Jak połączyć konto Lexware Office?

Lexware Office (dawniej oprogramowanie nazywało się lexoffice) to jedno z najpopularniejszych rozwiązań księgowych w Niemczech. Dzięki integracji przesyłasz wystawioną fakturę do księgowości jednym kliknięciem — ze wszystkimi pozycjami, stawkami podatku i odbiorcą jako kontaktem. Nie prowadzisz niczego podwójnie i nie przepisujesz kwot.

Połączenie konta

Lexware Office jest dostępny od planu Core. W niższych planach karta zamiast połączenia pokazuje informację z opcją upgrade’u — wtedy Lexware Office można połączyć dopiero po zmianie planu.

1. Otwórz w Univents po lewej stronie Integracje.
2. Kliknij po lewej kategorię Księgowość (lub wpisz nazwę w polu wyszukiwania).
3. Kliknij Lexware Office.
4. Kliknij Połącz z Lexware Office. Zostaniesz przekierowany do Lexware Office.
5. Zaloguj się tam i potwierdź dostęp.
6. Wrócisz do Univents, a karta pokaże teraz Połączono.

Nie potrzebujesz ani Client ID, ani Client Secret — logowanie odbywa się przez nasz dostęp.

Jeśli karta pokazuje zamiast tego Oczekuje na konfigurację, po naszej stronie brakuje jeszcze technicznych danych dostępowych dla tej integracji — to rzadki przypadek, który nie ma nic wspólnego z Twoim planem. W takiej sytuacji skontaktuj się z nami przez przycisk pomocy w aplikacji.

Do łączenia i rozłączania potrzebujesz uprawnień do ustawień w workspace.

Przesyłanie faktury

1. Otwórz fakturę, którą chcesz przesłać.
2. Kliknij u góry Prześlij do księgowości.
3. Potwierdź w oknie dialogowym przyciskiem Prześlij teraz.

Do przesyłania potrzebujesz uprawnienia do edycji w obszarze Finanse.

Warto wiedzieć:

• Przesyłane są tylko wystawione faktury. Wersje robocze i stornowane faktury nie mają przycisku przesyłania.
• Lexware Office nadaje własny numer dokumentu. Twój numer z Univents znajduje się w tytule faktury, dzięki czemu możesz przyporządkować oba dokumenty.
• Obsługiwane są stawki podatku 0 %, 7 % i 19 %. Jeśli pozycja ma inną stawkę, przesyłanie zostaje przerwane z komunikatem — popraw wtedy pozycję i prześlij ponownie.
• Małe przedsiębiorstwa wg § 19 UStG są obsługiwane. Jeśli dokument jest oznaczony jako faktura małego przedsiębiorcy (Kleinunternehmer) i wszystkie pozycje mają stawkę 0 %, Univents przesyła go jako zwolniony z podatku w rozumieniu przepisów dla małych przedsiębiorstw. Spośród trzech bezpośrednich integracji tylko Lexware Office obsługuje ten przypadek podatkowy.
• Odwrotne obciążenie (§ 13b, dostawa wewnątrzwspólnotowa) nie może jeszcze zostać przesłane. Takie faktury zakładasz w Lexware Office ręcznie.
• Odbiorca jest zakładany w Lexware Office jako kontakt lub — jeśli już tam jednoznacznie istnieje — wykorzystywany. Przy kolejnym dokumencie tego samego klienta nie powstaje drugi kontakt.
• Przesyłane są faktury. Oferty i dowody dostawy (WZ) pozostają w Univents.

Automatyczne przejmowanie płatności

Jeśli przesłana faktura jest w Lexware Office prowadzona jako Zapłacono w całości, możesz automatycznie przejąć ten status także u nas.

1. Otwórz Integracje → Księgowość → Lexware Office.
2. Włącz Przejmuj płatności.

Od tej chwili co godzinę sprawdzamy, czy przesłana faktura jest w Lexware Office uznana za opłaconą, i oznaczamy ją wtedy jako opłaconą także w Univents. Faktur, które u nas są już opłacone lub stornowane, przy tym nie ruszamy.

Ważne:

• Nie używaj tego przełącznika razem z importem wyciągu bankowego (uzgodnienie płatności) dla tych samych faktur. W przeciwnym razie ta sama płatność zostanie zarejestrowana dwukrotnie — raz z wyciągu bankowego, raz z Lexware Office.
• Przejmowane są tylko faktury opłacone w całości. Płatności częściowych nie uwzględniamy jeszcze.
• Domyślnie ta opcja jest Wyłączona i obowiązuje dla każdego połączenia osobno.

Do włączania i wyłączania potrzebujesz uprawnień do ustawień w workspace.

Przesyłanie kontaktów klientów

Zamiast zakładać każdego klienta osobno przy przesyłaniu faktury, możesz też przesłać swoich klientów do Lexware Office za jednym razem.

1. Otwórz Integracje → Księgowość → Lexware Office.
2. Kliknij Prześlij kontakty klientów.
3. Univents pokaże Ci, ile kontaktów zostanie przesłanych. Potwierdź przyciskiem Prześlij teraz.

Warto wiedzieć:

• Przesyłane są tylko kontakty, które są odbiorcą co najmniej jednej oferty lub faktury. Zwykłe wpisy z książki adresowej bez dokumentu — na przykład wszyscy, którzy kiedyś napisali do Ciebie e-mail — Univents celowo pomija.
• Kontakty, które są już powiązane z Lexware Office, są pomijane i liczone jako „już powiązane” — nie powstaje drugi kontakt.
• Univents zakłada wyłącznie nowe kontakty, istniejące kontakty w Lexware Office nigdy nie są zmieniane.
• Przesyłanie odbywa się w tle ze wskaźnikiem postępu. W międzyczasie możesz opuścić stronę.
• Jeśli przerwiesz przesyłanie, kontakty już założone w Lexware Office pozostają — nie można tego cofnąć.

Do uruchamiania i przerywania potrzebujesz uprawnień do ustawień w workspace.

Gdy coś pójdzie nie tak

Na stronie Integracje → Księgowość → Lexware Office w sekcji Historia przesyłania znajdziesz ostatnie dokumenty wraz ze statusem oraz — jeśli coś się nie udało — powodem opisanym jasnym językiem. Typowe przyczyny:

• Stawka VAT nieobsługiwana — wskazana pozycja ma stawkę inną niż 0 %, 7 % lub 19 %. Popraw pozycję i prześlij ponownie.
• Przypadek podatkowy nieobsługiwany — faktura korzysta z odwrotnego obciążenia albo jakaś pozycja ma stawkę 0 % bez oznaczenia małego przedsiębiorcy. Popraw dokument lub załóż go ręcznie.
• Połączenie wygasło — zgoda w Lexware Office wygasła. Kliknij na karcie Połącz ponownie.
• brak odbiorcy — do faktury nie przypisano klienta. Dodaj go i prześlij ponownie.

Ponowne przesłanie faktury

Jeśli otworzysz okno dialogowe przy fakturze, która została już przesłana, zobaczysz numer dokumentu z Lexware Office oraz dodatkowe pole wyboru. Zaznacz je tylko wtedy, gdy naprawdę chcesz założyć drugi dokument w Lexware Office — pierwszy musisz wtedy usunąć tam samodzielnie.

Rozłączanie połączenia

Kliknij na karcie Rozłącz. Faktury już przesłane pozostają w Lexware Office; nowe przesyłanie będzie możliwe dopiero po ponownym połączeniu.

Najczęstsze pytania

Czy faktury są przesyłane automatycznie? Nie. Każde przesłanie to świadome kliknięcie. To celowe: Ty decydujesz, co trafia do Twojej księgowości.

Czy moje kontakty są synchronizowane w tle? Nie automatycznie. Przy przesyłaniu faktury wysyłany jest tylko jej odbiorca. Jeśli chcesz założyć kilka kontaktów naraz, skorzystaj z opcji Prześlij kontakty klientów opisanej wyżej.

Czy oferty lub dowody dostawy (WZ) są przesyłane? Nie, tylko faktury.

Czy płatności z Lexware Office są przekazywane z powrotem? Tylko jeśli to włączysz. Domyślnie nie — aktywuj w tym celu Przejmuj płatności (patrz wyżej).

Czy mogę połączyć kilka kont Lexware Office? Nie, dla jednego workspace możliwe jest jedno połączenie.

Na karcie widzę tylko komunikat o upgrade’ie — z czego to wynika? Lexware Office jest dostępny od planu Core. W niższych planach Univents pokazuje tam informację z opcją upgrade’u zamiast funkcji łączenia.

Do tej pory korzystam z eksportu DATEV — czy nadal go potrzebuję? Oba rozwiązania działają równolegle. Eksport DATEV to plik dla Twojego biura rachunkowego, a integracja z Lexware Office to stałe połączenie z Twoją własną księgowością. Szczegóły znajdziesz w artykule Eksporty i integracje księgowe.

A co z BuchhaltungsButler? BuchhaltungsButler jest nadal w przygotowaniu. Lexware Office, sevdesk i bexio można połączyć, a DATEV i BMD są dostępne jako eksport plików.