Analyser par type d’événement et centre de coûts

Le type d’événement et le centre de coûts sont deux Axes d'analyse : deux listes gérées par workspace, dans lesquelles vous choisissez pour chaque événement. Comme il s’agit de listes et non de texte libre, l’analyse financière peut regrouper et filtrer selon ces critères — « Que gagnons-nous avec les mariages ? », « Combien passe par le centre de coûts Bar ? ».

Créer les listes

1. Ouvrez Paramètres → Processus.
2. Faites défiler jusqu’à la section Axes d'analyse. Deux listes y figurent l’une sous l’autre : Type d'événement et Centre de coûts.
3. Cliquez sur Ajouter un type ou Ajouter un centre de coûts, saisissez un nom et enregistrez.
4. Les flèches permettent de changer l’ordre, et Modifier permet de changer le nom.

Types d’événement courants : fête d’entreprise, mariage, séminaire, anniversaire, salon. Centres de coûts courants : restauration, bar, technique, personnel, location.

Astuce : gardez des listes courtes. Dix types d’événement sur lesquels vous faites réellement vos analyses valent mieux que cinquante que personne n’entretient.

Archiver plutôt que supprimer

Si vous n’avez plus besoin d’une entrée, cliquez sur l’icône d’archive. Elle disparaît alors de la liste de sélection, mais reste associée à tous les événements existants — vos rapports sur les années passées conservent leur regroupement.

Vous ne pouvez supprimer définitivement qu’une entrée archivée et à laquelle plus aucun événement n’est rattaché. Si des événements y sont encore rattachés, l’indication sur le bouton vous précise combien.

Un nom ne peut apparaître qu’une seule fois dans une même liste — les entrées archivées comptent aussi. Si vous souhaitez réutiliser un type que vous avez archivé, utilisez Réactiver plutôt que de le recréer.

Affecter à l’événement

Quand vous utilisez Créer ou Modifier pour un événement, vous trouvez à la première étape deux champs de sélection : Type d'événement et Centre de coûts. Les deux sont facultatifs — « — aucune affectation — » est toujours autorisé.

Tant que l’une des deux listes est vide, le champ correspondant n’est pas affiché. Créez d’abord la liste dans les paramètres.

Reprise depuis une demande

Si un client envoie une demande via un formulaire de demande et y indique un type d’événement, celui-ci est repris automatiquement au moment d’Accepter la demande — mais uniquement si ce nom exact figure dans votre liste (la casse n’a pas d’importance). Si rien ne correspond, le champ reste vide. Rien n’est deviné et rien n’est ajouté automatiquement à votre liste.

Analyser

Ouvrez Rapports → Analyse financière. En haut à gauche, choisissez l’axe sous Regrouper par :

• Type d'événement — une ligne par type
• Centre de coûts — une ligne par centre de coûts

Chaque ligne affiche : le nombre d’événements, le chiffre d’affaires, les devis ouverts, les coûts, la marge et la marge en pourcentage. En dessous figure la ligne de total pour l’ensemble des lignes.

Les événements sans affectation sont regroupés dans une ligne distincte « Sans affectation », toujours placée tout en bas. Vous voyez ainsi immédiatement quelle part du chiffre d’affaires n’est pas encore classée.

Les chiffres sont les mêmes que dans le regroupement Événement — ils sont simplement agrégés autrement. Le total par type correspond exactement à la somme des différents événements de ce type.

Filtrer

Dans la barre Filtres de l’analyse financière et du rapport Coût des matières, deux nouveaux champs de sélection sont disponibles : Type d'événement et Centre de coûts. Si vous renseignez les deux, ils agissent ensemble comme un « et » — seuls les événements qui répondent aux deux critères sont affichés.

Le filtre s’applique à tous les regroupements de l’analyse financière, pas seulement aux deux nouveaux. Vous pouvez donc, par exemple, filtrer sur « centre de coûts Bar » et regrouper tout de même par période.

Utiliser dans les automatisations

Les règles liées à un événement (p. ex. « X jours avant l’événement ») disposent de deux nouveaux champs de condition : Type d'événement et Centre de coûts. Vous pouvez ainsi créer des règles telles que « Créer la liste de contrôle uniquement pour les mariages » ou « Informer le fournisseur uniquement pour le centre de coûts Bar ».

Si vous choisissez un type que vous archivez ensuite, la règle continue de fonctionner — elle compare l’entrée, pas le nom.