Cómo conecto mi cuenta de Lexware Office?

Lexware Office (el software se llamaba antes lexoffice) es una de las soluciones de contabilidad más extendidas en Alemania. Con la conexión envías una factura emitida a tu contabilidad con un solo clic, con todas las líneas, los tipos de IVA y el destinatario como contacto. No mantienes nada por duplicado y no tienes que teclear importes.

Conectar la cuenta

Lexware Office está incluido a partir del plan Core. En los planes inferiores, la tarjeta muestra un aviso con opción de mejora de plan en lugar de la conexión; en ese caso, Lexware Office solo se puede conectar después de mejorar el plan.

1. En Univents, abre Integraciones en el menú de la izquierda.
2. Haz clic a la izquierda en la categoría Contabilidad (o escribe el nombre en el campo de búsqueda).
3. Haz clic en Lexware Office.
4. Haz clic en Conectar con Lexware Office. Se te redirigirá a Lexware Office.
5. Inicia sesión allí y confirma el acceso.
6. Vuelves a Univents y la tarjeta muestra ahora Conectado.

No necesitas ni Client ID ni Client Secret: el inicio de sesión se realiza a través de nuestro acceso.

Si la tarjeta muestra en cambio Configuración pendiente, todavía nos faltan credenciales técnicas para esta conexión. Es un caso especial poco frecuente y no tiene nada que ver con tu tarifa. En ese caso, ponte en contacto con nosotros mediante el botón de ayuda de la app.

Para conectar y desconectar necesitas permisos de ajustes en el workspace.

Enviar una factura

1. Abre la factura que quieres enviar.
2. Haz clic arriba en Enviar a contabilidad.
3. Confirma en el cuadro de diálogo con Enviar ahora.

Para enviar necesitas el permiso de edición en el área de Finanzas.

Importante:

• Solo se envían las facturas emitidas. Los borradores y las facturas anuladas no tienen botón de envío.
• Lexware Office asigna su propio número de documento. Tu número de Univents aparece en el título de la factura, para que puedas relacionar ambos documentos.
• Se admiten los tipos de IVA del 0 %, 7 % y 19 %. Si una línea tiene otro tipo, el envío se interrumpe con un aviso: corrige la línea y vuelve a enviar.
• Los pequeños empresarios según el § 19 UStG están soportados. Si el documento está marcado como factura de pequeño empresario y todas las líneas están al 0 %, Univents lo envía como exento de impuestos conforme al régimen de pequeños empresarios. De las tres conexiones directas, Lexware Office es la única que admite este caso fiscal.
• La inversión del sujeto pasivo (§ 13b, entrega intracomunitaria) todavía no se puede enviar. Este tipo de facturas las tienes que crear a mano en Lexware Office.
• El destinatario se crea como contacto en Lexware Office o, si ya existe allí de forma inequívoca, se reutiliza. Con el siguiente documento del mismo cliente no se crea un segundo contacto.
• Se envían las facturas. Los presupuestos y los albaranes se quedan en Univents.

Importar pagos automáticamente

Si una factura enviada figura en Lexware Office como Pagado por completo, puedes hacer que también se importe automáticamente a Univents.

1. Abre Integraciones → Contabilidad → Lexware Office.
2. Activa Importar pagos.

A partir de ese momento comprobamos cada hora si una factura enviada figura como pagada en Lexware Office y, en ese caso, la marcamos también como pagada en Univents. Las facturas que en Univents ya están pagadas o anuladas no las tocamos.

Importante:

• No uses este interruptor junto con la importación de extractos bancarios (conciliación de pagos) para las mismas facturas. De lo contrario, el mismo pago se registra dos veces: una desde el extracto bancario y otra desde Lexware Office.
• Solo se importan las facturas pagadas por completo. Los pagos parciales todavía no se tienen en cuenta.
• El estado por defecto es Desactivada y se aplica por conexión.

Para activarlo y desactivarlo necesitas permisos de ajustes en el workspace.

Enviar contactos de clientes

En lugar de crear cada cliente por separado al enviar una factura, también puedes enviar todos tus clientes a Lexware Office de una vez.

1. Abre Integraciones → Contabilidad → Lexware Office.
2. Haz clic en Enviar contactos de clientes.
3. Univents te muestra cuántos contactos se van a enviar. Confirma con Enviar ahora.

Importante:

• Solo se envían los contactos que son destinatarios de al menos un presupuesto o una factura. Las entradas de la libreta de direcciones sin ningún documento, como todas las personas que alguna vez te escribieron un correo, Univents las omite deliberadamente.
• Los contactos que ya están vinculados con Lexware Office se omiten y se cuentan como «ya vinculado»: no se crea un segundo contacto.
• Univents solo crea contactos nuevos; los contactos existentes en Lexware Office nunca se modifican.
• El envío se ejecuta en segundo plano con un indicador de progreso. Puedes salir de la página mientras tanto.
• Si cancelas el envío, los contactos que ya se hayan creado en Lexware Office se mantienen, y eso no se puede deshacer.

Para iniciar y cancelar necesitas permisos de ajustes en el workspace.

Si algo sale mal

En la página Integraciones → Contabilidad → Lexware Office encontrarás, en Envíos, los últimos documentos con su estado y, si algo no ha funcionado, el motivo en lenguaje claro. Motivos habituales:

• Tipo de IVA no admitido: la línea indicada tiene un tipo distinto del 0 %, 7 % o 19 %. Corrige la línea y vuelve a enviar.
• Caso fiscal no admitido: la factura usa la inversión del sujeto pasivo, o una línea está al 0 % sin la marca de pequeño empresario. Corrige el documento o créalo a mano.
• Conexión caducada: la autorización en Lexware Office ha caducado. Haz clic en Volver a conectar en la tarjeta.
• sin destinatario: la factura no tiene ningún cliente asignado. Indícalo y vuelve a enviar.

Volver a enviar una factura

Si abres el cuadro de diálogo de una factura que ya se ha enviado, verás el número de documento de Lexware Office y una casilla adicional. Márcala solo si de verdad quieres crear un segundo documento en Lexware Office; en ese caso, tendrás que eliminar tú mismo el primero allí.

Desconectar

Haz clic en Desconectar en la tarjeta. Las facturas ya enviadas se mantienen en Lexware Office; para volver a enviar facturas nuevas tendrás que establecer primero una nueva conexión.

Preguntas frecuentes

¿Las facturas se envían automáticamente? No. Cada envío es un clic deliberado. Es a propósito: tú decides qué llega a tu contabilidad.

¿Mis contactos se sincronizan en segundo plano? No automáticamente. Al enviar una factura solo se envía su destinatario. Si quieres crear varios contactos de una vez, usa Enviar contactos de clientes, más arriba.

¿Se envían presupuestos o albaranes? No, solo facturas.

¿Se comunican de vuelta los pagos desde Lexware Office? Solo si lo activas. Por defecto no: para ello, activa Importar pagos (consulta más arriba).

¿Puedo conectar varias cuentas de Lexware Office? No, solo es posible una conexión por workspace.

En la tarjeta solo veo un aviso de mejora de plan. ¿A qué se debe? Lexware Office está incluido a partir del plan Core. En los planes inferiores, Univents muestra ahí un aviso con opción de mejora de plan en lugar de la función de conexión.

Hasta ahora uso la exportación a DATEV. ¿Sigo necesitándola? Ambas funcionan a la vez. La exportación a DATEV es un archivo para tu asesoría fiscal; la conexión con Lexware Office es un vínculo continuo con tu propia contabilidad. Encontrarás los detalles en el artículo Exportaciones e integraciones de contabilidad.

¿Y BuchhaltungsButler? BuchhaltungsButler sigue en preparación. Lexware Office, sevdesk y bexio se pueden conectar; DATEV y BMD están disponibles como exportación de archivos.