Boekhoudexports en -integraties
Na het lezen weet je welke weg je facturen vandaag naar de boekhouding brengt — bestandsexport (DATEV, BMD) of directe overdracht (sevdesk, bexio) — en wat je daarvoor instelt.
Univents brengt je factuurgegevens naar de plek waar je belastingadviseur of je boekhoudsoftware ze nodig heeft. Daarvoor zijn er twee wegen, en het verschil is belangrijk:
- Bestandsexport. Je downloadt een CSV-bestand en geeft het door. Dit is de weg voor DATEV en BMD.
- Directe overdracht. Je koppelt je boekhoudaccount één keer, daarna gaat elke uitgegeven factuur met één klik over. Dit is de weg voor sevdesk, bexio en Lexware Office.
In de video zie je hoe je Lexware Office, sevdesk, bexio en BMD koppelt en facturen als document naar je boekhouding overdraagt.
De afzonderlijke stappen kun je hieronder ook nalezen.
Overzicht: wat nu kan
| Aanbieder | Soort | Status | Wat wordt overgedragen |
|---|---|---|---|
| DATEV | Bestandsexport (EXTF-CSV) | Beschikbaar | Verkoopfacturen als boekingsstapel |
| BMD NTCS | Bestandsexport (CSV) | Beschikbaar | Verkoopfacturen als boekingsstapel |
| sevdesk | Directe overdracht | Beschikbaar | Facturen, klantcontacten, optioneel de betalingsstatus terug |
| bexio | Directe overdracht | Beschikbaar | Facturen, klantcontacten, optioneel de betalingsstatus terug |
| Lexware Office | Directe overdracht | Beschikbaar | Facturen, klantcontacten, optioneel de betalingsstatus terug |
| BuchhaltungsButler | Directe overdracht | In voorbereiding | — |
Alle zes vind je onder Integraties in de zijbalk links. Je komt uit op Alle integraties; klik links op de categorie Boekhouding of typ de naam in het zoekveld. Via ← Alle integraties linksboven kom je altijd terug in de catalogus.
De directe koppelingen (sevdesk, bexio, Lexware Office, BuchhaltungsButler) zijn inbegrepen vanaf het Core-abonnement. De DATEV- en BMD-export zijn nog steeds inbegrepen vanaf het Growth-abonnement. Bij kleinere abonnementen toont de kaart in plaats van de functie een melding met de mogelijkheid om te upgraden.
DATEV-instellingen invoeren
De DATEV-export vervangt geen eigen boekhoudsoftware — hij levert je belastingadviseur het bestand dat nodig is voor de overname in de software van het kantoor.
- Open Integraties en daarna de kaart DATEV.
- Vul onder DATEV-toegangsgegevens het Adviseursnummer (7 cijfers) en het Cliëntnummer (5 cijfers) van je belastingadviseur in.
- Kies onder Rekeningschema tussen SKR 03 en SKR 04 en bepaal de Lengte grootboeknummers (4–8 cijfers) en het Begin boekjaar.
- Vul onder Standaardrekeningen de Verzameldebiteurenrekening in, plus de omzetrekeningen voor 19 % en 7 % btw — terugvalwaarden voor het geval er bij contact of product geen eigen rekeningnummer is opgeslagen.
- Klik op Instellingen opslaan.
Vraag deze waarden eerst aan je belastingadviseur voordat je ze invult — onjuiste rekeningnummers leiden tot vragen bij de overname.
Boekingsstapel exporteren
- Kies op de DATEV-kaart in het gedeelte Boekingsstapel exporteren de periode via Van en Tot (standaard is de laatste volledige maand ingesteld).
- Klik op DATEV-CSV downloaden.
- Univents downloadt het bestand en markeert de opgenomen facturen als geëxporteerd.
De export bevat alleen definitief vastgelegde verkoopfacturen met de status uitgegeven, verzonden, betaald of achterstallig — concepten ontbreken bewust. Geannuleerde facturen worden niet opnieuw geëxporteerd, omdat de annulering wordt weergegeven via de bijbehorende creditnota. Facturen die al zijn geëxporteerd, slaat Univents standaard over; heb je ze nog een keer nodig, activeer dan Opnieuw exporteren: reeds geëxporteerde facturen opnemen — overleg dit eerst met je belastingadviseur om dubbele boekingen te voorkomen.
Ontbreken het adviseursnummer, het cliëntnummer of het rekeningschema nog, dan toont Univents bovenaan de kaart de melding DATEV-instellingen ontbreken met een directe link naar de instellingen.
BMD NTCS
Voor Oostenrijkse bedrijven is er dezelfde weg met het BMD-formaat: periode kiezen, voorbeeld controleren, CSV downloaden. De volledige handleiding, inclusief omzet- en klantrekeningen, staat in het artikel BMD-export.
sevdesk direct koppelen
sevdesk is de eerste directe koppeling: je voert je eigen sevdesk-API-token in en daarna draag je een uitgegeven factuur met één klik over — met regels, btw-tarieven en de ontvanger als klant. De stapsgewijze handleiding staat in Hoe koppel ik mijn sevdesk-account?.
Nieuw: facturen gaan vanzelf over. Zodra je een factuur uitgeeft of verzendt, maakt Univents die automatisch aan in je boekhouding — je hoeft er niet meer aan te denken. De schakelaar Facturen automatisch overdragen staat op de detailpagina van de koppeling en staat standaard op Aan. Wil je eerst controleren voordat er iets overgaat, zet hem dan op Uit en gebruik de knop bij het document. Lukt een automatische overdracht niet, dan staat de reden in het overdrachtslogboek eronder en start je de overdracht opnieuw bij het document — de factuur zelf wordt hoe dan ook gewoon uitgegeven.
Twee andere extra functies zijn optioneel en afzonderlijk in te schakelen:
- Betalingen overnemen. Wordt een overgedragen factuur in sevdesk als volledig betaald geregistreerd, dan markeert Univents die elk uur automatisch ook bij ons als betaald. De schakelaar staat standaard op Uit. Gebruik hem niet tegelijk met de DATEV-/BMD-export of de import van bankafschriften voor dezelfde facturen — anders wordt een betaling dubbel vastgelegd. Deelbetalingen worden nog niet overgenomen.
- Klantcontacten overdragen. Met één klik maak je alle klanten die ooit een offerte of factuur van je hebben gekregen aan in sevdesk — zonder dubbel invoeren. Pure adresboekvermeldingen zonder document worden niet overgedragen, bestaande contacten worden nooit overschreven.
bexio direct koppelen
bexio is de tweede directe koppeling: je meldt je één keer aan met je bexio-account en daarna draag je een uitgegeven factuur met één klik over — met regels, btw-tarieven en de ontvanger als contact. De stapsgewijze handleiding staat in bexio koppelen en gebruiken.
bexio biedt dezelfde twee optionele extra functies als sevdesk (zie boven): Betalingen overnemen en Klantcontacten overdragen.
Lexware Office direct koppelen
Lexware Office (voorheen lexoffice) is de derde directe koppeling: je meldt je één keer aan met je Lexware Office-account en daarna draag je elke uitgegeven factuur met één klik over — met regels, btw-tarieven en de ontvanger als contact. Ondersteund worden de btw-tarieven 0 %, 7 % en 19 %; facturen van kleine ondernemers volgens § 19 UStG kunnen worden overgedragen en worden daar als btw-vrij geboekt. De stapsgewijze handleiding staat in Lexware Office koppelen.
Ook Lexware Office biedt Betalingen overnemen en Klantcontacten overdragen.
BuchhaltungsButler
Deze kaart zie je in de catalogus met de melding Binnenkort beschikbaar. Hij is nu nog niet te koppelen. Klik op de kaart op Interesse melden — wij verzamelen hoe vaak welke koppeling nodig is en nemen contact met je op zodra jouw koppeling start.
Tot die tijd leiden vijf wegen naar de boekhouding: sevdesk, bexio of Lexware Office als directe overdracht, DATEV of BMD als bestand. Vraag je belastingadviseur of die DATEV-bestanden kan inlezen — veel kantoren kunnen dat, ook als ze zelf met een ander programma werken.
Om na te lezen:
Veelgestelde vragen
Welke facturen komen in de export terecht? Alleen definitief vastgelegde verkoopfacturen in de gekozen periode (status uitgegeven, verzonden, betaald of achterstallig). Concepten en geannuleerde facturen zijn uitgesloten — de annulering wordt weergegeven via de creditnota.
Op de kaart zie ik alleen een upgrademelding — waar ligt dat aan? De directe koppelingen (sevdesk, bexio, Lexware Office, BuchhaltungsButler) zijn inbegrepen vanaf Core, de DATEV- en BMD-export vanaf Growth. Bij kleinere abonnementen staat daar een melding met de mogelijkheid om te upgraden in plaats van de functie.
Kan ik een factuur een tweede keer exporteren? Ja, via de optie Opnieuw exporteren: reeds geëxporteerde facturen opnemen. Standaard zijn facturen die al zijn geëxporteerd uitgesloten, zodat niets dubbel wordt geboekt.
Kan ik BuchhaltungsButler via support laten activeren? Nee. Voor deze koppeling is er momenteel geen weg — meld via de kaart je interesse, dan laten we je weten zodra het zover is.
Welke directe koppeling past bij mij? sevdesk en Lexware Office worden veel gebruikt in Duitsland, bexio in Zwitserland. Alle drie dragen facturen en klantcontacten over en kunnen de betalingsstatus terugmelden. Kleine ondernemers volgens § 19 UStG dragen hun facturen over via Lexware Office — sevdesk en bexio ondersteunen dit belastinggeval niet.
Kan ik bestandsexport en directe overdracht tegelijk gebruiken? Technisch wel, maar niet voor dezelfde facturen: je boekhouding zou hetzelfde document twee keer ontvangen. Kies per factuurreeks voor één weg.
Wil je daarnaast factuurnummerreeksen of prijsvoorwaarden aanpassen die ook in de export verschijnen? Dat staat in het artikel Documentnummers en prijsvoorwaarden.