Como ligar a conta Lexware Office?

O Lexware Office (o software chamava-se anteriormente lexoffice) é uma das soluções de contabilidade mais difundidas na Alemanha. Com a ligação, é possível transferir uma fatura emitida para a contabilidade com um clique — com todas as linhas, taxas de imposto e o destinatário como contacto. Não é preciso manter nada em duplicado nem digitar valores à mão.

Ligar a conta

O Lexware Office está incluído a partir do plano Core. Nos planos mais pequenos, o cartão mostra, em vez da ligação, um aviso com a opção de upgrade — nesse caso, só é possível ligar o Lexware Office após um upgrade.

1. No Univents, abrir Integrações na barra lateral esquerda.
2. Clicar, à esquerda, na categoria Contabilidade (ou escrever o nome no campo de pesquisa).
3. Clicar em Lexware Office.
4. Clicar em Ligar ao Lexware Office. O utilizador é reencaminhado para o Lexware Office.
5. Iniciar sessão aí e confirmar o acesso.
6. O utilizador volta ao Univents e o cartão mostra agora Ligado.

Não são necessários Client ID nem Client Secret — o início de sessão é feito através do nosso acesso.

Se o cartão mostrar, em vez disso, Configuração pendente, ainda faltam do nosso lado credenciais técnicas para esta ligação — um caso especial raro, sem relação com o plano contratado. Neste caso, contactar-nos através do botão de ajuda na aplicação.

Para ligar e terminar a ligação, são necessárias permissões de definições no workspace.

Transferir uma fatura

1. Abrir a fatura que se pretende transferir.
2. Clicar em Transferir para a contabilidade, na parte superior.
3. Confirmar no diálogo com Transferir agora.

Para transferir, é necessária a permissão de edição na área Finanças.

É importante saber:

• Só são transferidas faturas emitidas. Rascunhos e faturas anuladas não têm botão de transferência.
• O Lexware Office atribui o seu próprio número de documento. O número do Univents consta do título da fatura, para permitir associar os dois documentos.
• São suportadas as taxas de imposto de 0 %, 7 % e 19 %. Se uma linha tiver outra taxa, a transferência é interrompida com um aviso — corrigir então a linha e transferir novamente.
• Os pequenos empresários nos termos do § 19 UStG são suportados. Se o documento estiver identificado como fatura de pequeno empresário e todas as linhas estiverem a 0 %, o Univents transfere-o como isento de imposto ao abrigo do regime de pequenos empresários. De entre as três ligações diretas, o Lexware Office é a única que suporta este caso fiscal.
• A autoliquidação (§ 13b, entrega intracomunitária) ainda não pode ser transferida. Estas faturas têm de ser criadas manualmente no Lexware Office.
• O destinatário é criado como contacto no Lexware Office ou — se já existir aí de forma inequívoca — reutilizado. No documento seguinte do mesmo cliente, não é criado um segundo contacto.
• São transferidas faturas. Orçamentos e guias de remessa permanecem no Univents.

Importar pagamentos automaticamente

Se uma fatura transferida constar no Lexware Office como totalmente paga, é possível importar esse estado automaticamente também para o Univents.

1. Abrir Integrações → Contabilidade → Lexware Office.
2. Ativar Importar pagamentos.

A partir daí, verificamos de hora a hora se uma fatura transferida é considerada paga no Lexware Office e, nesse caso, marcamo-la também como paga no Univents. Faturas que já estejam pagas ou anuladas do nosso lado não são alteradas.

Importante:

• Não utilizar esta opção em conjunto com a importação de extratos bancários (reconciliação de pagamentos) para as mesmas faturas. Caso contrário, o mesmo pagamento é registado duas vezes — uma a partir do extrato, outra a partir do Lexware Office.
• Só são importadas faturas totalmente pagas. Os pagamentos parciais ainda não são considerados.
• A opção está Desativada por predefinição e aplica-se a cada ligação.

Para ativar e desativar, são necessárias permissões de definições no workspace.

Transferir contactos de clientes

Em vez de criar cada cliente individualmente ao transferir uma fatura, é também possível transferir todos os clientes de uma só vez para o Lexware Office.

1. Abrir Integrações → Contabilidade → Lexware Office.
2. Clicar em Transferir contactos de clientes.
3. O Univents indica quantos contactos serão transferidos. Confirmar com Transferir agora.

É importante saber:

• Só são transferidos contactos que sejam destinatários de, pelo menos, um orçamento ou uma fatura. Entradas de simples agenda sem documento — por exemplo, todas as pessoas que alguma vez enviaram um e-mail — são deliberadamente ignoradas pelo Univents.
• Contactos que já estejam associados ao Lexware Office são ignorados e contados como «já associados» — não é criado um segundo contacto.
• O Univents só cria contactos novos; os contactos existentes no Lexware Office nunca são alterados.
• A transferência decorre em segundo plano, com um indicador de progresso. Pode sair da página enquanto decorre.
• Se a transferência for cancelada, os contactos já criados permanecem no Lexware Office — não é possível desfazer.

Para iniciar e cancelar, são necessárias permissões de definições no workspace.

Quando algo corre mal

Na página Integrações → Contabilidade → Lexware Office, em Transferências, encontram-se os últimos documentos com o respetivo estado e, caso algo tenha falhado, o motivo em linguagem clara. Motivos típicos:

• Taxa de imposto não suportada — a linha indicada tem uma taxa diferente de 0 %, 7 % ou 19 %. Corrigir a linha e transferir novamente.
• Caso fiscal não suportado — a fatura utiliza autoliquidação, ou uma linha está a 0 % sem a identificação de pequeno empresário. Corrigir o documento ou criá-lo manualmente.
• Ligação expirada — a autorização no Lexware Office expirou. Clicar em Ligar novamente no cartão.
• sem destinatário — a fatura não tem nenhum cliente associado. Indicar o cliente e transferir novamente.

Transferir uma fatura novamente

Ao abrir o diálogo de uma fatura já transferida, são apresentados o número de documento do Lexware Office e uma caixa de seleção adicional. Só a marcar se realmente se pretender criar um segundo documento no Lexware Office — o primeiro terá então de ser eliminado manualmente aí.

Terminar ligação

Clicar em Terminar ligação no cartão. As faturas já transferidas permanecem no Lexware Office; só é possível fazer novas transferências depois de ligar novamente.

Perguntas frequentes

As faturas são transferidas automaticamente? Não. Cada transferência é um clique deliberado. É intencional: quem decide o que vai parar à contabilidade é o utilizador.

Os meus contactos são sincronizados em segundo plano? Não automaticamente. Ao transferir uma fatura, só é enviado o respetivo destinatário. Para criar vários contactos de uma só vez, utilizar Transferir contactos de clientes, mais acima.

Os orçamentos ou as guias de remessa são transferidos? Não, apenas as faturas.

Os pagamentos do Lexware Office são comunicados de volta? Só se esta opção for ativada. Por predefinição, não — para isso, ativar Importar pagamentos (ver acima).

É possível ligar várias contas Lexware Office? Não, é possível uma ligação por workspace.

No cartão só vejo uma mensagem de upgrade — porquê? O Lexware Office está incluído a partir do plano Core. Nos planos mais pequenos, o Univents mostra aí um aviso com a opção de upgrade em vez da função de ligação.

Utilizo atualmente a exportação DATEV — ainda preciso dela? Ambas funcionam em paralelo. A exportação DATEV é um ficheiro para o gabinete de contabilidade, ao passo que a ligação ao Lexware Office é uma ligação contínua à contabilidade própria. Os detalhes encontram-se no artigo Exportações e integrações de contabilidade.

E o BuchhaltungsButler? O BuchhaltungsButler continua em preparação. O Lexware Office, o sevdesk e o bexio podem ser ligados; o DATEV e o BMD estão disponíveis como exportação de ficheiros.