedes eliminar definitivamente una entrada que esté archivada y a la que ya no esté asignado ningún evento. Si todavía hay eventos asignados, el aviso del botón te indica cuántos.

Un nombre solo puede aparecer una vez en la misma lista, y las entradas archivadas también cuentan. Si quieres volver a usar un tipo que has archivado, actívalo con Reactivar en lugar de crearlo de nuevo.

Asignarlos en el evento

Al Crear y al Editar un evento encontrarás en el primer paso dos campos de selección: Tipo de evento y Centro de coste. Ambos son opcionales: «— sin asignar —» siempre está permitido.

Mientras una de las dos listas esté vacía, el campo correspondiente no se muestra. Crea primero la lista en los ajustes.

Traspaso desde una solicitud

Si un cliente envía una solicitud mediante un formulario de solicitud e indica un tipo de evento, este se traspasa automáticamente al Aceptar la solicitud, pero solo si ese nombre exacto figura en tu lista (no se distingue entre mayúsculas y minúsculas). Si no coincide ninguno, el campo queda vacío. No se adivina nada y no se añade nada automáticamente a tu lista.

Analizar

Abre Informes → Análisis financiero. Arriba a la izquierda eliges el eje en Agrupar por:

• Tipo de evento: una fila por tipo
• Centro de coste: una fila por centro de coste

Cada fila muestra: número de eventos, ingresos, presupuestos abiertos, costes, margen y margen en porcentaje. Debajo aparece la fila de totales de todas las filas.

Los eventos sin asignar se agrupan en una fila propia «Sin asignar», que siempre aparece al final del todo. Así ves de inmediato cuántos ingresos quedan todavía sin clasificar.

Las cifras son las mismas que en la agrupación Evento; solo cambia cómo se resumen. El total por tipo es exactamente la suma de los eventos individuales de ese tipo.

Filtrar

En la barra de Filtro del análisis financiero y del informe Coste de mercancías hay dos nuevos campos de selección: Tipo de evento y Centro de coste. Si estableces ambos, actúan conjuntamente como «y»: solo se muestran los eventos que cumplen las dos condiciones.

El filtro afecta a todas las agrupaciones del análisis financiero, no solo a las dos nuevas. Por ejemplo, puedes filtrar por «centro de coste Bar» y aun así agrupar por periodo.

Usarlos en automatizaciones

Las reglas vinculadas a un evento (p. ej., «X días antes del evento») disponen de dos nuevos campos de condición: Tipo de evento y Centro de coste. Con ellos puedes crear reglas como «Crear la lista de verificación solo en bodas» o «Informar al proveedor solo para el centro de coste Bar».

Si eliges un tipo que archivas más adelante, la regla sigue funcionando: compara la entrada, no el nombre.