Cómo conecto mi cuenta de sevdesk?

Con la conexión de sevdesk envías una factura emitida a tu contabilidad con un solo clic, con todas las líneas, los tipos de IVA y el destinatario como cliente. No introduces nada por duplicado y no tienes que copiar importes a mano.

¿Dónde encuentro mi token de API?

Conectas sevdesk con un token de tu propia cuenta de sevdesk:

1. Inicia sesión en sevdesk.
2. Abre Ajustes → Usuario y haz clic en tu usuario.
3. Desplázate hasta la sección Token de API y copia el token.

El token pertenece al usuario con el que lo obtienes. Las facturas que Univents envía aparecen en sevdesk bajo ese usuario.

Conectar la cuenta

sevdesk está incluido a partir del plan Core. En los planes inferiores, la tarjeta muestra un aviso con la opción de actualizar el plan en lugar de la conexión: en ese caso, solo podrás conectar sevdesk después de actualizar.

1. En Univents, abre Integraciones en el menú de la izquierda.
2. Haz clic a la izquierda en la categoría Contabilidad (o escribe el nombre en el campo de búsqueda).
3. Haz clic en sevdesk.
4. Pega tu token en el campo Token de API de sevdesk.
5. Haz clic en Comprobar y guardar.

Univents comprueba el token de inmediato con una consulta inofensiva y solo lo guarda si funciona. Si todo va bien, la tarjeta muestra Conectado.

Para conectar y desconectar necesitas permisos de ajustes en el workspace.

Enviar una factura

1. Abre la factura que quieras enviar.
2. Haz clic arriba en Enviar a contabilidad.
3. Confirma en el cuadro de diálogo con Enviar ahora.

Univents crea la factura en sevdesk con el estado Abierto y, a continuación, te muestra el número de documento que ha asignado sevdesk.

Para enviar necesitas el permiso de edición en el área de Finanzas.

Importante:

• Solo se envían las facturas emitidas. Los borradores y las facturas anuladas no tienen botón de envío: tampoco deberían aparecer en tu contabilidad.
• sevdesk asigna su propio número de documento. Tu número de Univents figura en el texto de cabecera de la factura para que puedas relacionar ambos documentos.
• El destinatario se crea en sevdesk como cliente, con dirección, correo electrónico y número de teléfono si los tienes registrados, o se reutiliza si ya existe allí de forma inequívoca. En el siguiente documento del mismo cliente no se crea un segundo contacto.
• Las facturas de pequeño empresario según el § 19 UStG todavía no se pueden enviar. Créalas a mano en sevdesk.
• Se envían los tipos de IVA alemanes: 0 %, 7 % y 19 %. Si una línea contiene otro tipo, por ejemplo un 20 % para Austria, Univents te lo indica antes del envío y señala la línea afectada. Crea esas facturas a mano en sevdesk.
• Si el cliente se creó en sevdesk pero no se pudo guardar su Dirección, el cuadro de diálogo permanece abierto después del envío con un aviso. La factura ya está en sevdesk: añade allí la dirección, de lo contrario no se podrá enviar el documento.

Importar pagos automáticamente

Si una factura enviada figura en sevdesk como Pagado por completo, puedes hacer que ese estado se importe también automáticamente a Univents.

1. Abre Integraciones → Contabilidad → sevdesk.
2. Activa Importar pagos.

A partir de ese momento comprobamos cada hora si una factura enviada consta como pagada en sevdesk y, en ese caso, la marcamos también como pagada en Univents. Las facturas que en Univents ya están pagadas o anuladas no se tocan.

Importante:

• No uses esta opción junto con la importación de extractos bancarios (conciliación de pagos) para las mismas facturas. De lo contrario, el mismo pago se registraría dos veces: una desde el extracto bancario y otra desde sevdesk.
• Solo se importan las facturas con pago Completo. Los pagos parciales todavía no se tienen en cuenta.
• La opción viene Desactivada por defecto y se aplica a cada conexión.

Para activarla y desactivarla necesitas permisos de ajustes en el workspace.

Enviar contactos de clientes

En lugar de crear cada cliente por separado al enviar una factura, también puedes enviar todos tus clientes a sevdesk de una sola vez.

1. Abre Integraciones → Contabilidad → sevdesk.
2. Haz clic en Enviar contactos de clientes.
3. Univents te muestra cuántos contactos se van a enviar. Confirma con Enviar ahora.

Importante:

• Solo se envían los contactos que son destinatarios de al menos un presupuesto o una factura. Las entradas de la libreta de direcciones sin ningún documento, por ejemplo las de todas las personas que te han escrito alguna vez un correo, Univents las omite a propósito.
• Los contactos que ya están vinculados con sevdesk se omiten y se cuentan como «ya vinculados»: no se crea un segundo contacto.
• Univents solo crea contactos nuevos; los contactos que ya existen en sevdesk no se modifican nunca.
• El envío se ejecuta en segundo plano con un indicador de progreso. Mientras tanto puedes salir de la página.
• Si cancelas el envío, los contactos que ya se hayan creado permanecen en sevdesk y esto no se puede deshacer.

Para iniciar y cancelar el envío necesitas permisos de ajustes en el workspace.

Si algo sale mal

En la página Integraciones → Contabilidad → sevdesk, en Envíos, encontrarás los últimos documentos con su estado y, si algo ha fallado, el motivo explicado en lenguaje claro. Motivos habituales:

• Token ya no aceptado: el token se retiró en sevdesk o se eliminó el usuario. Consigue un token nuevo e introdúcelo con Sustituir clave.
• sin destinatario: la factura no tiene ningún cliente asignado. Asígnale uno y vuelve a enviarla.
• Caso fiscal no compatible: la factura utiliza el § 19 UStG o la inversión del sujeto pasivo. Créala a mano en sevdesk.

Volver a enviar una factura

Si abres el cuadro de diálogo de una factura que ya se ha enviado, verás el número de documento de sevdesk y una casilla adicional. Márcala solo si de verdad quieres crear un segundo documento en sevdesk; el primero tendrás que eliminarlo tú mismo allí.

Desconectar

Haz clic en Desconectar en la tarjeta. Tu token se elimina de Univents. Las facturas ya enviadas permanecen en sevdesk; los nuevos envíos solo serán posibles de nuevo después de volver a conectar la cuenta.

Preguntas frecuentes

¿Las facturas se envían automáticamente? No. Cada envío es un clic deliberado. Es intencionado: tú decides qué llega a tu contabilidad.

¿Mis clientes se envían automáticamente? Al enviar una factura, solo se envía su destinatario, en el momento en que la envías. Si quieres crear varios clientes de una vez, usa Enviar contactos de clientes, más arriba.

¿Se envían presupuestos o albaranes? No, solo facturas.

¿Se notifican a Univents los pagos de sevdesk? Solo si lo activas. Por defecto no: para ello, activa Importar pagos (véase más arriba).

¿Puedo conectar varias cuentas de sevdesk? No, cada workspace admite una única conexión.

En la tarjeta solo veo un aviso de actualización de plan. ¿A qué se debe? sevdesk está incluido a partir del plan Core. En los planes inferiores, Univents muestra ahí un aviso con la opción de actualizar el plan en lugar de la función de conexión.

¿Y bexio, Lexware Office o BuchhaltungsButler? bexio y Lexware Office también están disponibles; consulta Conectar y usar bexio y Conectar Lexware Office. Solo BuchhaltungsButler sigue en preparación. Encontrarás los detalles en el artículo Exportaciones e integraciones de contabilidad.