Prévisions : chiffre d’affaires et encaissements des prochains mois
Après lecture, vous savez comment le rapport Prévisions montre le chiffre d’affaires des prochains mois encore ouvert, confirmé, facturé et payé, quels encaissements attendre et quand, et comment les chiffres sont calculés.
Le rapport Prévisions regarde vers l’avant : combien de devis attendent encore la décision du client, qu’est-ce qui est déjà confirmé, facturé, et quelle part est payée ? Et quels encaissements pouvez-vous attendre, et quel mois ? Tous les autres rapports regardent en arrière, les Prévisions regardent les mois à venir.
Où trouver les Prévisions
Ouvrez Rapports → Prévisions, soit depuis la barre latérale sous Rapports, soit via la carte Prévisions de la vue d’ensemble des rapports.
En haut à droite, vous choisissez la période : 3 mois, 6 mois ou 12 mois. Le décompte commence toujours au mois en cours : 3 mois, c’est donc ce mois-ci et les deux suivants.
Deux règles valent pour tout le rapport :
- Tous les montants sont hors taxes. La TVA n’est pas incluse, que vous saisissiez vos prix TTC ou HT.
- Le mois est la date de l’événement, pas celle du devis ou de la facture. Un devis pour un mariage en juin apparaît en juin, même s’il a été envoyé en janvier. Les documents sans événement apparaissent dans le mois de leur période de prestation, sinon dans le mois de leur date d’émission.
Les quatre étapes
Les quatre cartes du haut affichent les totaux de la période choisie, le graphique à barres en dessous les mêmes quatre étapes par mois :
| Étape | Ce qui compte ici |
|---|---|
| Devis ouverts | Devis envoyés sur lesquels le client ne s’est pas encore prononcé, y compris ceux avec une demande de modification |
| Acceptés / confirmés | Devis acceptés, tant qu’aucune facture n’a encore été émise pour eux. Un devis envoyé compte aussi ici si l’événement est déjà dans un statut confirmé |
| Facturés, impayés | Factures émises (y compris factures d’acompte et intermédiaires) pas encore entièrement payées |
| Payés | La part déjà payée de ces factures |
Ne comptent pas : les brouillons de devis, les devis refusés et remplacés (anciennes versions), les brouillons de factures et les événements annulés. Un devis expiré ne compte que si l’événement est déjà confirmé, et alors sous Acceptés / confirmés. Ainsi, les événements confirmés par téléphone dont le devis n’a jamais été marqué comme accepté ne manquent pas.
Pourquoi rien n’est compté deux fois
Un devis devient souvent une facture d’acompte, puis une facture finale. Pour que le même chiffre d’affaires n’apparaisse pas deux fois :
- Par événement, un seul devis compte : le plus récent accepté, sinon le plus récent ouvert.
- Dès qu’une facture finale est émise, elle remplace entièrement le devis, même si son montant est inférieur ou supérieur. Avant cela, seule la part du devis pas encore facturée par des factures d’acompte ou intermédiaires compte.
- Une facture sans événement créée à partir d’un devis est rattachée à ce devis grâce aux lignes reprises.
Exemple : vous avez un devis de 10 000 € HT, le client l’a accepté et a payé la facture d’acompte de 3 000 €. 3 000 € figurent alors sous Payés et 7 000 € sous Acceptés / confirmés. Dès que vous émettez la facture finale, le reste passe sous Facturés, impayés, puis sous Payés une fois réglé.
Annulations et avoirs : une facture annulée ne compte pas du tout, pas plus que son avoir d’annulation. Un avoir partiel réduit la facture à laquelle il se rapporte. Un avoir sans lien avec une facture réduit d’abord le montant ouvert de l’événement, puis le montant payé.
Paiements partiels : les paiements arrivent TTC. Univents répartit la part payée proportionnellement sur le montant HT. Pour une facture de 1 000 € HT (1 190 € TTC) dont 595 € ont été payés, 500 € figurent sous Payés et 500 € sous Facturés, impayés.
Encaissements attendus
Le second graphique montre quand l’argent devrait arriver :
- En retard (première barre) : le reste ouvert de toutes les factures dont l’échéance est dépassée.
- Factures à échéance : le reste ouvert des factures émises, classé selon leur échéance.
- Attendu (pas encore facturé) : les montants acceptés ou confirmés sans facture, classés selon le mois de l’événement.
L’échéance est le délai de paiement de la facture. Sans délai de paiement, la date d’émission s’applique. Les factures dont l’échéance tombe après la période choisie sont indiquées sous le graphique. Les factures ouvertes d’événements annulés (des frais d’annulation, par exemple) comptent toujours ici, car l’argent reste dû.
Vous relancez les factures en retard dans Relances, sous Documents financiers.
Par événement et par article
Sous les graphiques, deux tableaux portent sur la période choisie :
Par événement affiche pour chaque événement la date, le client, l’étape et le montant. L’étape est la plus précoce encore ouverte, c’est-à-dire ce qui vient ensuite : si l’acompte est payé mais le reste pas encore facturé, elle indique Acceptés / confirmés. Si le montant se répartit sur plusieurs étapes, la répartition figure en petit sous le montant. Un clic sur le nom ouvre l’événement. Les documents sans événement sont signalés comme tels.
Par article affiche le chiffre d’affaires HT par article. La base est, pour chaque événement, le document de référence : la facture finale, sinon le devis retenu. Les composants de forfaits, les lignes optionnelles et non facturées ne comptent pas, et une remise sur l’ensemble du document est répartie proportionnellement sur les articles.
Vous triez les deux tableaux via les en-têtes de colonne. Ils affichent d’abord 25 lignes, Tout afficher déplie le reste.
Questions fréquentes
Pourquoi les Prévisions diffèrent-elles de l’Analyse financière ? L’Analyse financière regarde en arrière et classe par défaut les documents selon leur date. Les Prévisions classent selon la date de l’événement, ne comptent qu’un devis par événement et seulement la part pas encore facturée.
Pourquoi mon devis figure-t-il sous « Devis ouverts » alors que l’événement est ferme ? Le devis n’est pas marqué comme accepté et l’événement est encore dans un statut comme « En planification ». Marquez le devis comme accepté ou passez l’événement à un statut confirmé : le montant passe alors sous Acceptés / confirmés.
Pourquoi ne vois-je pas de montants TTC ? Les Prévisions calculent partout en HT pour que les chiffres avec des taux de TVA différents restent comparables. Pour votre trésorerie, ajoutez la TVA, car vos clients paient TTC.
Puis-je interroger les Prévisions dans le chat IA ? Oui. Demandez par exemple « Quels encaissements dois-je attendre en décembre ? » ou « Combien de devis sont encore ouverts pour les trois prochains mois ? ». L’assistant lit les mêmes chiffres que ce rapport.