Come collego il mio account Lexware Office?

Lexware Office (il software si chiamava in precedenza lexoffice) è una delle soluzioni di contabilità più diffuse in Germania. Con questo collegamento trasferisci una fattura emessa nella tua contabilità con un solo clic, con tutte le righe, le aliquote IVA e il destinatario come contatto. Non devi inserire nulla due volte e non devi ricopiare nessun importo.

Collegare l’account

Lexware Office è incluso a partire dal piano Core. Nei piani inferiori la scheda mostra, al posto del collegamento, un avviso con l’opzione di upgrade: in quel caso potrai collegare Lexware Office solo dopo l’upgrade.

1. In Univents apri Integrazioni nel menu a sinistra.
2. Clicca a sinistra sulla categoria Contabilità (oppure digita il nome nel campo di ricerca).
3. Clicca su Lexware Office.
4. Clicca su Collega con Lexware Office. Vieni reindirizzato a Lexware Office.
5. Accedi lì e conferma l’accesso.
6. Torni in Univents e la scheda ora mostra Collegato.

Non servono né Client ID né Client Secret: l’accesso avviene tramite le nostre credenziali.

Se invece la scheda mostra Configurazione in sospeso, per questo collegamento mancano ancora da parte nostra alcune credenziali tecniche. Si tratta di un caso particolare e raro, che non ha nulla a che fare con il tuo piano. In tal caso contattaci tramite il pulsante di aiuto nell’app.

Per collegare e scollegare servono le autorizzazioni per le impostazioni nel workspace.

Trasferire una fattura

1. Apri la fattura che vuoi trasferire.
2. Clicca in alto su Trasferisci alla contabilità.
3. Conferma nella finestra di dialogo con Trasferisci ora.

Per trasferire serve l’autorizzazione di modifica nell’area Finanze.

Da sapere:

• Vengono trasferite solo le fatture emesse. Le bozze e le fatture stornate non hanno il pulsante di trasferimento.
• Lexware Office assegna un proprio numero di documento. Il tuo numero Univents compare nel titolo della fattura, così puoi abbinare i due documenti.
• Sono supportate le aliquote IVA 0 %, 7 % e 19 %. Se una riga ha un’aliquota diversa, il trasferimento si interrompe con un avviso: correggi la riga e trasferisci di nuovo.
• I piccoli imprenditori ai sensi del § 19 UStG sono supportati. Se il documento è contrassegnato come fattura di piccolo imprenditore e tutte le righe sono allo 0 %, Univents lo trasferisce come esente da IVA secondo il regime dei piccoli imprenditori. Tra le tre integrazioni dirette, Lexware Office è l’unica in grado di gestire questo caso fiscale.
• L’inversione contabile (§ 13b, cessione intracomunitaria) non può ancora essere trasferita. Queste fatture vanno create a mano in Lexware Office.
• Il destinatario viene creato in Lexware Office come contatto oppure, se lì esiste già in modo univoco, viene riutilizzato. Con il documento successivo dello stesso cliente non si crea un secondo contatto.
• Vengono trasferite le fatture. I preventivi e i documenti di trasporto (DDT) restano in Univents.

Acquisire i pagamenti automaticamente

Se una fattura trasferita risulta Pagato per intero in Lexware Office, puoi fare in modo che venga acquisito automaticamente anche da noi.

1. Apri Integrazioni → Contabilità → Lexware Office.
2. Attiva Acquisisci i pagamenti.

Da quel momento controlliamo ogni ora se una fattura trasferita risulta pagata in Lexware Office e la contrassegniamo come pagata anche in Univents. Le fatture già pagate o stornate da noi non vengono toccate.

Importante:

• Non usare questo interruttore insieme all’importazione dell’estratto conto (riconciliazione dei pagamenti) per le stesse fatture. Altrimenti lo stesso pagamento viene registrato due volte: una dall’estratto conto e una da Lexware Office.
• Vengono acquisite solo le fatture pagate per intero. I pagamenti parziali non vengono ancora considerati.
• L’interruttore è impostato su Disattivata per impostazione predefinita e vale per ogni collegamento.

Per attivarlo e disattivarlo servono le autorizzazioni per le impostazioni nel workspace.

Trasferire i contatti dei clienti

Invece di creare ogni cliente singolarmente al momento del trasferimento di una fattura, puoi anche trasferire tutti i tuoi clienti a Lexware Office in un colpo solo.

1. Apri Integrazioni → Contabilità → Lexware Office.
2. Clicca su Trasferisci i contatti dei clienti.
3. Univents ti mostra quanti contatti verranno trasferiti. Conferma con Trasferisci ora.

Da sapere:

• Vengono trasferiti solo i contatti che sono destinatari di almeno un preventivo o una fattura. Le semplici voci della rubrica senza documento, ad esempio tutti coloro che ti hanno scritto una volta un’e-mail, vengono volutamente escluse da Univents.
• I contatti già collegati a Lexware Office vengono saltati e conteggiati come «già collegato»: non si crea un secondo contatto.
• Univents crea solo nuovi contatti; i contatti esistenti in Lexware Office non vengono mai modificati.
• Il trasferimento viene eseguito in background con un indicatore di avanzamento. Nel frattempo puoi lasciare la pagina.
• Se interrompi il trasferimento, i contatti già creati restano in Lexware Office e l’operazione non può essere annullata.

Per avviare e interrompere servono le autorizzazioni per le impostazioni nel workspace.

Se qualcosa va storto

Nella pagina Integrazioni → Contabilità → Lexware Office, sotto Trasferimenti, trovi gli ultimi documenti con lo stato e, se qualcosa non ha funzionato, il motivo in chiaro. Motivi tipici:

• Aliquota IVA non supportata: la riga indicata ha un’aliquota diversa da 0 %, 7 % o 19 %. Correggi la riga e trasferisci di nuovo.
• Caso fiscale non supportato: la fattura usa l’inversione contabile, oppure una riga è allo 0 % senza il contrassegno di piccolo imprenditore. Correggi il documento oppure crealo a mano.
• Collegamento scaduto: l’autorizzazione presso Lexware Office è scaduta. Clicca sulla scheda su Ricollega.
• nessun destinatario: alla fattura non è assegnato alcun cliente. Inseriscilo e trasferisci di nuovo.

Trasferire di nuovo una fattura

Se apri la finestra di dialogo per una fattura già trasferita, vedi il numero del documento di Lexware Office e una casella aggiuntiva. Selezionala solo se vuoi davvero creare un secondo documento in Lexware Office: il primo dovrai poi eliminarlo tu stesso lì.

Scollegare l’account

Clicca sulla scheda su Scollega. Le fatture già trasferite restano in Lexware Office; nuovi trasferimenti sono possibili di nuovo solo dopo un nuovo collegamento.

Domande frequenti

Le fatture vengono trasferite automaticamente? No. Ogni trasferimento è un clic consapevole. È voluto: sei tu a decidere che cosa finisce nella tua contabilità.

I miei contatti vengono sincronizzati in background? Non automaticamente. Quando trasferisci una fattura viene inviato solo il suo destinatario. Se vuoi creare più contatti in una volta sola, usa Trasferisci i contatti dei clienti, descritto sopra.

Vengono trasferiti anche i preventivi o i documenti di trasporto (DDT)? No, solo le fatture.

I pagamenti vengono ritrasmessi da Lexware Office? Solo se lo attivi. Per impostazione predefinita no: attiva a questo scopo Acquisisci i pagamenti (vedi sopra).

Posso collegare più account Lexware Office? No, per ogni workspace è possibile un solo collegamento.

Sulla scheda vedo solo un messaggio di upgrade: da cosa dipende? Lexware Office è incluso a partire dal piano Core. Nei piani inferiori Univents mostra lì un avviso con l’opzione di upgrade al posto della funzione di collegamento.

Finora uso l’esportazione DATEV: mi serve ancora? Le due opzioni possono essere usate insieme. L’esportazione DATEV è un file per il tuo commercialista, mentre il collegamento con Lexware Office è una connessione continua con la tua contabilità. I dettagli sono nell’articolo Esportazioni e integrazioni contabili.

E BuchhaltungsButler? BuchhaltungsButler è ancora in preparazione. Lexware Office, sevdesk e bexio possono essere collegati, mentre DATEV e BMD sono disponibili come esportazione in file.