Exportaciones e integraciones de contabilidad
Después de leer este artículo sabrás qué vía lleva hoy tus facturas a la contabilidad —exportación de archivo (DATEV, BMD) o transferencia directa (sevdesk, bexio)— y qué debes configurar para ello.
Univents lleva los datos de tus facturas allí donde tu asesoría fiscal o tu software de contabilidad los necesita. Hay dos vías, y la diferencia es importante:
- Exportación de archivo. Descargas un archivo CSV y se lo pasas a quien corresponda. Es la vía para DATEV y BMD.
- Transferencia directa. Conectas tu cuenta de contabilidad una sola vez y, a partir de entonces, cada factura emitida pasa con un clic. Es la vía para sevdesk, bexio y Lexware Office.
En el vídeo ves cómo conectar Lexware Office, sevdesk, bexio y BMD y cómo transferir facturas como documentos a tu contabilidad.
Los pasos concretos los tienes también por escrito más abajo.
Resumen: qué funciona hoy
| Proveedor | Tipo | Estado | Qué se transfiere |
|---|---|---|---|
| DATEV | Exportación de archivo (CSV EXTF) | Disponible | Facturas emitidas como lote de asientos |
| BMD NTCS | Exportación de archivo (CSV) | Disponible | Facturas emitidas como lote de asientos |
| sevdesk | Transferencia directa | Disponible | Facturas, contactos de clientes y, opcionalmente, el estado de pago de vuelta |
| bexio | Transferencia directa | Disponible | Facturas, contactos de clientes y, opcionalmente, el estado de pago de vuelta |
| Lexware Office | Transferencia directa | Disponible | Facturas, contactos de clientes y, opcionalmente, el estado de pago de vuelta |
| BuchhaltungsButler | Transferencia directa | En preparación | — |
Encontrarás las seis en Integraciones, en la barra lateral izquierda. Llegas a Todas las integraciones; haz clic a la izquierda en la categoría Contabilidad o escribe el nombre en el campo de búsqueda. Con ← Todas las integraciones, arriba a la izquierda, vuelves al directorio en cualquier momento.
Las conexiones directas (sevdesk, bexio, Lexware Office, BuchhaltungsButler) están incluidas a partir del plan Core. La exportación a DATEV y BMD sigue incluida a partir del plan Growth. En planes inferiores, la tarjeta muestra un aviso con la opción de mejorar de plan en lugar de la función.
Configurar los ajustes de DATEV
La exportación a DATEV no sustituye a un software de contabilidad propio: entrega a tu asesoría fiscal el archivo que necesita para importarlo en el software de su despacho.
- Abre Integraciones y, después, la tarjeta DATEV.
- En Credenciales de DATEV, introduce el Número de asesor (7 dígitos) y el Número de mandante (5 dígitos) de tu asesoría fiscal.
- En Plan contable, elige entre SKR 03 y SKR 04, y define la Longitud de las cuentas (4–8 dígitos) y el Inicio del ejercicio fiscal.
- En Cuentas predeterminadas, introduce la Cuenta de deudor colectivo y las cuentas de ingresos para el 19 % y el 7 % de IVA: son valores de reserva para cuando el contacto o el producto no tienen un número de cuenta propio.
- Haz clic en Guardar ajustes.
Pide estos valores a tu asesoría fiscal antes de introducirlos: unos números de cuenta incorrectos provocan consultas durante la importación.
Exportar un lote de asientos
- En la tarjeta de DATEV, en la sección Exportar lote de asientos, elige el periodo con Desde y Hasta (por defecto aparece el último mes completo).
- Haz clic en Descargar CSV de DATEV.
- Univents descarga el archivo y marca como exportadas las facturas incluidas.
La exportación solo contiene facturas emitidas ya confirmadas, con estado emitida, enviada, pagada o vencida; los borradores quedan fuera a propósito. Las facturas anuladas no se vuelven a exportar, porque la anulación se refleja mediante la nota de crédito correspondiente. Univents omite por defecto las facturas ya exportadas; si necesitas exportarlas de nuevo, activa Reexportar: incluir facturas ya exportadas (consúltalo antes con tu asesoría fiscal para evitar asientos duplicados).
Si aún faltan el número de asesor, el número de mandante o el plan contable, Univents muestra arriba en la tarjeta el aviso Faltan los ajustes de DATEV, con un enlace directo a los ajustes.
BMD NTCS
Para las empresas austriacas existe la misma vía con el formato BMD: elige el periodo, revisa la vista previa y descarga el CSV. La guía completa, incluidas las cuentas de ingresos y de clientes, está en el artículo Exportación a BMD.
Conectar sevdesk directamente
sevdesk es la primera conexión directa: guardas tu propio token de API de sevdesk y, a partir de entonces, transfieres una factura emitida con un clic, con sus líneas, tipos impositivos y el destinatario como cliente. La guía paso a paso está en ¿Cómo conecto mi cuenta de sevdesk?.
Novedad: las facturas pasan solas. En cuanto emites o envías una factura, Univents la crea automáticamente en tu contabilidad, sin que tengas que acordarte. El interruptor Transferir facturas automáticamente está en la página de detalle de la conexión y viene en Para desde el principio. Si prefieres revisar antes de que pase nada, desactívalo y sigue usando el botón en el documento. Si una transferencia automática falla, el motivo aparece en el registro de transferencias que hay debajo y puedes volver a lanzarla desde el documento; la factura se emite con normalidad de todos modos.
Hay otras dos funciones adicionales, ambas opcionales y que se activan por separado:
- Importar pagos. Cuando una factura transferida figura en sevdesk como pagada por completo, Univents la marca automáticamente como pagada también aquí, cada hora. El interruptor viene Desactivado por defecto. No lo uses a la vez que la exportación a DATEV/BMD ni la importación de extractos bancarios para las mismas facturas; de lo contrario, un pago se registraría dos veces. Los pagos parciales aún no se importan.
- Enviar contactos de clientes. Con un clic se crean en sevdesk todos los clientes que alguna vez han recibido de ti un presupuesto o una factura, sin introducir nada dos veces. Las entradas de la libreta de direcciones sin ningún documento no se transfieren y los contactos existentes nunca se sobrescriben.
Conectar bexio directamente
bexio es la segunda conexión directa: inicias sesión una vez con tu cuenta de bexio y, a partir de entonces, transfieres una factura emitida con un clic, con sus líneas, tipos impositivos y el destinatario como contacto. La guía paso a paso está en Conectar y usar bexio.
bexio ofrece las mismas dos funciones adicionales opcionales que sevdesk (ver arriba): Importar pagos y Enviar contactos de clientes.
Conectar Lexware Office directamente
Lexware Office (antes lexoffice) es la tercera conexión directa: inicias sesión una vez con tu cuenta de Lexware Office y, a partir de entonces, transfieres cada factura emitida con un clic, con sus líneas, tipos impositivos y el destinatario como contacto. Se admiten los tipos impositivos del 0 %, 7 % y 19 %; las facturas de pequeños empresarios según el § 19 UStG se pueden transferir y allí se registran como exentas de impuestos. La guía paso a paso está en Conectar Lexware Office.
Lexware Office también ofrece Importar pagos y Enviar contactos de clientes.
BuchhaltungsButler
Verás esta tarjeta en el directorio con el aviso Próximamente. Todavía no se puede conectar. Haz clic en Mostrar interés en la tarjeta: recopilamos cuántas veces se necesita cada conexión y te avisaremos en cuanto esté disponible la tuya.
Hasta entonces, hay cinco vías hacia la contabilidad: sevdesk, bexio o Lexware Office como transferencia directa, y DATEV o BMD como archivo. Pregunta a tu asesoría fiscal si puede leer archivos de DATEV: muchos despachos pueden, aunque ellos mismos trabajen con otro programa.
Para saber más:
Preguntas frecuentes
¿Qué facturas acaban en la exportación? Solo las facturas emitidas ya confirmadas dentro del periodo elegido (estado emitida, enviada, pagada o vencida). Los borradores y las facturas anuladas quedan excluidos: la anulación se refleja mediante la nota de crédito.
En la tarjeta solo veo un aviso de mejora de plan. ¿A qué se debe? Las conexiones directas (sevdesk, bexio, Lexware Office, BuchhaltungsButler) están incluidas a partir de Core, y la exportación a DATEV y BMD, a partir de Growth. En planes inferiores aparece un aviso con la opción de mejorar de plan en lugar de la función.
¿Puedo exportar una factura por segunda vez? Sí, con la opción Reexportar: incluir facturas ya exportadas. Por defecto, las facturas ya exportadas están excluidas para que nada se contabilice dos veces.
¿Puede el soporte activarme BuchhaltungsButler? No. Para esta conexión no hay ahora mismo ninguna vía: muestra tu interés desde la tarjeta y te avisaremos en cuanto esté disponible.
¿Qué conexión directa me conviene? sevdesk y Lexware Office están muy extendidos en Alemania; bexio, en Suiza. Las tres transfieren facturas y contactos de clientes y pueden devolver el estado de pago. Los pequeños empresarios según el § 19 UStG transfieren sus facturas a través de Lexware Office: sevdesk y bexio no admiten este supuesto fiscal.
¿Puedo usar a la vez la exportación de archivo y la transferencia directa? Técnicamente sí, pero no para las mismas facturas: tu contabilidad recibiría el mismo documento dos veces. Elige una vía para cada serie de facturas.
¿Quieres además ajustar las series de numeración de facturas o las condiciones de precio que también aparecen en la exportación? Eso se explica en el artículo Números de documento y condiciones de precio.