Prognoza: przychody i wpłaty w najbliższych miesiącach
Po lekturze wiesz, jak raport Prognoza pokazuje, ile przychodu z najbliższych miesięcy jest otwarte, potwierdzone, zafakturowane i opłacone, jakich wpłat i kiedy się spodziewać oraz jak powstają liczby.
Raport Prognoza patrzy w przyszłość: ile ofert czeka jeszcze na decyzję klienta, co jest już potwierdzone, co zafakturowane i ile z tego zapłacono? I jakich wpłat możesz się spodziewać w którym miesiącu? Wszystkie inne raporty patrzą wstecz, Prognoza patrzy na najbliższe miesiące.
Gdzie znajdziesz Prognozę
Otwórz Raporty → Prognoza, z paska bocznego w sekcji Raporty albo przez kartę Prognoza w przeglądzie raportów.
W prawym górnym rogu wybierasz okres: 3 mies., 6 mies. lub 12 mies. Liczenie zawsze zaczyna się od bieżącego miesiąca, więc 3 miesiące to ten miesiąc i dwa kolejne.
Dla całego raportu obowiązują dwie zasady:
- Wszystkie kwoty są netto. VAT nie jest wliczony, niezależnie od tego, czy prowadzisz ceny brutto czy netto.
- Miesiąc to data wydarzenia, a nie data oferty czy faktury. Oferta na wesele w czerwcu pojawia się w czerwcu, nawet jeśli wysłano ją w styczniu. Dokumenty bez wydarzenia pojawiają się w miesiącu okresu świadczenia, a w przeciwnym razie w miesiącu daty wystawienia.
Cztery etapy
Cztery karty u góry pokazują sumy w wybranym okresie, a wykres słupkowy pod nimi te same cztery etapy dla każdego miesiąca:
| Etap | Co się tu liczy |
|---|---|
| Otwarte oferty | Wysłane oferty, o których klient jeszcze nie zdecydował, także te z prośbą o zmianę |
| Zaakceptowane / potwierdzone | Zaakceptowane oferty, dopóki nie wystawiono do nich faktury. Wysłana oferta liczy się tu również wtedy, gdy wydarzenie ma już potwierdzony status |
| Zafakturowane, nieopłacone | Wystawione faktury (także zaliczkowe i częściowe), które nie są jeszcze w pełni opłacone |
| Opłacone | Już opłacona część tych faktur |
Nie liczą się szkice ofert, oferty odrzucone i zastąpione (stare wersje), szkice faktur oraz odwołane wydarzenia. Oferta wygasła liczy się tylko wtedy, gdy wydarzenie jest już potwierdzone, i wtedy w Zaakceptowane / potwierdzone. Dzięki temu nie znikają wydarzenia potwierdzone telefonicznie, których oferty nigdy nie oznaczono jako zaakceptowanej.
Dlaczego nic nie jest liczone podwójnie
Z oferty często powstaje faktura zaliczkowa, a później faktura końcowa. Aby ten sam przychód nie pojawił się dwa razy, obowiązuje:
- Na wydarzenie liczy się dokładnie jedna oferta: najnowsza zaakceptowana, a jeśli jej nie ma, najnowsza otwarta.
- Gdy tylko wystawiona jest faktura końcowa, zastępuje ona ofertę w całości, nawet jeśli jest niższa lub wyższa. Wcześniej z oferty liczy się tylko część jeszcze niezafakturowana fakturami zaliczkowymi lub częściowymi.
- Fakturę bez wydarzenia utworzoną z oferty Univents przypisuje do tej oferty na podstawie przejętych pozycji.
Przykład: masz ofertę na 10 000 € netto, klient ją zaakceptował i opłacił fakturę zaliczkową na 3 000 €. Wtedy 3 000 € widnieje w Opłacone, a 7 000 € w Zaakceptowane / potwierdzone. Po wystawieniu faktury końcowej reszta przechodzi do Zafakturowane, nieopłacone, a po zapłacie do Opłacone.
Anulowania i korekty: anulowana faktura w ogóle się nie liczy, tak samo jak jej korekta anulująca. Korekta częściowa pomniejsza fakturę, której dotyczy. Korekta niepowiązana z żadną fakturą pomniejsza najpierw otwartą kwotę wydarzenia, a potem opłaconą.
Płatności częściowe: wpłaty wpływają brutto. Univents rozkłada opłaconą część proporcjonalnie na kwotę netto. Przy fakturze na 1 000 € netto (1 190 € brutto), na którą wpłacono 595 €, w Opłacone widnieje więc 500 €, a w Zafakturowane, nieopłacone 500 €.
Oczekiwane wpłaty
Drugi wykres pokazuje, kiedy powinny wpłynąć pieniądze:
- Po terminie (pierwszy słupek): otwarta reszta wszystkich faktur, których termin płatności minął.
- Faktury do zapłaty: otwarta reszta wystawionych faktur, uporządkowana według terminu płatności.
- Oczekiwane (jeszcze niezafakturowane): kwoty zaakceptowane lub potwierdzone, do których nie ma jeszcze faktury, uporządkowane według miesiąca wydarzenia.
Termin płatności to termin podany na fakturze. Jeśli faktura nie ma terminu płatności, obowiązuje data wystawienia. Faktury płatne dopiero po wybranym okresie są podane pod wykresem. Otwarte faktury odwołanych wydarzeń (np. opłata za odwołanie) nadal się tu liczą, bo pieniądze wciąż są należne.
Faktury po terminie monitujesz w Monity płatnicze w sekcji Dokumenty finansowe.
Według wydarzenia i według artykułu
Pod wykresami znajdziesz dwie tabele dla wybranego okresu:
Według wydarzenia pokazuje dla każdego wydarzenia datę, klienta, etap i kwotę. Etap to najwcześniejszy, który jest jeszcze otwarty, czyli to, co jest następne: jeśli zaliczka jest opłacona, a reszta jeszcze niezafakturowana, widnieje Zaakceptowane / potwierdzone. Jeśli kwota rozkłada się na kilka etapów, podział widać drobnym drukiem pod kwotą. Kliknięcie nazwy otwiera wydarzenie. Dokumenty bez wydarzenia są tak oznaczone.
Według artykułu pokazuje przychód netto na artykuł. Podstawą jest dla każdego wydarzenia dokument wiodący: faktura końcowa, a w przeciwnym razie liczona oferta. Składniki pakietów oraz pozycje opcjonalne i nienaliczane się nie liczą, a rabat na cały dokument jest rozkładany proporcjonalnie na artykuły.
Obie tabele sortujesz nagłówkami kolumn. Najpierw pokazują 25 wierszy, Pokaż wszystko rozwija resztę.
Najczęstsze pytania
Dlaczego Prognoza różni się od Analizy finansowej? Analiza finansowa patrzy wstecz i domyślnie porządkuje dokumenty według ich daty. Prognoza porządkuje według daty wydarzenia, liczy tylko jedną ofertę na wydarzenie i tylko jej część jeszcze niezafakturowaną.
Dlaczego moja oferta jest w „Otwarte oferty”, choć wydarzenie jest pewne? Oferta nie jest oznaczona jako zaakceptowana, a wydarzenie ma jeszcze status w rodzaju „W planowaniu”. Oznacz ofertę jako zaakceptowaną albo ustaw wydarzeniu potwierdzony status, a kwota przejdzie do Zaakceptowane / potwierdzone.
Dlaczego nie widzę kwot brutto? Prognoza liczy wszędzie netto, aby przychody z różnymi stawkami VAT były porównywalne. Planując płynność, doliczaj VAT, bo klienci płacą brutto.
Czy mogę zapytać o Prognozę na czacie AI? Tak. Zapytaj na przykład „Jakich wpłat spodziewam się w grudniu?” albo „Ile ofert jest jeszcze otwartych na najbliższe trzy miesiące?”. Asystent czyta te same liczby co ten raport.