Come collego il mio account sevdesk?

Con il collegamento a sevdesk trasferisci una fattura emessa nella tua contabilità con un solo clic, con tutte le righe, le aliquote IVA e il destinatario come cliente. Non inserisci nulla due volte e non devi ricopiare gli importi a mano.

Dove trovo il mio token API?

Colleghi sevdesk con un token del tuo account sevdesk:

1. Accedi a sevdesk.
2. Apri Impostazioni → Utenti e clicca sul tuo utente.
3. Scorri fino alla sezione Token API e copia il token.

Il token appartiene all’utente da cui lo copi. Le fatture trasferite da Univents compaiono in sevdesk sotto questo utente.

Collegare l’account

sevdesk è incluso a partire dal piano Core. Nei piani inferiori la scheda mostra, al posto del collegamento, un avviso con l’opzione di upgrade: in quel caso potrai collegare sevdesk solo dopo l’upgrade.

1. In Univents apri Integrazioni a sinistra.
2. Clicca a sinistra sulla categoria Contabilità (oppure digita il nome nel campo di ricerca).
3. Clicca su sevdesk.
4. Incolla il token nel campo Token API sevdesk.
5. Clicca su Verifica e salva.

Univents verifica subito il token con una richiesta innocua e lo salva solo se funziona. Se tutto va a buon fine, la scheda mostra Collegato.

Per collegare e scollegare servono le autorizzazioni per le impostazioni nel workspace.

Trasferire una fattura

1. Apri la fattura che vuoi trasferire.
2. Clicca in alto su Trasferisci alla contabilità.
3. Conferma nella finestra di dialogo con Trasferisci ora.

Univents crea la fattura in sevdesk con lo stato Aperta e ti mostra poi il numero del documento assegnato da sevdesk.

Per trasferire serve l’autorizzazione di modifica nell’area Finanze.

Da sapere:

• Vengono trasferite solo le fatture emesse. Le bozze e le fatture stornate non hanno il pulsante di trasferimento: non devono comparire nella tua contabilità.
• sevdesk assegna un proprio numero di documento. Il tuo numero Univents compare nel testo di intestazione della fattura, così puoi abbinare i due documenti.
• Il destinatario viene creato in sevdesk come cliente, con indirizzo, e-mail e numero di telefono se presenti, oppure riutilizzato se esiste già in modo univoco. Al documento successivo dello stesso cliente non viene creato un secondo contatto.
• Le fatture per piccole imprese ai sensi del § 19 UStG non possono ancora essere trasferite. Creale a mano in sevdesk.
• Vengono trasferite le aliquote IVA tedesche 0 %, 7 % e 19 %. Se una riga contiene un’aliquota diversa, ad esempio il 20 % per l’Austria, Univents te lo segnala prima del trasferimento e indica la riga interessata. Crea queste fatture a mano in sevdesk.
• Se il cliente è stato creato in sevdesk ma non è stato possibile registrare il suo Indirizzo, dopo il trasferimento la finestra di dialogo resta aperta con un avviso. La fattura è già in sevdesk: aggiungi semplicemente l’indirizzo lì, altrimenti il documento non può essere inviato.

Acquisire i pagamenti automaticamente

Se una fattura trasferita risulta in sevdesk come Pagato per intero, puoi far acquisire automaticamente il pagamento anche da noi.

1. Apri Integrazioni → Contabilità → sevdesk.
2. Attiva Acquisisci i pagamenti.

Da quel momento verifichiamo ogni ora se una fattura trasferita risulta pagata in sevdesk e la contrassegniamo come pagata anche in Univents. Le fatture già pagate o stornate da noi non vengono toccate.

Importante:

• Non usare questa opzione insieme all’importazione dell’estratto conto (riconciliazione dei pagamenti) per le stesse fatture. Altrimenti lo stesso pagamento viene registrato due volte: una dall’estratto conto e una da sevdesk.
• Vengono acquisite solo le fatture con pagamento Completo. I pagamenti parziali non vengono ancora considerati.
• Per impostazione predefinita l’opzione è Disattivata e vale per ogni singolo collegamento.

Per attivarla e disattivarla servono le autorizzazioni per le impostazioni nel workspace.

Trasferire i contatti dei clienti

Invece di creare ogni cliente singolarmente quando trasferisci una fattura, puoi anche trasferire tutti i tuoi clienti a sevdesk in una volta sola.

1. Apri Integrazioni → Contabilità → sevdesk.
2. Clicca su Trasferisci i contatti dei clienti.
3. Univents ti mostra quanti contatti verranno trasferiti. Conferma con Trasferisci ora.

Da sapere:

• Vengono trasferiti solo i contatti che sono destinatari di almeno un preventivo o una fattura. Le semplici voci della rubrica senza documento, ad esempio tutti quelli che ti hanno scritto una volta un’e-mail, vengono volutamente escluse da Univents.
• I contatti già collegati a sevdesk vengono saltati e conteggiati come «già collegati»: non viene creato un secondo contatto.
• Univents crea solo nuovi contatti; i contatti esistenti in sevdesk non vengono mai modificati.
• Il trasferimento viene eseguito in background con un indicatore di avanzamento. Nel frattempo puoi lasciare la pagina.
• Se interrompi il trasferimento, i contatti già creati restano in sevdesk e l’operazione non può essere annullata.

Per avviare e interrompere servono le autorizzazioni per le impostazioni nel workspace.

Se qualcosa va storto

Nella pagina Integrazioni → Contabilità → sevdesk, sotto Trasferimenti, trovi gli ultimi documenti con il relativo stato e, se qualcosa non ha funzionato, il motivo in chiaro. Motivi tipici:

• Token non più accettato: il token è stato revocato in sevdesk oppure l’utente è stato eliminato. Ottieni un nuovo token e inseriscilo con Sostituisci chiave.
• nessun destinatario: alla fattura non è assegnato nessun cliente. Inseriscilo e trasferisci di nuovo.
• Caso fiscale non supportato: la fattura utilizza il § 19 UStG o l’inversione contabile. Creala a mano in sevdesk.

Trasferire di nuovo una fattura

Se apri la finestra di dialogo per una fattura già trasferita, vedi il numero del documento di sevdesk e una casella aggiuntiva. Selezionala solo se vuoi davvero creare un secondo documento in sevdesk: dovrai poi eliminare tu stesso il primo direttamente lì.

Scollegare

Clicca su Scollega nella scheda. Il tuo token viene eliminato da Univents. Le fatture già trasferite restano in sevdesk; nuovi trasferimenti saranno possibili solo dopo un nuovo collegamento.

Domande frequenti

Le fatture vengono trasferite automaticamente? No. Ogni trasferimento è un clic consapevole. È voluto: sei tu a decidere cosa finisce nella tua contabilità.

I miei clienti vengono trasferiti automaticamente? Quando trasferisci una fattura, solo il suo destinatario, nel momento in cui trasferisci. Se vuoi creare più clienti in una volta sola, usa Trasferisci i contatti dei clienti, descritto sopra.

Vengono trasferiti anche preventivi o documenti di trasporto (DDT)? No, solo le fatture.

I pagamenti vengono riportati da sevdesk? Solo se lo attivi. Per impostazione predefinita no: per farlo attiva Acquisisci i pagamenti (vedi sopra).

Posso collegare più account sevdesk? No, per ogni workspace è possibile un solo collegamento.

Nella scheda vedo solo un avviso di upgrade: da cosa dipende? sevdesk è incluso a partire dal piano Core. Nei piani inferiori Univents mostra lì un avviso con l’opzione di upgrade al posto della funzione di collegamento.

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