Previsione: fatturato e incassi dei prossimi mesi

Il report Previsione guarda avanti: quanti preventivi aspettano ancora la decisione del cliente, cosa è già confermato, cosa è fatturato e quanto è già stato pagato? E quali incassi puoi aspettarti in quale mese? Tutti gli altri report guardano indietro, la Previsione guarda ai prossimi mesi.

Dove trovi la Previsione

Apri Report → Previsione, dalla barra laterale sotto Report oppure dalla card Previsione nella panoramica dei report.

In alto a destra scegli il periodo: 3 mesi, 6 mesi o 12 mesi. Si parte sempre dal mese in corso: 3 mesi sono quindi questo mese e i due successivi.

Per tutto il report valgono due regole:

• Tutti gli importi sono al netto. L’IVA non è inclusa, indipendentemente dal fatto che tu gestisca i prezzi lordi o netti.
• Il mese è la data dell’evento, non la data del preventivo o della fattura. Un preventivo per un matrimonio a giugno compare a giugno, anche se l’hai inviato a gennaio. I documenti senza evento compaiono nel mese del periodo di prestazione, altrimenti nel mese della data di emissione.

Le quattro fasi

Le quattro card in alto mostrano i totali del periodo scelto, il grafico a barre sotto le stesse quattro fasi per mese:

Non contano le bozze di preventivo, i preventivi rifiutati e sostituiti (versioni precedenti), le bozze di fattura e gli eventi annullati. Un preventivo scaduto conta solo se l’evento è già confermato, e in tal caso in Accettati / confermati. Così non mancano gli eventi confermati per telefono il cui preventivo non è mai stato segnato come accettato.

Perché nulla viene contato due volte

Da un preventivo nascono spesso una fattura di acconto e poi una fattura finale. Perché lo stesso fatturato non compaia due volte:

1. Per ogni evento conta un solo preventivo: il più recente accettato, altrimenti il più recente aperto.
2. Appena viene emessa una fattura finale, questa sostituisce completamente il preventivo, anche se è più bassa o più alta. Prima di allora, del preventivo conta solo la parte non ancora fatturata con fatture di acconto o intermedie.
3. Una fattura senza evento creata da un preventivo viene collegata a quel preventivo tramite le righe riprese.

Un esempio: hai un preventivo di 10.000 € netti, il cliente l’ha accettato e ha pagato la fattura di acconto di 3.000 €. Allora 3.000 € compaiono in Pagati e 7.000 € in Accettati / confermati. Quando emetti la fattura finale, il resto passa in Fatturati, non pagati e, una volta pagato, in Pagati.

Storni e note di credito: una fattura stornata non conta affatto, e nemmeno la sua nota di credito di storno. Una nota di credito parziale riduce la fattura a cui si riferisce. Una nota di credito non collegata a una fattura riduce prima l’importo aperto dell’evento, poi quello pagato.

Pagamenti parziali: i pagamenti arrivano al lordo. Univents ripartisce la quota pagata in proporzione sull’importo netto. Per una fattura di 1.000 € netti (1.190 € lordi) su cui sono stati pagati 595 €, compaiono quindi 500 € in Pagati e 500 € in Fatturati, non pagati.

Incassi previsti

Il secondo grafico mostra quando dovrebbe arrivare il denaro:

• Scaduto (prima barra): il residuo aperto di tutte le fatture la cui scadenza è superata.
• Fatture in scadenza: il residuo aperto delle fatture emesse, ordinato per scadenza.
• Previsto (non ancora fatturato): importi accettati o confermati ancora senza fattura, ordinati per mese dell’evento.

La scadenza è il termine di pagamento della fattura. Se una fattura non ha un termine di pagamento, vale la data di emissione. Le fatture che scadono solo dopo il periodo scelto sono indicate sotto il grafico. Le fatture aperte di eventi annullati (ad esempio una penale di annullamento) contano comunque qui, perché il denaro è ancora dovuto.

Le fatture scadute le solleciti in Solleciti, sotto Documenti finanziari.

Per evento e per articolo

Sotto i grafici trovi due tabelle per il periodo scelto:

Per evento mostra per ogni evento data, cliente, fase e importo. La fase è la prima ancora aperta, cioè ciò che viene dopo: se l’acconto è pagato ma il resto non è ancora fatturato, indica Accettati / confermati. Se l’importo si distribuisce su più fasi, la ripartizione compare in piccolo sotto l’importo. Un clic sul nome apre l’evento. I documenti senza evento sono contrassegnati come tali.

Per articolo mostra il fatturato netto per articolo. La base è, per ogni evento, il documento di riferimento: la fattura finale, altrimenti il preventivo conteggiato. Componenti di pacchetti, righe opzionali e non addebitate non contano, e uno sconto sull’intero documento viene ripartito in proporzione sugli articoli.

Puoi ordinare entrambe le tabelle dalle intestazioni di colonna. Mostrano prima 25 righe, con Mostra tutto apri il resto.

Domande frequenti

Perché la Previsione differisce dall’Analisi finanziaria? L’Analisi finanziaria guarda indietro e ordina i documenti per data del documento. La Previsione ordina per data dell’evento, conta un solo preventivo per evento e solo la parte non ancora fatturata.

Perché il mio preventivo compare tra i «Preventivi aperti» anche se l’evento è confermato? Il preventivo non è contrassegnato come accettato e l’evento è ancora in uno stato come «In pianificazione». Contrassegna il preventivo come accettato o porta l’evento in uno stato confermato: l’importo passa in Accettati / confermati.

Perché non vedo importi lordi? La Previsione calcola sempre al netto, così il fatturato con aliquote IVA diverse resta confrontabile. Per la pianificazione della liquidità aggiungi l’IVA, perché i tuoi clienti pagano al lordo.

Posso chiedere la Previsione nella chat IA? Sì. Chiedi per esempio «Quali incassi mi aspetto a dicembre?» oppure «Quanti preventivi sono ancora aperti per i prossimi tre mesi?». L’assistente legge gli stessi numeri di questo report.