Soort evenement & kostenplaats analyseren

Soort evenement en kostenplaats zijn twee Rapportagedimensies: twee onderhouden lijsten per workspace, waaruit je bij elk evenement kiest. Omdat het lijsten zijn en geen vrije tekst, kan de financiële analyse erop groeperen en filteren — „Wat verdienen we aan bruiloften?”, „Hoeveel loopt er via kostenplaats Bar?”.

Lijsten aanmaken

1. Open Instellingen → Workflows.
2. Scrol naar het gedeelte Rapportagedimensies. Daar staan twee lijsten onder elkaar: Soort evenement en Kostenplaats.
3. Klik op Soort toevoegen of Kostenplaats toevoegen, voer een naam in en sla op.
4. Met de pijlen wijzig je de volgorde, via Bewerken de naam.

Typische soorten evenementen: bedrijfsfeest, bruiloft, congres, verjaardag, beurs. Typische kostenplaatsen: catering, bar, techniek, personeel, verhuur.

Tip: Houd de lijsten kort. Tien soorten evenementen waarop je echt analyseert, zijn meer waard dan vijftig die niemand bijhoudt.

Items archiveren in plaats van verwijderen

Heb je een item niet meer nodig, klik dan op het archiefpictogram. Het verdwijnt dan uit de keuzelijst, maar blijft staan bij alle eerdere evenementen — je rapporten over voorbije jaren behouden hun groepering.

Definitief verwijderen kan alleen bij een item dat gearchiveerd is en waar geen evenement meer aan hangt. Hangen er nog evenementen aan, dan zie je in de hint bij de knop hoeveel.

Een naam mag binnen dezelfde lijst maar één keer voorkomen — gearchiveerde items tellen ook mee. Wil je een soort die je hebt gearchiveerd opnieuw gebruiken, activeer die dan via Weer activeren in plaats van hem opnieuw aan te maken.

Toewijzen bij het evenement

Bij het Aanmaken en bij het Bewerken van een evenement vind je in de eerste stap twee keuzevelden: Soort evenement en Kostenplaats. Beide zijn optioneel — „— geen toewijzing —” is altijd toegestaan.

Zolang een van beide lijsten leeg is, wordt het bijbehorende veld helemaal niet getoond. Maak de lijst eerst aan in de instellingen.

Overname uit een aanvraag

Doet een klant via een aanvraagformulier een aanvraag en geeft die daar een soort evenement op, dan wordt dat bij het Accepteren van de aanvraag automatisch overgenomen — maar alleen als precies die naam in je lijst staat (hoofdletters en kleine letters maken niet uit). Past niets, dan blijft het veld leeg. Er wordt niets geraden en niets automatisch aan je lijst toegevoegd.

Analyseren

Open Rapporten → Financiële analyse. Linksboven kies je onder Groeperen op de dimensie:

• Soort evenement — één rij per soort
• Kostenplaats — één rij per kostenplaats

Elke rij toont: aantal evenementen, omzet, openstaande offertes, kosten, marge en marge in procenten. Daaronder staat de totaalrij over alle rijen.

Evenementen zonder toewijzing worden samengevoegd tot een eigen rij „Niet toegewezen”, die altijd helemaal onderaan staat. Zo zie je meteen hoeveel omzet nog niet is ingedeeld.

De cijfers zijn dezelfde als bij de groepering Evenement — ze worden alleen anders samengevat. Het totaal per soort is precies de som van de afzonderlijke evenementen van die soort.

Filteren

In de Filter-balk van de financiële analyse en van het rapport Inkoopwaarde vind je twee nieuwe keuzevelden: Soort evenement en Kostenplaats. Stel je beide in, dan werken ze samen als „en” — er worden alleen evenementen getoond waarop beide van toepassing zijn.

Het filter werkt op alle groeperingen van de financiële analyse, niet alleen op de twee nieuwe. Je kunt dus bijvoorbeeld filteren op „kostenplaats Bar” en toch groeperen op periode.

Gebruiken in automatiseringen

Regels die aan een evenement hangen (bijv. „X dagen voor het evenement”) kennen twee nieuwe voorwaardevelden: Soort evenement en Kostenplaats. Daarmee bouw je regels als „Alleen bij bruiloften de checklist aanmaken” of „Alleen voor kostenplaats Bar de leverancier informeren”.

Kies je een soort die je later archiveert, dan blijft de regel werken — hij vergelijkt het item, niet de naam.