Buchhaltungs-Exporte & -Integrationen
Nach dem Lesen weißt du, welcher Weg deine Rechnungen heute in die Buchhaltung bringt — Datei-Export (DATEV, BMD) oder direkte Übertragung (sevdesk, bexio) — und was du dafür einstellst.
Univents bringt deine Rechnungsdaten dorthin, wo deine Steuerberatung oder deine Buchhaltungssoftware sie braucht. Dafür gibt es zwei Wege, und der Unterschied ist wichtig:
- Datei-Export. Du lädst eine CSV-Datei herunter und gibst sie weiter. Das ist der Weg für DATEV und BMD.
- Direkte Übertragung. Du verbindest dein Buchhaltungskonto einmal, danach wandert jede ausgestellte Rechnung per Klick hinüber. Das ist der Weg für sevdesk und bexio.
Überblick: was heute geht
| Anbieter | Art | Status | Was übertragen wird |
|---|---|---|---|
| DATEV | Datei-Export (EXTF-CSV) | Verfügbar | Ausgangsrechnungen als Buchungsstapel |
| BMD NTCS | Datei-Export (CSV) | Verfügbar | Ausgangsrechnungen als Buchungsstapel |
| sevdesk | Direkte Übertragung | Verfügbar (Beta) | Rechnungen, Kundenkontakte, optional der Zahlungsstatus zurück |
| bexio | Direkte Übertragung | Verfügbar (Beta) | Rechnungen, Kundenkontakte, optional der Zahlungsstatus zurück |
| Lexware Office | Direkte Übertragung | In Vorbereitung | — |
| BuchhaltungsButler | Direkte Übertragung | In Vorbereitung | — |
Alle sechs findest du unter Integrationen in der linken Sidebar. Du landest auf Alle Integrationen; klicke links auf die Kategorie Buchhaltung oder tippe den Namen ins Suchfeld. Über ← Alle Integrationen oben links kommst du jederzeit zurück ins Verzeichnis.
Alle Buchhaltungs-Anbindungen sind ab dem Growth-Plan enthalten. Auf kleineren Plänen zeigt die Karte statt der Funktion einen Hinweis mit Upgrade-Option.
DATEV-Einstellungen hinterlegen
Der DATEV-Export ersetzt keine eigene Buchhaltungssoftware — er liefert deiner Steuerberatung die Datei, die sie für die Übernahme in ihre Kanzleisoftware braucht.
- Öffne Integrationen und dann die Karte DATEV.
- Trage unter DATEV-Zugangsdaten die Beraternummer (7-stellig) und Mandantennummer (5-stellig) deiner Steuerberatung ein.
- Wähle unter Kontenrahmen zwischen SKR 03 und SKR 04 und lege die Sachkontenlänge (4–8 Stellen) sowie den Wirtschaftsjahrbeginn fest.
- Trage unter Standard-Konten das Sammeldebitor-Konto sowie die Erlöskonten für 19 % und 7 % MwSt. ein — Fallback-Werte für den Fall, dass an Kontakt oder Produkt keine eigene Kontonummer hinterlegt ist.
- Klicke auf Einstellungen speichern.
Frag diese Werte bei deiner Steuerberatung ab, bevor du sie einträgst — falsche Kontonummern führen zu Rückfragen bei der Übernahme.
Buchungsstapel exportieren
- Wähle auf der DATEV-Karte im Abschnitt Buchungsstapel exportieren den Zeitraum über Von und Bis (voreingestellt ist der letzte volle Monat).
- Klicke auf DATEV-CSV herunterladen.
- Univents lädt die Datei herunter und markiert die enthaltenen Rechnungen als exportiert.
Der Export enthält nur festgeschriebene Ausgangsrechnungen mit Status ausgestellt, versendet, bezahlt oder überfällig — Entwürfe fehlen bewusst. Stornierte Rechnungen werden nicht erneut exportiert, weil sich die Stornierung über die zugehörige Gutschrift abbildet. Bereits exportierte Rechnungen überspringt Univents standardmäßig; brauchst du sie noch einmal, aktiviere Re-Export: bereits exportierte Rechnungen einschließen — sprich das vorher mit deiner Steuerberatung ab, um Doppelbuchungen zu vermeiden.
Fehlen Beraternummer, Mandantennummer oder Kontenrahmen noch, zeigt Univents oben auf der Karte den Hinweis DATEV-Einstellungen fehlen mit einem direkten Link zu den Einstellungen.
BMD NTCS
Für österreichische Betriebe gibt es denselben Weg mit dem BMD-Format: Zeitraum wählen, Vorschau prüfen, CSV herunterladen. Die vollständige Anleitung inklusive Erlös- und Kundenkonten steht im Artikel BMD-Export.
sevdesk direkt verbinden
sevdesk ist die erste direkte Anbindung: Du hinterlegst deinen eigenen sevdesk-API-Token, danach überträgst du eine ausgestellte Rechnung mit einem Klick — mit Positionen, Steuersätzen und dem Empfänger als Kunde. Die Schritt-für-Schritt-Anleitung steht in Wie verbinde ich mein sevdesk-Konto?.
Zwei Zusatzfunktionen sind dabei jeweils optional und einzeln schaltbar:
- Zahlungen übernehmen. Wird eine übertragene Rechnung in sevdesk als vollständig bezahlt geführt, markiert Univents sie stündlich automatisch auch bei uns als bezahlt. Der Schalter ist standardmäßig aus. Nutze ihn nicht gleichzeitig mit dem DATEV-/BMD-Export oder dem Kontoauszug-Import für dieselben Rechnungen — sonst wird eine Zahlung doppelt erfasst. Teilzahlungen werden noch nicht übernommen.
- Kundenkontakte übertragen. Ein Klick legt alle Kunden, die schon einmal ein Angebot oder eine Rechnung von dir bekommen haben, in sevdesk an — ohne doppelte Eingabe. Reine Adressbuch-Einträge ohne Beleg werden nicht übertragen, bestehende Kontakte nie überschrieben.
bexio direkt verbinden
bexio ist die zweite direkte Anbindung, ebenfalls als Beta: Du meldest dich einmal mit deinem bexio-Konto an, danach überträgst du eine ausgestellte Rechnung mit einem Klick — mit Positionen, Steuersätzen und dem Empfänger als Kontakt. Die Schritt-für-Schritt-Anleitung inklusive Beta-Hinweis steht in bexio verbinden & nutzen.
bexio bietet dieselben zwei optionalen Zusatzfunktionen wie sevdesk (siehe oben): Zahlungen übernehmen und Kundenkontakte übertragen.
Lexware Office und BuchhaltungsButler
Diese beiden Karten siehst du im Verzeichnis mit dem Hinweis Bald verfügbar. Sie lassen sich heute noch nicht verbinden. Klicke auf der Karte auf Interesse melden — wir sammeln, welche Anbindung wie oft gebraucht wird, und melden uns bei dir, sobald deine startet.
Bis dahin führen vier Wege in die Buchhaltung: sevdesk oder bexio als direkte Übertragung, DATEV oder BMD als Datei. Frag bei deiner Steuerberatung nach, ob sie DATEV-Dateien einlesen kann — viele Kanzleien können das, auch wenn sie selbst mit einem anderen Programm arbeiten.
Zum Nachlesen, was die jeweilige Anbindung kann, sobald sie startet:
Häufige Fragen
Welche Rechnungen landen im Export? Nur festgeschriebene Ausgangsrechnungen im gewählten Zeitraum (Status ausgestellt, versendet, bezahlt oder überfällig). Entwürfe und stornierte Rechnungen sind ausgeschlossen — die Stornierung wird über die Gutschrift abgebildet.
Auf der Karte sehe ich nur eine Upgrade-Meldung — woran liegt das? Die Buchhaltungs-Anbindungen sind ab dem Growth-Plan enthalten. Auf kleineren Plänen steht dort ein Hinweis mit Upgrade-Option statt der Funktion.
Kann ich eine Rechnung ein zweites Mal exportieren? Ja, über die Option Re-Export: bereits exportierte Rechnungen einschließen. Standardmäßig sind bereits exportierte Rechnungen ausgeschlossen, damit nichts doppelt gebucht wird.
Kann ich Lexware Office oder BuchhaltungsButler über den Support freischalten lassen? Nein. Für diese Anbindungen gibt es aktuell keinen Weg — melde über die Karte dein Interesse, dann informieren wir dich, sobald es losgeht.
Was bedeutet „Beta" bei sevdesk und bexio? Du kannst beide bereits verbinden und nutzen. Wir sammeln aber noch Erfahrung mit echten Kundenkonten — prüf deshalb besonders bei den ersten übertragenen Belegen kurz, ob Betrag und Steuersatz stimmen.
Kann ich Datei-Export und direkte Übertragung gleichzeitig nutzen? Technisch ja, aber nicht für dieselben Rechnungen: Deine Buchhaltung bekäme denselben Beleg zweimal. Entscheide dich pro Rechnungskreis für einen Weg.
Möchtest du außerdem Rechnungsnummern-Kreise oder Preiskonditionen anpassen, die auch im Export erscheinen? Das steht im Artikel Dokumentnummern und Preiskonditionen.