Wie verbinde ich mein Lexware-Office-Konto?

Lexware Office (die Software hieß früher lexoffice) ist eine der verbreitetsten Buchhaltungslösungen in Deutschland. Mit der Anbindung überträgst du eine ausgestellte Rechnung mit einem Klick in deine Buchhaltung — mit allen Positionen, Steuersätzen und dem Empfänger als Kontakt. Du pflegst nichts doppelt und tippst keine Beträge ab.

Konto verbinden

Lexware Office ist ab dem Growth-Plan enthalten. Auf kleineren Plänen zeigt die Karte statt der Verbindung einen Hinweis mit Upgrade-Option — dann lässt sich Lexware Office erst nach einem Upgrade verbinden.

1. Öffne in Univents links Integrationen.
2. Klicke links auf die Kategorie Buchhaltung (oder tippe den Namen ins Suchfeld).
3. Klicke auf Lexware Office.
4. Klicke auf Mit Lexware Office verbinden. Du wirst zu Lexware Office weitergeleitet.
5. Melde dich dort an und bestätige den Zugriff.
6. Du landest wieder in Univents, die Karte zeigt jetzt Verbunden.

Du brauchst weder Client ID noch Client Secret — die Anmeldung läuft über unseren Zugang.

Zeigt die Karte stattdessen Konfiguration ausstehend, fehlen bei uns noch technische Zugangsdaten für diese Anbindung — ein seltener Sonderfall, der nichts mit deinem Tarif zu tun hat. Melde dich in diesem Fall über den Hilfe-Button in der App.

Zum Verbinden und Trennen brauchst du Einstellungs-Rechte im Workspace.

Eine Rechnung übertragen

1. Öffne die Rechnung, die du übertragen möchtest.
2. Klicke oben auf An Buchhaltung übertragen.
3. Bestätige im Dialog mit Jetzt übertragen.

Zum Übertragen brauchst du das Bearbeiten-Recht im Bereich Finanzen.

Wichtig zu wissen:

• Übertragen werden nur ausgestellte Rechnungen. Entwürfe und stornierte Rechnungen haben keinen Übertragen-Knopf.
• Lexware Office vergibt seine eigene Belegnummer. Deine Univents-Nummer steht im Titel der Rechnung, damit du beide Belege zuordnen kannst.
• Unterstützt werden die Steuersätze 0 %, 7 % und 19 %. Trägt eine Position einen anderen Satz, bricht die Übertragung mit einem Hinweis ab — korrigiere dann die Position und übertrage erneut.
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG funktionieren. Ist der Beleg als Kleinunternehmer-Rechnung gekennzeichnet und stehen alle Positionen auf 0 %, überträgt Univents ihn als steuerfrei im Sinne der Kleinunternehmerregelung. Als einzige der drei direkten Anbindungen kann Lexware Office diesen Steuerfall.
• Die Umkehr der Steuerschuld (§ 13b, innergemeinschaftliche Lieferung) kann noch nicht übertragen werden. Solche Rechnungen legst du in Lexware Office von Hand an.
• Der Empfänger wird in Lexware Office als Kontakt angelegt oder — wenn er dort schon eindeutig existiert — verwendet. Beim nächsten Beleg desselben Kunden entsteht kein zweiter Kontakt.
• Übertragen werden Rechnungen. Angebote und Lieferscheine bleiben in Univents.

Zahlungen automatisch übernehmen

Wird eine übertragene Rechnung in Lexware Office als vollständig bezahlt geführt, kannst du das automatisch auch bei uns übernehmen lassen.

1. Öffne Integrationen → Buchhaltung → Lexware Office.
2. Schalte Zahlungen übernehmen ein.

Ab dann prüfen wir stündlich, ob eine übertragene Rechnung in Lexware Office als bezahlt gilt, und markieren sie dann auch in Univents als bezahlt. Rechnungen, die bei uns bereits bezahlt oder storniert sind, fassen wir dabei nicht an.

Wichtig:

• Nutze diesen Schalter nicht zusammen mit dem Kontoauszug-Import (Zahlungsabgleich) für dieselben Rechnungen. Sonst wird dieselbe Zahlung doppelt erfasst — einmal aus dem Kontoauszug, einmal aus Lexware Office.
• Übernommen werden nur vollständig bezahlte Rechnungen. Teilzahlungen berücksichtigen wir noch nicht.
• Der Schalter ist standardmäßig ausgeschaltet und gilt pro Verbindung.

Zum Ein- und Ausschalten brauchst du Einstellungs-Rechte im Workspace.

Kundenkontakte übertragen

Statt jeden Kunden einzeln beim Übertragen einer Rechnung anzulegen, kannst du deine Kunden auch auf einmal nach Lexware Office übertragen.

1. Öffne Integrationen → Buchhaltung → Lexware Office.
2. Klicke auf Kundenkontakte übertragen.
3. Univents zeigt dir, wie viele Kontakte übertragen werden. Bestätige mit Jetzt übertragen.

Wichtig zu wissen:

• Übertragen werden nur Kontakte, die Empfänger mindestens eines Angebots oder einer Rechnung sind. Reine Adressbuch-Einträge ohne Beleg — etwa alle, die dir einmal eine E-Mail geschrieben haben — lässt Univents bewusst aus.
• Kontakte, die schon mit Lexware Office verknüpft sind, werden übersprungen und als „schon verknüpft" gezählt — es entsteht kein zweiter Kontakt.
• Univents legt nur neue Kontakte an, bestehende Kontakte in Lexware Office werden nie verändert.
• Die Übertragung läuft im Hintergrund mit einer Fortschrittsanzeige. Du kannst die Seite währenddessen verlassen.
• Brichst du die Übertragung ab, bleiben bereits angelegte Kontakte in Lexware Office bestehen — das lässt sich nicht rückgängig machen.

Zum Starten und Abbrechen brauchst du Einstellungs-Rechte im Workspace.

Wenn etwas schiefgeht

Auf der Seite Integrationen → Buchhaltung → Lexware Office findest du unter Übertragungen die letzten Belege mit Status und, falls etwas nicht geklappt hat, dem Grund im Klartext. Typische Gründe:

• Steuersatz nicht unterstützt — die genannte Position trägt einen anderen Satz als 0 %, 7 % oder 19 %. Korrigiere die Position und übertrage erneut.
• Steuerfall wird nicht unterstützt — die Rechnung nutzt die Umkehr der Steuerschuld, oder eine Position steht ohne Kleinunternehmer-Kennzeichnung auf 0 %. Korrigiere den Beleg oder lege ihn von Hand an.
• Verbindung abgelaufen — die Freigabe bei Lexware Office ist ausgelaufen. Klicke auf der Karte auf Neu verbinden.
• Kein Empfänger — der Rechnung ist kein Kunde zugeordnet. Trage ihn ein und übertrage erneut.

Eine Rechnung erneut übertragen

Öffnest du den Dialog bei einer bereits übertragenen Rechnung, siehst du die Belegnummer aus Lexware Office und einen zusätzlichen Haken. Setze ihn nur, wenn du wirklich einen zweiten Beleg in Lexware Office anlegen willst — löschen musst du den ersten dann selbst dort.

Verbindung trennen

Klicke auf der Karte auf Verbindung trennen. Bereits übertragene Rechnungen bleiben in Lexware Office bestehen; neue Übertragungen sind erst nach einer neuen Verbindung wieder möglich.

Häufige Fragen

Werden Rechnungen automatisch übertragen? Nein. Jede Übertragung ist ein bewusster Klick. Das ist Absicht: Du entscheidest, was in deiner Buchhaltung landet.

Werden meine Kontakte im Hintergrund synchronisiert? Nicht automatisch. Beim Übertragen einer Rechnung wird nur deren Empfänger gesendet. Willst du mehrere Kontakte auf einmal anlegen, nutze Kundenkontakte übertragen weiter oben.

Werden Angebote oder Lieferscheine übertragen? Nein, nur Rechnungen.

Werden Zahlungen aus Lexware Office zurückgemeldet? Nur wenn du das einschaltest. Standardmäßig nicht — aktiviere dafür Zahlungen übernehmen (siehe oben).

Kann ich mehrere Lexware-Office-Konten verbinden? Nein, pro Workspace ist eine Verbindung möglich.

Auf der Karte sehe ich nur eine Upgrade-Meldung — woran liegt das? Lexware Office ist ab dem Growth-Plan enthalten. Auf kleineren Plänen zeigt Univents dort einen Hinweis mit Upgrade-Option statt der Verbinden-Funktion.

Ich nutze bisher den DATEV-Export — brauche ich den noch? Beides geht nebeneinander. Der DATEV-Export ist eine Datei für deine Steuerberatung, die Lexware-Office-Anbindung eine laufende Verbindung in deine eigene Buchhaltung. Details stehen im Artikel Buchhaltungs-Exporte & -Integrationen.

Und BuchhaltungsButler? BuchhaltungsButler ist weiterhin in Vorbereitung. Lexware Office, sevdesk und bexio sind verbindbar, DATEV und BMD gibt es als Datei-Export.