Vorschau: Umsatz und Zahlungseingänge der kommenden Monate
Nach dem Lesen weißt du, wie du im Bericht Vorschau siehst, wie viel Umsatz in den nächsten Monaten offen, zugesagt, abgerechnet und bezahlt ist, mit welchen Zahlungseingängen du wann rechnen kannst und wie die Zahlen entstehen.
Der Bericht Vorschau ist der Blick nach vorn: Wie viele Angebote liegen noch offen beim Kunden, was ist schon zugesagt, was ist abgerechnet und was davon bezahlt? Und mit welchen Zahlungseingängen kannst du in welchem Monat rechnen? Alle anderen Berichte schauen zurück, die Vorschau schaut auf die kommenden Monate.
Wo du die Vorschau findest
Öffne Berichte → Vorschau, entweder über die Seitenleiste unter Berichte oder über die Karte Vorschau in der Berichte-Übersicht.
Oben rechts wählst du den Zeitraum: 3 Monate, 6 Monate oder 12 Monate. Gezählt wird immer ab dem laufenden Monat, bei 3 Monaten also dieser Monat und die beiden folgenden.
Zwei Dinge gelten für den ganzen Bericht:
- Alle Beträge sind netto. Die Umsatzsteuer ist nicht enthalten, egal ob du deine Preise brutto oder netto pflegst.
- Der Monat ist das Datum der Veranstaltung, nicht das Datum des Angebots oder der Rechnung. Ein Angebot für eine Hochzeit im Juni steht im Juni, auch wenn du es im Januar verschickt hast. Belege ohne Veranstaltung stehen im Monat ihres Leistungszeitraums, sonst im Monat des Ausstellungsdatums.
Die vier Stufen
Die vier Kacheln oben zeigen die Summen im gewählten Zeitraum, das Balkendiagramm darunter dieselben vier Stufen je Monat:
| Stufe | Was hier zählt |
|---|---|
| Angebote offen | Versendete Angebote, über die der Kunde noch nicht entschieden hat, auch solche mit Änderungswunsch |
| Angenommen / bestätigt | Angenommene Angebote, soweit noch keine Rechnung dafür ausgestellt ist. Ein versendetes Angebot zählt hier ebenfalls, wenn die Veranstaltung schon in einem bestätigten Status steht |
| Abgerechnet, offen | Ausgestellte Rechnungen (auch Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen), die noch nicht vollständig bezahlt sind |
| Bezahlt | Der bereits bezahlte Teil dieser Rechnungen |
Nicht mitgezählt werden Angebots-Entwürfe, abgelehnte und ersetzte Angebote (alte Versionen), Rechnungs-Entwürfe sowie abgesagte Veranstaltungen. Ein abgelaufenes Angebot zählt nur, wenn die Veranstaltung schon bestätigt ist, dann unter Angenommen / bestätigt. So fehlen telefonisch zugesagte Veranstaltungen nicht, deren Angebot nie als angenommen markiert wurde.
Warum nichts doppelt gezählt wird
Aus einem Angebot wird oft eine Anzahlung und später eine Schlussrechnung. Damit derselbe Umsatz nicht zweimal auftaucht, gilt:
- Je Veranstaltung zählt genau ein Angebot: das neueste angenommene, sonst das neueste offene.
- Sobald eine Schlussrechnung ausgestellt ist, ersetzt sie das Angebot ganz, auch wenn sie niedriger oder höher ausfällt. Vorher zählt vom Angebot nur der Teil, der noch nicht über Anzahlungs- oder Abschlagsrechnungen abgerechnet ist.
- Eine Rechnung ohne Veranstaltung, die aus einem Angebot erstellt wurde, ordnet Univents über die übernommenen Positionen diesem Angebot zu.
Ein Beispiel: Du hast ein Angebot über 10.000 € netto, der Kunde hat angenommen und die Anzahlungsrechnung über 3.000 € bezahlt. Dann stehen 3.000 € unter Bezahlt und 7.000 € unter Angenommen / bestätigt. Stellst du die Schlussrechnung aus, wandert der Rest nach Abgerechnet, offen und, sobald sie bezahlt ist, nach Bezahlt.
Storno und Gutschriften: Eine stornierte Rechnung zählt samt ihrer Storno-Gutschrift gar nicht. Eine Teil-Gutschrift mindert die Rechnung, auf die sie sich bezieht. Eine Gutschrift ohne Bezug zu einer Rechnung mindert zuerst den offenen Betrag der Veranstaltung, danach den bezahlten.
Teilzahlungen: Zahlungen gehen brutto ein. Univents verteilt den bezahlten Anteil anteilig auf den Nettobetrag. Bei einer Rechnung über 1.000 € netto (1.190 € brutto), auf die 595 € gezahlt wurden, stehen also 500 € bei Bezahlt und 500 € bei Abgerechnet, offen.
Erwartete Zahlungseingänge
Das zweite Diagramm zeigt, wann Geld hereinkommen sollte:
- Überfällig (erste Säule): der offene Rest aller Rechnungen, deren Fälligkeit schon überschritten ist.
- Fällige Rechnungen: der offene Rest ausgestellter Rechnungen, einsortiert nach ihrer Fälligkeit.
- Erwartet (noch nicht abgerechnet): angenommene oder bestätigte Beträge, für die noch keine Rechnung existiert, einsortiert nach dem Monat der Veranstaltung.
Die Fälligkeit ist das Zahlungsziel der Rechnung. Hat eine Rechnung kein Zahlungsziel, gilt das Ausstellungsdatum. Rechnungen, die erst nach dem gewählten Zeitraum fällig werden, stehen als Hinweis unter dem Diagramm. Offene Rechnungen von abgesagten Veranstaltungen (etwa eine Stornogebühr) zählen hier weiterhin, denn das Geld steht trotzdem aus.
Überfällige Rechnungen mahnst du im Mahnwesen unter Finanzdokumente.
Nach Veranstaltung und nach Artikel
Unter den Diagrammen findest du zwei Tabellen für den gewählten Zeitraum:
Nach Veranstaltung zeigt je Veranstaltung Datum, Kunde, Stufe und Betrag. Die Stufe ist die früheste, die noch offen ist, also das, was als Nächstes ansteht: Ist die Anzahlung bezahlt, der Rest aber noch nicht abgerechnet, steht dort Angenommen / bestätigt. Verteilt sich der Betrag auf mehrere Stufen, steht die Aufteilung klein unter dem Betrag. Ein Klick auf den Namen öffnet die Veranstaltung. Belege ohne Veranstaltung sind als solche gekennzeichnet.
Nach Artikel zeigt den Netto-Umsatz je Artikel. Grundlage ist je Veranstaltung der maßgebliche Beleg: die Schlussrechnung, sonst das gezählte Angebot. Paket-Bestandteile, optionale und nicht berechnete Positionen zählen nicht, ein Rabatt auf den ganzen Beleg wird anteilig auf die Artikel verteilt.
Beide Tabellen sortierst du über die Spaltenköpfe. Sie zeigen zunächst die ersten 25 Zeilen, mit Alle anzeigen klappst du den Rest auf.
Häufige Fragen
Warum weicht die Vorschau von der Finanzauswertung ab? Die Finanzauswertung schaut zurück und ordnet Belege standardmäßig nach dem Belegdatum. Die Vorschau ordnet nach dem Datum der Veranstaltung, zählt je Veranstaltung nur ein Angebot und davon nur den Teil, der noch nicht abgerechnet ist.
Warum steht mein Angebot unter „Angebote offen“, obwohl die Veranstaltung fix ist? Das Angebot ist nicht als angenommen markiert und die Veranstaltung steht noch in einem Status wie „In Planung“. Markiere das Angebot als angenommen oder setze die Veranstaltung auf einen bestätigten Status, dann wandert der Betrag nach Angenommen / bestätigt.
Warum sehe ich keine Brutto-Beträge? Die Vorschau rechnet durchgehend netto, damit Umsätze mit unterschiedlichen Steuersätzen vergleichbar bleiben. Für die Liquiditätsplanung rechne die Umsatzsteuer dazu, denn deine Kunden zahlen brutto.
Kann ich die Vorschau auch im KI-Chat abfragen? Ja. Frag zum Beispiel „Welche Zahlungseingänge erwarte ich im Dezember?“ oder „Wie viele Angebote sind für die nächsten drei Monate noch offen?“. Der Assistent liest dieselben Zahlen wie dieser Bericht.