Exportações e integrações de contabilidade
Depois de ler, fica a saber que via leva hoje as faturas para a contabilidade — exportação de ficheiro (DATEV, BMD) ou transferência direta (sevdesk, bexio) — e o que é preciso configurar para isso.
O Univents leva os dados das faturas até onde o contabilista ou o software de contabilidade precisam deles. Existem dois caminhos, e a diferença é importante:
- Exportação de ficheiro. Descarrega-se um ficheiro CSV e entrega-se a quem precisa. É o caminho para DATEV e BMD.
- Transferência direta. A conta de contabilidade é ligada uma só vez e, a partir daí, cada fatura emitida passa para lá com um clique. É o caminho para sevdesk, bexio e Lexware Office.
O vídeo mostra como ligar Lexware Office, sevdesk, bexio e BMD e transferir faturas como documentos para a contabilidade.
Os passos individuais estão também descritos abaixo, para consulta.
Visão geral: o que funciona hoje
| Prestador | Tipo | Estado | O que é transferido |
|---|---|---|---|
| DATEV | Exportação de ficheiro (CSV EXTF) | Disponível | Faturas emitidas como lote de lançamentos |
| BMD NTCS | Exportação de ficheiro (CSV) | Disponível | Faturas emitidas como lote de lançamentos |
| sevdesk | Transferência direta | Disponível | Faturas, contactos de clientes, opcionalmente o estado de pagamento de volta |
| bexio | Transferência direta | Disponível | Faturas, contactos de clientes, opcionalmente o estado de pagamento de volta |
| Lexware Office | Transferência direta | Disponível | Faturas, contactos de clientes, opcionalmente o estado de pagamento de volta |
| BuchhaltungsButler | Transferência direta | Em preparação | — |
Os seis encontram-se em Integrações, na barra lateral esquerda. A página inicial é Todas as integrações; clicar à esquerda na categoria Contabilidade ou escrever o nome no campo de pesquisa. Com ← Todas as integrações, no canto superior esquerdo, é possível voltar ao diretório a qualquer momento.
As ligações diretas (sevdesk, bexio, Lexware Office, BuchhaltungsButler) estão incluídas a partir do plano Core. A exportação DATEV e BMD continua incluída a partir do plano Growth. Nos planos inferiores, o cartão mostra, em vez da função, um aviso com opção de upgrade.
Definir as definições DATEV
A exportação DATEV não substitui um software de contabilidade próprio — fornece ao contabilista o ficheiro de que precisa para importar para o software do gabinete.
- Abrir Integrações e, depois, o cartão DATEV.
- Em Credenciais DATEV, introduzir o Número de consultor (7 dígitos) e o Número de mandante (5 dígitos) do contabilista.
- Em Plano de contas, escolher entre SKR 03 e SKR 04 e definir o Comprimento das contas (4–8 dígitos) e o Início do exercício.
- Em Contas predefinidas, introduzir a Conta de devedor coletivo e as contas de receita para IVA de 19 % e 7 % — valores de recurso para o caso de o contacto ou o produto não ter um número de conta próprio.
- Clicar em Guardar definições.
Pedir estes valores ao contabilista antes de os introduzir — números de conta errados geram dúvidas na importação.
Exportar lote de lançamentos
- No cartão DATEV, na secção Exportar lote de lançamentos, escolher o período com De e Até (por predefinição, o último mês completo).
- Clicar em Descarregar CSV DATEV.
- O Univents descarrega o ficheiro e marca as faturas incluídas como exportadas.
A exportação contém apenas faturas emitidas finalizadas com o estado emitida, enviada, paga ou vencida — os rascunhos ficam propositadamente de fora. As faturas anuladas não são exportadas novamente, porque a anulação é refletida na nota de crédito correspondente. As faturas já exportadas são ignoradas por predefinição; se for preciso exportá-las de novo, ativar Reexportar: incluir faturas já exportadas — combinar isto antes com o contabilista, para evitar lançamentos duplicados.
Se faltar o número de consultor, o número de mandante ou o plano de contas, o Univents mostra, no topo do cartão, o aviso Faltam as definições DATEV com uma ligação direta às definições.
BMD NTCS
Para empresas austríacas existe o mesmo caminho com o formato BMD: escolher o período, verificar a pré-visualização, descarregar o CSV. O guia completo, incluindo contas de receita e de clientes, está no artigo Exportação BMD.
Ligar o sevdesk diretamente
O sevdesk é a primeira ligação direta: guarda-se o token de API sevdesk próprio e, depois, transfere-se uma fatura emitida com um clique — com linhas, taxas de imposto e o destinatário como cliente. O guia passo a passo está em Como ligar a minha conta sevdesk?.
Novidade: as faturas passam automaticamente. Assim que uma fatura é emitida ou enviada, o Univents cria-a automaticamente na contabilidade — já não é preciso lembrar-se disso. O interruptor Transferir faturas automaticamente encontra-se na página de detalhe da ligação e está, desde o início, em Para. Se for preferível verificar antes de qualquer transferência, desligá-lo e continuar a usar o botão no documento. Se uma transferência automática falhar, o motivo aparece no registo de transferências por baixo e é possível reiniciá-la no documento — a fatura é emitida normalmente de qualquer forma.
Duas funções adicionais são opcionais e podem ser ativadas individualmente:
- Importar pagamentos. Se uma fatura transferida for dada como totalmente paga no sevdesk, o Univents marca-a automaticamente, de hora a hora, como paga também no Univents. O interruptor está, por predefinição, em Desativado. Não o utilizar em simultâneo com a exportação DATEV/BMD ou com a importação de extratos bancários para as mesmas faturas — caso contrário, um pagamento é registado em duplicado. Os pagamentos parciais ainda não são importados.
- Transferir contactos de clientes. Com um clique, todos os clientes que já receberam um orçamento ou uma fatura são criados no sevdesk — sem introduzir os dados duas vezes. Entradas da agenda sem documento não são transferidas e os contactos existentes nunca são substituídos.
Ligar o bexio diretamente
O bexio é a segunda ligação direta: inicia-se sessão uma só vez com a conta bexio e, depois, transfere-se uma fatura emitida com um clique — com linhas, taxas de imposto e o destinatário como contacto. O guia passo a passo está em Ligar e utilizar o bexio.
O bexio oferece as mesmas duas funções adicionais opcionais que o sevdesk (ver acima): Importar pagamentos e Transferir contactos de clientes.
Ligar o Lexware Office diretamente
O Lexware Office (anteriormente lexoffice) é a terceira ligação direta: inicia-se sessão uma só vez com a conta Lexware Office e, depois, transfere-se cada fatura emitida com um clique — com linhas, taxas de imposto e o destinatário como contacto. São suportadas as taxas de imposto de 0 %, 7 % e 19 %; as faturas de pequenas empresas ao abrigo do § 19 UStG podem ser transferidas e são aí registadas como isentas de imposto. O guia passo a passo está em Ligar o Lexware Office.
O Lexware Office também oferece Importar pagamentos e Transferir contactos de clientes.
BuchhaltungsButler
Este cartão aparece no diretório com o aviso Brevemente disponível. Ainda não é possível ligá-lo. Clicar em Manifestar interesse no cartão — registamos que ligação é pedida e com que frequência, e entramos em contacto assim que a respetiva ligação arrancar.
Até lá, há cinco caminhos para a contabilidade: sevdesk, bexio ou Lexware Office como transferência direta, DATEV ou BMD como ficheiro. Perguntar ao contabilista se consegue importar ficheiros DATEV — muitos gabinetes conseguem, mesmo trabalhando eles próprios com outro programa.
Para consulta:
Perguntas frequentes
Que faturas vão para a exportação? Apenas faturas emitidas finalizadas no período escolhido (estado emitida, enviada, paga ou vencida). Os rascunhos e as faturas anuladas ficam excluídos — a anulação é refletida na nota de crédito.
No cartão só vejo uma mensagem de upgrade — porquê? As ligações diretas (sevdesk, bexio, Lexware Office, BuchhaltungsButler) estão incluídas a partir do Core, a exportação DATEV e BMD a partir do Growth. Nos planos inferiores aparece um aviso com opção de upgrade em vez da função.
É possível exportar uma fatura uma segunda vez? Sim, através da opção Reexportar: incluir faturas já exportadas. Por predefinição, as faturas já exportadas ficam excluídas, para que nada seja lançado em duplicado.
O suporte pode ativar o BuchhaltungsButler? Não. Para esta ligação não existe atualmente nenhuma forma — manifestar interesse através do cartão, e informamos assim que arrancar.
Que ligação direta é a adequada? sevdesk e Lexware Office são muito usados na Alemanha, bexio na Suíça. Os três transferem faturas e contactos de clientes e podem devolver o estado de pagamento. As pequenas empresas ao abrigo do § 19 UStG transferem as faturas através do Lexware Office — sevdesk e bexio não suportam este caso fiscal.
É possível usar a exportação de ficheiro e a transferência direta ao mesmo tempo? Tecnicamente sim, mas não para as mesmas faturas: a contabilidade receberia o mesmo documento duas vezes. Optar por um só caminho para cada conjunto de faturas.
Pretende ainda ajustar séries de numeração de faturas ou condições de preço que também aparecem na exportação? Isso está no artigo Números de documento e condições de preço.