Analisar por tipo de evento e centro de custos

Tipo de evento e centro de custos são dois Eixos de análise: duas listas mantidas por workspace, a partir das quais se faz a seleção em cada evento. Como são listas e não texto livre, a análise financeira pode agrupar e filtrar por elas — «Quanto ganhamos com casamentos?», «Quanto passa pelo centro de custos Bar?».

Criar listas

1. Abrir Definições → Fluxos de trabalho.
2. Deslocar-se até à secção Eixos de análise. Aí aparecem duas listas, uma debaixo da outra: Tipo de evento e Centro de custos.
3. Clicar em Adicionar tipo ou Adicionar centro de custos, introduzir um nome e guardar.
4. As setas alteram a ordem; com Editar altera-se o nome.

Tipos de evento habituais: festa de empresa, casamento, conferência, aniversário, feira. Centros de custos habituais: Catering, Bar, Técnica, Pessoal, Aluguer.

Dica: Manter as listas curtas. Dez tipos de evento pelos quais se analisa de facto valem mais do que cinquenta que ninguém mantém.

Arquivar entradas em vez de eliminar

Quando uma entrada deixa de ser necessária, clicar no ícone de arquivo. Deixa então de aparecer na seleção, mas mantém-se em todos os eventos anteriores — os relatórios de anos passados conservam o respetivo agrupamento.

Só é possível eliminar definitivamente uma entrada que esteja arquivada e à qual já não esteja associado nenhum evento. Se ainda houver eventos associados, a indicação no botão diz quantos são.

Um nome só pode existir uma vez na mesma lista — as entradas arquivadas também contam. Para voltar a usar um tipo que foi arquivado, reativá-lo com Reativar em vez de o criar de novo.

Atribuir no evento

Ao Criar e ao Editar um evento, o primeiro passo contém dois campos de seleção: Tipo de evento e Centro de custos. Ambos são facultativos — «— sem atribuição —» é sempre permitido.

Enquanto uma das duas listas estiver vazia, o campo correspondente nem sequer é apresentado. Criar primeiro a lista nas definições.

Adoção a partir de um pedido

Quando um cliente envia um pedido através de um formulário de pedido e indica aí um tipo de evento, este é adotado automaticamente ao Aceitar o pedido — mas só se esse nome exato constar da lista (maiúsculas e minúsculas são indiferentes). Se nada corresponder, o campo fica vazio. Nada é adivinhado e nada é acrescentado automaticamente à lista.

Analisar

Abrir Relatórios → Análise financeira. No canto superior esquerdo, escolher o eixo em Agrupar por:

• Tipo de evento — uma linha por tipo
• Centro de custos — uma linha por centro de custos

Cada linha mostra: número de eventos, faturação, orçamentos em aberto, custos, margem e margem em percentagem. Por baixo está a linha de totais de todas as linhas.

Os eventos sem atribuição são reunidos numa linha própria, «Sem atribuição», que fica sempre no fim. Assim, vê-se de imediato quanta faturação ainda não está classificada.

Os valores são os mesmos do agrupamento Evento — apenas são resumidos de outra forma. O total por tipo é exatamente a soma dos eventos individuais desse tipo.

Filtrar

Na barra de Filtro da análise financeira e do relatório Custo das mercadorias existem dois novos campos de seleção: Tipo de evento e Centro de custos. Se ambos forem definidos, atuam em conjunto como «e» — só são mostrados os eventos em que ambos se aplicam.

O filtro aplica-se a todos os agrupamentos da análise financeira, e não apenas aos dois novos. É possível, por exemplo, filtrar por «Centro de custos Bar» e, ainda assim, agrupar por período.

Utilizar em automatizações

As regras associadas a um evento (p. ex. «X dias antes do evento») dispõem de dois novos campos de condição: Tipo de evento e Centro de custos. Permitem criar regras como «Só em casamentos criar a lista de verificação» ou «Só para o centro de custos Bar informar o fornecedor».

Se for escolhido um tipo que mais tarde seja arquivado, a regra continua a funcionar — compara a entrada, não o nome.