Previsão: faturação e recebimentos dos próximos meses

O relatório Previsão olha para a frente: quantos orçamentos ainda aguardam a decisão do cliente, o que já está confirmado, o que está faturado e quanto disso já foi pago? E que recebimentos pode esperar em cada mês? Todos os outros relatórios olham para trás, a Previsão olha para os próximos meses.

Onde encontrar a Previsão

Abra Relatórios → Previsão, a partir da barra lateral em Relatórios ou através do cartão Previsão na vista geral dos relatórios.

No canto superior direito escolhe o período: 3 meses, 6 meses ou 12 meses. A contagem começa sempre no mês em curso: 3 meses são este mês e os dois seguintes.

Para todo o relatório valem duas regras:

• Todos os valores são líquidos (sem IVA). O IVA não está incluído, quer gira os seus preços com ou sem IVA.
• O mês é a data do evento, não a data do orçamento ou da fatura. Um orçamento para um casamento em junho aparece em junho, mesmo que o tenha enviado em janeiro. Documentos sem evento aparecem no mês do seu período de prestação ou, na falta dele, no mês da data de emissão.

As quatro fases

Os quatro cartões no topo mostram os totais do período escolhido; o gráfico de barras por baixo, as mesmas quatro fases por mês:

Não contam rascunhos de orçamentos, orçamentos recusados e substituídos (versões antigas), rascunhos de faturas nem eventos cancelados. Um orçamento expirado só conta se o evento já estiver confirmado, e nesse caso em Aceites / confirmados. Assim não faltam eventos confirmados por telefone cujo orçamento nunca foi marcado como aceite.

Porque nada é contado duas vezes

De um orçamento resulta muitas vezes uma fatura de adiantamento e mais tarde uma fatura final. Para que a mesma faturação não apareça duas vezes:

1. Por evento conta exatamente um orçamento: o aceite mais recente ou, na falta dele, o em aberto mais recente.
2. Assim que é emitida uma fatura final, esta substitui o orçamento por completo, mesmo que seja inferior ou superior. Antes disso, do orçamento conta apenas a parte ainda não faturada através de faturas de adiantamento ou intercalares.
3. Uma fatura sem evento criada a partir de um orçamento é associada a esse orçamento através das linhas transferidas.

Um exemplo: tem um orçamento de 10.000 € líquidos, o cliente aceitou-o e pagou a fatura de adiantamento de 3.000 €. Então aparecem 3.000 € em Pagos e 7.000 € em Aceites / confirmados. Quando emitir a fatura final, o resto passa para Faturados, por pagar e, depois de pago, para Pagos.

Anulações e notas de crédito: uma fatura anulada não conta de todo, tal como a respetiva nota de crédito de anulação. Uma nota de crédito parcial reduz a fatura a que se refere. Uma nota de crédito sem ligação a nenhuma fatura reduz primeiro o valor em aberto do evento e depois o valor pago.

Pagamentos parciais: os pagamentos chegam com IVA. A Univents reparte a parte paga proporcionalmente pelo valor líquido. Numa fatura de 1.000 € líquidos (1.190 € com IVA) da qual foram pagos 595 €, aparecem assim 500 € em Pagos e 500 € em Faturados, por pagar.

Recebimentos previstos

O segundo gráfico mostra quando o dinheiro deve entrar:

• Em atraso (primeira barra): o resto em aberto de todas as faturas cujo vencimento já passou.
• Faturas a vencer: o resto em aberto das faturas emitidas, ordenado pela data de vencimento.
• Previsto (ainda não faturado): valores aceites ou confirmados ainda sem fatura, ordenados pelo mês do evento.

O vencimento é o prazo de pagamento da fatura. Se uma fatura não tiver prazo de pagamento, aplica-se a data de emissão. As faturas que só vencem depois do período escolhido são indicadas por baixo do gráfico. As faturas em aberto de eventos cancelados (por exemplo, uma taxa de cancelamento) continuam a contar aqui, porque o dinheiro continua em dívida.

As faturas em atraso são cobradas em Avisos de pagamento, em Documentos financeiros.

Por evento e por artigo

Por baixo dos gráficos encontra duas tabelas para o período escolhido:

Por evento mostra, para cada evento, a data, o cliente, a fase e o valor. A fase é a primeira que ainda está em aberto, ou seja, o que vem a seguir: se o adiantamento está pago mas o resto ainda não foi faturado, aparece Aceites / confirmados. Se o valor se repartir por várias fases, a divisão aparece em letra pequena por baixo do valor. Um clique no nome abre o evento. Os documentos sem evento estão assinalados como tal.

Por artigo mostra a faturação líquida por artigo. A base é, para cada evento, o documento de referência: a fatura final ou, caso contrário, o orçamento contabilizado. Componentes de pacotes e linhas opcionais ou não cobradas não contam, e um desconto sobre o documento inteiro é repartido proporcionalmente pelos artigos.

Ordena ambas as tabelas pelos cabeçalhos das colunas. Começam por mostrar 25 linhas; com Mostrar tudo abre o resto.

Perguntas frequentes

Porque é que a Previsão difere da Análise financeira? A Análise financeira olha para trás e ordena por defeito os documentos pela sua data. A Previsão ordena pela data do evento, conta apenas um orçamento por evento e apenas a parte ainda não faturada.

Porque é que o meu orçamento aparece em «Orçamentos em aberto», embora o evento esteja garantido? O orçamento não está marcado como aceite e o evento ainda está num estado como «Em planeamento». Marque o orçamento como aceite ou passe o evento para um estado confirmado, e o valor passa para Aceites / confirmados.

Porque é que não vejo valores com IVA? A Previsão calcula sempre em valores líquidos, para que a faturação com taxas de IVA diferentes continue comparável. Para planear a tesouraria, some o IVA, porque os seus clientes pagam com IVA.

Posso consultar a Previsão no chat de IA? Sim. Pergunte, por exemplo, «Que recebimentos espero em dezembro?» ou «Quantos orçamentos ainda estão em aberto para os próximos três meses?». O assistente lê os mesmos valores que este relatório.