Esportazioni e integrazioni contabili

Univents porta i dati delle tue fatture dove il tuo commercialista o il tuo software di contabilità ne ha bisogno. Ci sono due strade, e la differenza è importante:

• Esportazione di file. Scarichi un file CSV e lo passi a chi ne ha bisogno. È la strada per DATEV e BMD.
• Trasferimento diretto. Colleghi il tuo account contabile una sola volta, poi ogni fattura emessa passa con un clic. È la strada per sevdesk, bexio e Lexware Office.

Nel video vedi come collegare Lexware Office, sevdesk, bexio e BMD e come trasferire le fatture alla contabilità come documento.

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Qui sotto trovi anche i singoli passaggi da leggere con calma.

Panoramica: cosa è possibile oggi

Trovi tutte e sei sotto Integrazioni nella barra laterale sinistra. Arrivi su Tutte le integrazioni; clicca a sinistra sulla categoria Contabilità oppure digita il nome nel campo di ricerca. Con ← Tutte le integrazioni in alto a sinistra torni in qualsiasi momento all’elenco.

I collegamenti diretti (sevdesk, bexio, Lexware Office, BuchhaltungsButler) sono inclusi a partire dal piano Core. L’esportazione DATEV e BMD è invece inclusa a partire dal piano Growth. Con i piani inferiori la scheda mostra, al posto della funzione, un avviso con opzione di upgrade.

Impostare DATEV

L’esportazione DATEV non sostituisce un software di contabilità proprio: fornisce al tuo commercialista il file che serve per l’importazione nel software del suo studio.

1. Apri Integrazioni e poi la scheda DATEV.
2. In Credenziali DATEV inserisci il Numero consulente (7 cifre) e il Numero mandante (5 cifre) del tuo commercialista.
3. In Piano dei conti scegli tra SKR 03 e SKR 04 e imposta la Lunghezza dei conti contabili (4–8 cifre) e l’Inizio esercizio.
4. In Conti predefiniti inserisci il Conto debitore collettivo e i conti dei ricavi per IVA al 19 % e al 7 % — valori di riserva per i casi in cui sul contatto o sul prodotto non sia indicato un numero di conto specifico.
5. Clicca su Salva impostazioni.

Chiedi questi valori al tuo commercialista prima di inserirli: numeri di conto errati portano a richieste di chiarimento durante l’importazione.

Esportare un lotto di registrazioni

1. Sulla scheda DATEV, nella sezione Esporta lotto di registrazioni, scegli il periodo con Da e A (è preimpostato l’ultimo mese intero).
2. Clicca su Scarica CSV DATEV.
3. Univents scarica il file e contrassegna come esportate le fatture incluse.

L’esportazione contiene solo fatture emesse definitive con stato emessa, inviata, pagata o scaduta — le bozze sono escluse di proposito. Le fatture stornate non vengono esportate di nuovo, perché lo storno è rappresentato dalla nota di credito corrispondente. Le fatture già esportate vengono saltate in modo predefinito; se ti servono di nuovo, attiva Riesporta: includi le fatture già esportate — concordalo prima con il tuo commercialista per evitare doppie registrazioni.

Se mancano ancora Numero consulente, Numero mandante o Piano dei conti, Univents mostra in alto sulla scheda l’avviso Impostazioni DATEV mancanti con un link diretto alle impostazioni.

BMD NTCS

Per le aziende austriache c’è lo stesso percorso con il formato BMD: scegli il periodo, controlla l’anteprima, scarica il CSV. La guida completa, inclusi i conti dei ricavi e dei clienti, è nell’articolo Esportazione BMD.

Collegare sevdesk direttamente

sevdesk è il primo collegamento diretto: inserisci il tuo token API sevdesk personale, poi trasferisci una fattura emessa con un clic — con righe, aliquote fiscali e destinatario come cliente. La guida passo passo è in Come collego il mio account sevdesk?.

Novità: le fatture passano da sole. Non appena emetti o invii una fattura, Univents la registra automaticamente nella tua contabilità — non devi più pensarci. L’interruttore Trasferisci le fatture automaticamente si trova nella pagina di dettaglio del collegamento ed è A fin dall’inizio. Se preferisci controllare prima che qualcosa venga trasferito, disattivalo e continua a usare il pulsante sul documento. Se un trasferimento automatico non riesce, il motivo compare nel registro dei trasferimenti sottostante e puoi riavviarlo dal documento — la fattura viene comunque emessa normalmente.

Due ulteriori funzioni aggiuntive sono facoltative e si attivano singolarmente:

• Acquisisci i pagamenti. Se una fattura trasferita risulta in sevdesk come pagata per intero, Univents la contrassegna automaticamente come pagata anche da noi, ogni ora. L’interruttore è per impostazione predefinita Disattivato. Non usarlo contemporaneamente all’esportazione DATEV/BMD o all’importazione dell’estratto conto per le stesse fatture — altrimenti un pagamento viene registrato due volte. I pagamenti parziali non vengono ancora acquisiti.
• Trasferisci i contatti dei clienti. Con un clic tutti i clienti che hanno già ricevuto da te un preventivo o una fattura vengono creati in sevdesk — senza doppia immissione. Le semplici voci della rubrica senza documento non vengono trasferite, i contatti esistenti non vengono mai sovrascritti.

Collegare bexio direttamente

bexio è il secondo collegamento diretto: accedi una sola volta con il tuo account bexio, poi trasferisci una fattura emessa con un clic — con righe, aliquote fiscali e destinatario come contatto. La guida passo passo è in Collegare e usare bexio.

bexio offre le stesse due funzioni aggiuntive facoltative di sevdesk (vedi sopra): Acquisisci i pagamenti e Trasferisci i contatti dei clienti.

Collegare Lexware Office direttamente

Lexware Office (in precedenza lexoffice) è il terzo collegamento diretto: accedi una sola volta con il tuo account Lexware Office, poi trasferisci ogni fattura emessa con un clic — con righe, aliquote fiscali e destinatario come contatto. Sono supportate le aliquote 0 %, 7 % e 19 %; le fatture dei piccoli imprenditori ai sensi del § 19 UStG possono essere trasferite e lì vengono gestite come esenti da imposta. La guida passo passo è in Collegare Lexware Office.

Anche Lexware Office offre Acquisisci i pagamenti e Trasferisci i contatti dei clienti.

BuchhaltungsButler

Nell’elenco vedi questa scheda con l’avviso Disponibile a breve. Per ora non può ancora essere collegata. Clicca sulla scheda su Segnala interesse — raccogliamo quante volte serve ciascun collegamento e ti contatteremo non appena sarà attivo il tuo.

Fino ad allora ci sono cinque strade verso la contabilità: sevdesk, bexio o Lexware Office come trasferimento diretto, DATEV o BMD come file. Chiedi al tuo commercialista se può importare file DATEV — molti studi possono farlo, anche se lavorano con un altro programma.

Per approfondire:

• Collegare BuchhaltungsButler

Domande frequenti

Quali fatture finiscono nell’esportazione? Solo le fatture emesse definitive nel periodo scelto (stato emessa, inviata, pagata o scaduta). Le bozze e le fatture stornate sono escluse — lo storno è rappresentato dalla nota di credito.

Sulla scheda vedo solo un messaggio di upgrade: da cosa dipende? I collegamenti diretti (sevdesk, bexio, Lexware Office, BuchhaltungsButler) sono inclusi a partire da Core, l’esportazione DATEV e BMD a partire da Growth. Con i piani inferiori compare un avviso con opzione di upgrade al posto della funzione.

Posso esportare una fattura una seconda volta? Sì, con l’opzione Riesporta: includi le fatture già esportate. In modo predefinito le fatture già esportate sono escluse, così nulla viene registrato due volte.

Posso far attivare BuchhaltungsButler dal supporto? No. Per questo collegamento al momento non c’è nessuna possibilità — segnala il tuo interesse dalla scheda e ti informeremo non appena sarà disponibile.

Quale collegamento diretto fa al caso mio? sevdesk e Lexware Office sono diffusi in Germania, bexio in Svizzera. Tutti e tre trasferiscono fatture e contatti dei clienti e possono restituire lo stato del pagamento. I piccoli imprenditori ai sensi del § 19 UStG trasferiscono le loro fatture tramite Lexware Office — sevdesk e bexio non supportano questo caso fiscale.

Posso usare contemporaneamente esportazione di file e trasferimento diretto? Tecnicamente sì, ma non per le stesse fatture: la tua contabilità riceverebbe lo stesso documento due volte. Scegli una sola strada per ogni serie di fatture.

Vuoi inoltre modificare le serie di numerazione delle fatture o le condizioni di prezzo che compaiono anche nell’esportazione? Se ne parla nell’articolo Numeri documento e condizioni di prezzo.