Hoe koppel ik mijn Lexware Office-account?

Lexware Office (de software heette vroeger lexoffice) is een van de meest gebruikte boekhoudoplossingen in Duitsland. Met de koppeling draag je een uitgegeven factuur met één klik over naar je boekhouding, inclusief alle regels, btw-tarieven en de ontvanger als contact. Je hoeft niets dubbel bij te houden en typt geen bedragen over.

Account koppelen

Lexware Office is inbegrepen vanaf het Core-plan. Bij kleinere plannen toont de kaart in plaats van de koppeling een melding met upgradeoptie. Lexware Office kun je dan pas na een upgrade koppelen.

1. Open in Univents links Integraties.
2. Klik links op de categorie Boekhouding (of typ de naam in het zoekveld).
3. Klik op Lexware Office.
4. Klik op Koppelen met Lexware Office. Je wordt doorgestuurd naar Lexware Office.
5. Log daar in en bevestig de toegang.
6. Je komt weer terug in Univents. De kaart toont nu Gekoppeld.

Je hebt geen Client ID of Client Secret nodig. Het inloggen loopt via onze eigen toegang.

Toont de kaart in plaats daarvan Configuratie in afwachting, dan ontbreken er bij ons nog technische toegangsgegevens voor deze koppeling. Dat is een zeldzaam uitzonderingsgeval dat niets met je abonnement te maken heeft. Neem in dat geval contact met ons op via de hulpknop in de app.

Om te koppelen en de koppeling te verbreken heb je machtigingen voor instellingen in de workspace nodig.

Een factuur overdragen

1. Open de factuur die je wilt overdragen.
2. Klik bovenaan op Overdragen naar boekhouding.
3. Bevestig in het dialoogvenster met Nu overdragen.

Om over te dragen heb je de machtiging om te bewerken in het onderdeel Financiën nodig.

Goed om te weten:

• Alleen uitgegeven facturen worden overgedragen. Concepten en geannuleerde facturen hebben geen overdraagknop.
• Lexware Office geeft zelf een documentnummer uit. Je Univents-nummer staat in de titel van de factuur, zodat je beide documenten aan elkaar kunt koppelen.
• De btw-tarieven 0 %, 7 % en 19 % worden ondersteund. Heeft een regel een ander tarief, dan wordt de overdracht afgebroken met een melding. Corrigeer dan de regel en draag opnieuw over.
• Kleine ondernemers volgens § 19 UStG worden ondersteund. Is het document aangemerkt als factuur van een kleine ondernemer en staan alle regels op 0 %, dan draagt Univents het over als btw-vrij volgens de kleineondernemersregeling. Van de drie directe koppelingen kan alleen Lexware Office deze btw-situatie verwerken.
• Btw-verlegging (§ 13b, intracommunautaire levering) kan nog niet worden overgedragen. Zulke facturen maak je handmatig aan in Lexware Office.
• De ontvanger wordt in Lexware Office als contact aangemaakt of, als die daar al eenduidig bestaat, hergebruikt. Bij het volgende document van dezelfde klant ontstaat geen tweede contact.
• Overgedragen worden facturen. Offertes en pakbonnen blijven in Univents.

Betalingen automatisch overnemen

Wordt een overgedragen factuur in Lexware Office als Volledig betaald aangemerkt, dan kun je die status automatisch ook bij ons laten overnemen.

1. Open Integraties → Boekhouding → Lexware Office.
2. Schakel Betalingen overnemen in.

Vanaf dat moment controleren we elk uur of een overgedragen factuur in Lexware Office als betaald geldt, en markeren we die dan ook in Univents als betaald. Facturen die bij ons al betaald of geannuleerd zijn, laten we daarbij ongemoeid.

Belangrijk:

• Gebruik deze schakelaar niet samen met de import van bankafschriften (betalingsafstemming) voor dezelfde facturen. Anders wordt dezelfde betaling dubbel geregistreerd: één keer vanuit het bankafschrift en één keer vanuit Lexware Office.
• Overgenomen worden alleen facturen die Volledig betaald zijn. Deelbetalingen houden we nog niet in aanmerking.
• De schakelaar staat standaard op Uitgeschakeld en geldt per koppeling.

Om de schakelaar in en uit te schakelen heb je machtigingen voor instellingen in de workspace nodig.

Klantcontacten overdragen

In plaats van elke klant afzonderlijk aan te maken bij het overdragen van een factuur, kun je je klanten ook in één keer overdragen naar Lexware Office.

1. Open Integraties → Boekhouding → Lexware Office.
2. Klik op Klantcontacten overdragen.
3. Univents laat zien hoeveel contacten worden overgedragen. Bevestig met Nu overdragen.

Goed om te weten:

• Alleen contacten die ontvanger van minstens één offerte of factuur zijn, worden overgedragen. Pure adresboekitems zonder document, zoals iedereen die je ooit een e-mail heeft gestuurd, laat Univents bewust weg.
• Contacten die al aan Lexware Office gekoppeld zijn, worden overgeslagen en geteld als „al gekoppeld”. Er ontstaat geen tweede contact.
• Univents maakt alleen nieuwe contacten aan. Bestaande contacten in Lexware Office worden nooit gewijzigd.
• De overdracht loopt op de achtergrond met een voortgangsindicator. Je kunt de pagina intussen verlaten.
• Breek je de overdracht af, dan blijven contacten die al zijn aangemaakt in Lexware Office bestaan. Dat kun je niet ongedaan maken.

Om te starten en af te breken heb je machtigingen voor instellingen in de workspace nodig.

Als er iets misgaat

Op de pagina Integraties → Boekhouding → Lexware Office vind je onder Overdrachten de laatste documenten met status en, als er iets niet gelukt is, de reden in duidelijke taal. Typische redenen:

• Btw-tarief niet ondersteund: de genoemde regel heeft een ander tarief dan 0 %, 7 % of 19 %. Corrigeer de regel en draag opnieuw over.
• Btw-situatie wordt niet ondersteund: de factuur maakt gebruik van btw-verlegging, of een regel staat op 0 % zonder dat de factuur als factuur van een kleine ondernemer is aangemerkt. Corrigeer het document of maak het handmatig aan.
• Koppeling verlopen: de toestemming bij Lexware Office is verlopen. Klik op de kaart op Opnieuw koppelen.
• geen ontvanger: aan de factuur is geen klant gekoppeld. Vul die in en draag opnieuw over.

Een factuur opnieuw overdragen

Open je het dialoogvenster bij een factuur die al is overgedragen, dan zie je het documentnummer uit Lexware Office en een extra vinkje. Zet dat alleen aan als je echt een tweede document in Lexware Office wilt aanmaken. Het eerste document moet je dan zelf daar verwijderen.

Koppeling verbreken

Klik op de kaart op Koppeling verbreken. Facturen die al zijn overgedragen, blijven in Lexware Office bestaan. Nieuwe overdrachten zijn pas weer mogelijk na een nieuwe koppeling.

Veelgestelde vragen

Worden facturen automatisch overgedragen? Nee. Elke overdracht is een bewuste klik. Dat is opzet: jij beslist wat er in je boekhouding terechtkomt.

Worden mijn contacten op de achtergrond gesynchroniseerd? Niet automatisch. Bij het overdragen van een factuur wordt alleen de ontvanger daarvan verstuurd. Wil je meerdere contacten in één keer aanmaken, gebruik dan hierboven Klantcontacten overdragen.

Worden offertes of pakbonnen overgedragen? Nee, alleen facturen.

Worden betalingen uit Lexware Office teruggemeld? Alleen als je dat inschakelt. Standaard niet. Activeer daarvoor Betalingen overnemen (zie hierboven).

Kan ik meerdere Lexware Office-accounts koppelen? Nee, per workspace is één koppeling mogelijk.

Op de kaart zie ik alleen een upgrademelding. Hoe komt dat? Lexware Office is inbegrepen vanaf het Core-plan. Bij kleinere plannen toont Univents daar een melding met upgradeoptie in plaats van de koppelfunctie.

Ik gebruik tot nu toe de DATEV-export. Heb ik die nog nodig? Beide kunnen naast elkaar worden gebruikt. De DATEV-export is een bestand voor je belastingadviseur, de Lexware Office-koppeling is een doorlopende verbinding met je eigen boekhouding. Details vind je in het artikel Boekhoudexports en -integraties.

En BuchhaltungsButler? BuchhaltungsButler is nog in voorbereiding. Lexware Office, sevdesk en bexio kun je koppelen, DATEV en BMD zijn beschikbaar als bestandsexport.