Vooruitblik: omzet en betalingen voor de komende maanden

Het rapport Vooruitblik kijkt vooruit: hoeveel offertes wachten nog op een beslissing van de klant, wat is al toegezegd, wat is gefactureerd en hoeveel daarvan is betaald? En welke betalingen kun je in welke maand verwachten? Alle andere rapporten kijken terug, de Vooruitblik kijkt naar de komende maanden.

Waar je de Vooruitblik vindt

Open Rapporten → Vooruitblik, via de zijbalk onder Rapporten of via de kaart Vooruitblik in het rapportenoverzicht.

Rechtsboven kies je de periode: 3 maanden, 6 maanden of 12 maanden. Er wordt altijd vanaf de lopende maand geteld, bij 3 maanden dus deze maand en de twee volgende.

Voor het hele rapport geldt:

• Alle bedragen zijn exclusief btw. De btw zit er niet in, ongeacht of je je prijzen inclusief of exclusief btw beheert.
• De maand is de datum van het evenement, niet de datum van de offerte of factuur. Een offerte voor een bruiloft in juni staat in juni, ook als je haar in januari hebt verstuurd. Documenten zonder evenement staan in de maand van hun prestatieperiode, anders in de maand van hun factuurdatum.

De vier fasen

De vier kaarten bovenaan tonen de totalen in de gekozen periode, het staafdiagram daaronder dezelfde vier fasen per maand:

Niet meegeteld worden conceptoffertes, afgewezen en vervangen offertes (oude versies), conceptfacturen en geannuleerde evenementen. Een verlopen offerte telt alleen mee als het evenement al bevestigd is, en dan onder Geaccepteerd / bevestigd. Zo ontbreken telefonisch bevestigde evenementen niet waarvan de offerte nooit als geaccepteerd is gemarkeerd.

Waarom niets dubbel wordt geteld

Uit een offerte volgt vaak een aanbetalingsfactuur en later een eindfactuur. Om te voorkomen dat dezelfde omzet twee keer verschijnt, geldt:

1. Per evenement telt precies één offerte: de nieuwste geaccepteerde, anders de nieuwste openstaande.
2. Zodra er een eindfactuur is uitgereikt, vervangt die de offerte volledig, ook als ze lager of hoger uitvalt. Daarvoor telt van de offerte alleen het deel dat nog niet via aanbetalings- of tussentijdse facturen gefactureerd is.
3. Een factuur zonder evenement die uit een offerte is gemaakt, koppelt Univents via de overgenomen regels aan die offerte.

Een voorbeeld: je hebt een offerte van € 10.000 exclusief btw, de klant heeft geaccepteerd en de aanbetalingsfactuur van € 3.000 betaald. Dan staat € 3.000 onder Betaald en € 7.000 onder Geaccepteerd / bevestigd. Reik je de eindfactuur uit, dan schuift de rest naar Gefactureerd, open en, zodra die betaald is, naar Betaald.

Annuleringen en creditnota’s: een geannuleerde factuur telt helemaal niet mee, net zomin als haar creditnota. Een gedeeltelijke creditnota verlaagt de factuur waarop ze betrekking heeft. Een creditnota zonder koppeling aan een factuur verlaagt eerst het openstaande bedrag van het evenement en daarna het betaalde.

Deelbetalingen: betalingen komen inclusief btw binnen. Univents verdeelt het betaalde deel naar rato over het nettobedrag. Bij een factuur van € 1.000 exclusief btw (€ 1.190 inclusief btw) waarop € 595 is betaald, staat dus € 500 onder Betaald en € 500 onder Gefactureerd, open.

Verwachte betalingen

Het tweede diagram laat zien wanneer er geld binnen zou moeten komen:

• Achterstallig (eerste staaf): het openstaande deel van alle facturen waarvan de vervaldatum verstreken is.
• Te betalen facturen: het openstaande deel van uitgereikte facturen, ingedeeld naar hun vervaldatum.
• Verwacht (nog niet gefactureerd): geaccepteerde of bevestigde bedragen zonder factuur, ingedeeld naar de maand van het evenement.

De vervaldatum is de betalingstermijn van de factuur. Heeft een factuur geen betalingstermijn, dan geldt de factuurdatum. Facturen die pas na de gekozen periode vervallen, staan als opmerking onder het diagram. Openstaande facturen van geannuleerde evenementen (bijvoorbeeld annuleringskosten) tellen hier wel mee, want het geld staat nog open.

Achterstallige facturen maan je aan in Aanmaningen onder Financiële documenten.

Per evenement en per artikel

Onder de diagrammen staan twee tabellen voor de gekozen periode:

Per evenement toont per evenement datum, klant, fase en bedrag. De fase is de vroegste die nog open is, dus wat er als volgende moet gebeuren: is de aanbetaling betaald maar de rest nog niet gefactureerd, dan staat er Geaccepteerd / bevestigd. Verdeelt het bedrag zich over meerdere fasen, dan staat de verdeling klein onder het bedrag. Een klik op de naam opent het evenement. Documenten zonder evenement zijn als zodanig gemarkeerd.

Per artikel toont de netto-omzet per artikel. Basis is per evenement het bepalende document: de eindfactuur, anders de meegetelde offerte. Pakketonderdelen, optionele en niet in rekening gebrachte regels tellen niet mee, en een korting op het hele document wordt naar rato over de artikelen verdeeld.

Beide tabellen sorteer je via de kolomkoppen. Ze tonen eerst 25 regels, met Alles tonen klap je de rest open.

Veelgestelde vragen

Waarom wijkt de Vooruitblik af van de Financiële analyse? De Financiële analyse kijkt terug en ordent documenten standaard op documentdatum. De Vooruitblik ordent op de datum van het evenement, telt per evenement maar één offerte en daarvan alleen het deel dat nog niet gefactureerd is.

Waarom staat mijn offerte onder „Open offertes”, terwijl het evenement vaststaat? De offerte is niet als geaccepteerd gemarkeerd en het evenement staat nog in een status zoals „In planning”. Markeer de offerte als geaccepteerd of zet het evenement op een bevestigde status, dan schuift het bedrag naar Geaccepteerd / bevestigd.

Waarom zie ik geen bedragen inclusief btw? De Vooruitblik rekent overal exclusief btw, zodat omzet met verschillende btw-tarieven vergelijkbaar blijft. Tel voor je liquiditeitsplanning de btw erbij op, want je klanten betalen inclusief btw.

Kan ik de Vooruitblik ook in de AI-chat opvragen? Ja. Vraag bijvoorbeeld „Welke betalingen verwacht ik in december?” of „Hoeveel offertes staan er voor de komende drie maanden nog open?”. De assistent leest dezelfde cijfers als dit rapport.