Eksporty i integracje księgowe
Po przeczytaniu będziesz wiedzieć, którą drogą Twoje faktury trafiają dziś do księgowości — eksport pliku (DATEV, BMD) lub bezpośredni transfer (sevdesk, bexio) — i co musisz w tym celu ustawić.
Univents dostarcza dane Twoich faktur tam, gdzie potrzebuje ich Twój doradca podatkowy lub oprogramowanie księgowe. Są na to dwie drogi, a różnica między nimi ma znaczenie:
- Eksport pliku. Pobierasz plik CSV i przekazujesz go dalej. To droga dla DATEV i BMD.
- Bezpośredni transfer. Raz łączysz swoje konto księgowe, a potem każda wystawiona faktura trafia tam jednym kliknięciem. To droga dla sevdesk, bexio i Lexware Office.
W filmie zobaczysz, jak podłączyć Lexware Office, sevdesk, bexio i BMD oraz jak przesyłać faktury jako dokumenty do księgowości.
Poszczególne kroki znajdziesz poniżej także w formie tekstowej.
Przegląd: co działa dziś
| Rozwiązanie | Rodzaj | Status | Co jest przesyłane |
|---|---|---|---|
| DATEV | Eksport pliku (CSV EXTF) | Dostępne | Faktury sprzedaży jako paczka księgowań |
| BMD NTCS | Eksport pliku (CSV) | Dostępne | Faktury sprzedaży jako paczka księgowań |
| sevdesk | Bezpośredni transfer | Dostępne | Faktury, kontakty klientów, opcjonalnie status płatności z powrotem |
| bexio | Bezpośredni transfer | Dostępne | Faktury, kontakty klientów, opcjonalnie status płatności z powrotem |
| Lexware Office | Bezpośredni transfer | Dostępne | Faktury, kontakty klientów, opcjonalnie status płatności z powrotem |
| BuchhaltungsButler | Bezpośredni transfer | W przygotowaniu | — |
Wszystkie sześć znajdziesz w sekcji Integracje na lewym pasku bocznym. Trafiasz do widoku Wszystkie integracje; kliknij po lewej kategorię Księgowość lub wpisz nazwę w polu wyszukiwania. Przez ← Wszystkie integracje w lewym górnym rogu w każdej chwili wrócisz do katalogu.
Bezpośrednie połączenia (sevdesk, bexio, Lexware Office, BuchhaltungsButler) są dostępne od planu Core. Eksport DATEV i BMD jest nadal dostępny od planu Growth. W niższych planach karta zamiast funkcji pokazuje informację z opcją przejścia na wyższy plan.
Wprowadzenie ustawień DATEV
Eksport DATEV nie zastępuje własnego oprogramowania księgowego — dostarcza Twojemu doradcy podatkowemu plik potrzebny do przejęcia danych do jego systemu biurowego.
- Otwórz Integracje, a następnie kartę DATEV.
- W sekcji Dane dostępowe DATEV wpisz Numer doradcy (7 cyfr) i Numer mandanta (5 cyfr) swojego doradcy podatkowego.
- W polu Plan kont wybierz SKR 03 lub SKR 04 i ustaw Długość numeru konta (4–8 cyfr) oraz Początek roku obrotowego.
- W sekcji Konta domyślne wpisz Konto zbiorczego debitora oraz konta przychodów dla VAT 19 % i 7 % — to wartości zapasowe na wypadek, gdy przy kontakcie lub produkcie nie podano własnego numeru konta.
- Kliknij Zapisz ustawienia.
Zanim wpiszesz te wartości, zapytaj o nie swojego doradcę podatkowego — błędne numery kont skutkują dopytywaniem przy przejmowaniu danych.
Eksport paczki księgowań
- Na karcie DATEV, w sekcji Eksportuj paczkę księgowań, wybierz okres za pomocą pól Od i Do (domyślnie ustawiony jest ostatni pełny miesiąc).
- Kliknij Pobierz CSV DATEV.
- Univents pobiera plik i oznacza zawarte w nim faktury jako wyeksportowane.
Eksport obejmuje tylko zatwierdzone faktury sprzedaży o statusie wystawiona, wysłana, opłacona lub przeterminowana — wersje robocze są celowo pomijane. Stornowane faktury nie są eksportowane ponownie, ponieważ storno odzwierciedla powiązana nota kredytowa. Faktury już wyeksportowane Univents domyślnie pomija; jeśli potrzebujesz ich jeszcze raz, włącz Ponowny eksport: uwzględnij już wyeksportowane faktury — wcześniej uzgodnij to z doradcą podatkowym, aby uniknąć podwójnych księgowań.
Jeśli brakuje jeszcze Numeru doradcy, Numeru mandanta lub Planu kont, Univents wyświetla u góry karty komunikat Brak ustawień DATEV z bezpośrednim linkiem do ustawień.
BMD NTCS
Dla austriackich firm dostępna jest ta sama droga w formacie BMD: wybierz okres, sprawdź podgląd, pobierz CSV. Pełną instrukcję, w tym konta przychodów i konta klientów, znajdziesz w artykule Eksport BMD.
Bezpośrednie połączenie z sevdesk
sevdesk to pierwsze bezpośrednie połączenie: podajesz własny token API sevdesk, a potem przesyłasz wystawioną fakturę jednym kliknięciem — wraz z pozycjami, stawkami podatku i odbiorcą jako klientem. Instrukcję krok po kroku znajdziesz w artykule Jak połączyć konto sevdesk?.
Nowość: faktury trafiają tam same. Gdy tylko wystawisz lub wyślesz fakturę, Univents automatycznie tworzy ją w Twojej księgowości — nie musisz już o tym pamiętać. Przełącznik Przesyłaj faktury automatycznie znajdziesz na stronie szczegółów połączenia; od początku ma wartość Do. Jeśli chcesz najpierw sprawdzić, zanim cokolwiek zostanie przesłane, wyłącz go i nadal korzystaj z przycisku przy dokumencie. Jeśli automatyczny transfer się nie powiedzie, przyczynę znajdziesz w dzienniku transferów poniżej, a transfer uruchomisz ponownie przy dokumencie — sama faktura i tak zostanie wystawiona normalnie.
Dwie dodatkowe funkcje są opcjonalne i można je włączać osobno:
- Przejmuj płatności. Jeśli przesłana faktura jest w sevdesk prowadzona jako w pełni opłacona, Univents co godzinę automatycznie oznacza ją jako opłaconą także u nas. Przełącznik domyślnie ma wartość Wyłączone. Nie używaj go równocześnie z eksportem DATEV/BMD ani z importem wyciągu bankowego dla tych samych faktur — w przeciwnym razie płatność zostanie zarejestrowana podwójnie. Płatności częściowe nie są jeszcze przejmowane.
- Prześlij kontakty klientów. Jedno kliknięcie tworzy w sevdesk wszystkich klientów, którzy kiedykolwiek otrzymali od Ciebie ofertę lub fakturę — bez podwójnego wpisywania. Wpisy z samej książki adresowej bez dokumentu nie są przesyłane, a istniejące kontakty nigdy nie są nadpisywane.
Bezpośrednie połączenie z bexio
bexio to drugie bezpośrednie połączenie: raz logujesz się swoim kontem bexio, a potem przesyłasz wystawioną fakturę jednym kliknięciem — wraz z pozycjami, stawkami podatku i odbiorcą jako kontaktem. Instrukcję krok po kroku znajdziesz w artykule Połączenie i korzystanie z bexio.
bexio oferuje te same dwie opcjonalne funkcje dodatkowe co sevdesk (patrz wyżej): Przejmuj płatności i Prześlij kontakty klientów.
Bezpośrednie połączenie z Lexware Office
Lexware Office (dawniej lexoffice) to trzecie bezpośrednie połączenie: raz logujesz się swoim kontem Lexware Office, a potem przesyłasz każdą wystawioną fakturę jednym kliknięciem — wraz z pozycjami, stawkami podatku i odbiorcą jako kontaktem. Obsługiwane są stawki podatku 0 %, 7 % i 19 %; faktury małych przedsiębiorców według § 19 UStG można przesyłać i są tam prowadzone jako zwolnione z podatku. Instrukcję krok po kroku znajdziesz w artykule Połączenie z Lexware Office.
Lexware Office oferuje również Przejmuj płatności i Prześlij kontakty klientów.
BuchhaltungsButler
Tę kartę widzisz w katalogu z oznaczeniem Wkrótce dostępne. Na razie nie można jej połączyć. Kliknij na karcie Zgłoś zainteresowanie — zbieramy informacje, jakie połączenie jest potrzebne jak często, i odezwiemy się do Ciebie, gdy Twoje wystartuje.
Do tego czasu do księgowości prowadzi pięć dróg: sevdesk, bexio lub Lexware Office jako bezpośredni transfer, DATEV lub BMD jako plik. Zapytaj swojego doradcę podatkowego, czy potrafi wczytywać pliki DATEV — wiele biur to potrafi, nawet jeśli samo pracuje w innym programie.
Do doczytania:
Często zadawane pytania
Które faktury trafiają do eksportu? Tylko zatwierdzone faktury sprzedaży z wybranego okresu (status wystawiona, wysłana, opłacona lub przeterminowana). Wersje robocze i stornowane faktury są wykluczone — storno odzwierciedla nota kredytowa.
Na karcie widzę tylko komunikat o zmianie planu — dlaczego? Bezpośrednie połączenia (sevdesk, bexio, Lexware Office, BuchhaltungsButler) są dostępne od planu Core, a eksport DATEV i BMD od planu Growth. W niższych planach zamiast funkcji widoczna jest informacja z opcją przejścia na wyższy plan.
Czy mogę wyeksportować fakturę po raz drugi? Tak, za pomocą opcji Ponowny eksport: uwzględnij już wyeksportowane faktury. Domyślnie faktury już wyeksportowane są wykluczone, aby nic nie zostało zaksięgowane podwójnie.
Czy wsparcie może aktywować dla mnie BuchhaltungsButler? Nie. Na ten moment dla tego połączenia nie ma takiej możliwości — zgłoś zainteresowanie na karcie, a poinformujemy Cię, gdy ruszy.
Które bezpośrednie połączenie jest dla mnie odpowiednie? sevdesk i Lexware Office są popularne w Niemczech, bexio w Szwajcarii. Wszystkie trzy przesyłają faktury i kontakty klientów oraz mogą zwracać status płatności. Mali przedsiębiorcy według § 19 UStG przesyłają swoje faktury przez Lexware Office — sevdesk i bexio nie obsługują tego przypadku podatkowego.
Czy mogę korzystać jednocześnie z eksportu pliku i bezpośredniego transferu? Technicznie tak, ale nie dla tych samych faktur: Twoja księgowość otrzymałaby ten sam dokument dwa razy. Wybierz jedną drogę dla każdego obiegu faktur.
Chcesz dodatkowo dostosować zakresy numeracji faktur lub warunki cenowe, które pojawiają się także w eksporcie? Opisujemy to w artykule Numery dokumentów i warunki cenowe.