Comment connecter mon compte Lexware Office ?

Lexware Office (le logiciel s’appelait auparavant lexoffice) est l’une des solutions de comptabilité les plus répandues en Allemagne. Grâce à cette connexion, vous transférez une facture émise vers votre comptabilité en un seul clic, avec toutes les lignes, les taux de TVA et le destinataire en tant que contact. Vous n’avez rien à saisir deux fois et vous ne recopiez aucun montant.

Connecter votre compte

Lexware Office est inclus à partir du plan Core. Sur les plans inférieurs, la carte affiche un message avec une option de mise à niveau à la place de la connexion : Lexware Office ne peut alors être connecté qu’après une mise à niveau.

1. Dans Univents, ouvrez Intégrations à gauche.
2. Cliquez à gauche sur la catégorie Comptabilité (ou saisissez le nom dans le champ de recherche).
3. Cliquez sur Lexware Office.
4. Cliquez sur Connecter avec Lexware Office. Vous êtes redirigé vers Lexware Office.
5. Connectez-vous-y et confirmez l’accès.
6. Vous revenez dans Univents, et la carte affiche désormais Connecté.

Vous n’avez besoin ni de Client ID ni de Client Secret : la connexion passe par notre accès.

Si la carte affiche à la place Configuration en attente, il nous manque encore des identifiants techniques pour cette intégration. Il s’agit d’un cas particulier rare, sans rapport avec votre abonnement. Dans ce cas, contactez-nous via le bouton d’aide dans l’application.

Pour connecter et déconnecter, vous avez besoin des autorisations pour les paramètres dans le workspace.

Transférer une facture

1. Ouvrez la facture que vous souhaitez transférer.
2. Cliquez en haut sur Transférer à la comptabilité.
3. Confirmez dans la boîte de dialogue avec Transférer maintenant.

Pour transférer, vous avez besoin de l’autorisation de modification dans la section Finances.

À savoir :

• Seules les factures émises sont transférées. Les brouillons et les factures annulées n’ont pas de bouton de transfert.
• Lexware Office attribue son propre numéro de document. Votre numéro Univents figure dans le titre de la facture, afin que vous puissiez associer les deux documents.
• Les taux de TVA pris en charge sont 0 %, 7 % et 19 %. Si une ligne comporte un autre taux, le transfert s’interrompt avec un message : corrigez alors la ligne et transférez à nouveau.
• Le régime de la petite entreprise (§ 19 UStG) est pris en charge. Si le document est marqué comme facture de petite entreprise et que toutes les lignes sont à 0 %, Univents le transfère comme exonéré de TVA au titre de ce régime. Parmi les trois intégrations directes, Lexware Office est la seule à gérer ce cas fiscal.
• L’autoliquidation (§ 13b, livraison intracommunautaire) ne peut pas encore être transférée. Créez ces factures manuellement dans Lexware Office.
• Le destinataire est créé comme contact dans Lexware Office ou, s’il y existe déjà de façon univoque, réutilisé. Pour le prochain document du même client, aucun second contact n’est créé.
• Ce sont les factures qui sont transférées. Les devis et les bons de livraison restent dans Univents.

Reprendre automatiquement les paiements

Lorsqu’une facture transférée est enregistrée comme Entièrement payé dans Lexware Office, vous pouvez faire reprendre automatiquement cette information chez nous.

1. Ouvrez Intégrations → Comptabilité → Lexware Office.
2. Activez Reprendre les paiements.

À partir de là, nous vérifions toutes les heures si une facture transférée est considérée comme payée dans Lexware Office, et nous la marquons alors également comme payée dans Univents. Nous ne touchons pas aux factures déjà payées ou annulées chez nous.

Important :

• N’utilisez pas cette option en même temps que l’import des relevés de compte (rapprochement des paiements) pour les mêmes factures. Sinon, le même paiement est enregistré deux fois : une fois depuis le relevé de compte, une fois depuis Lexware Office.
• Seules les factures payées intégralement sont reprises. Nous ne prenons pas encore en compte les paiements partiels.
• L’option est Désactivée par défaut et s’applique par connexion.

Pour l’activer et la désactiver, vous avez besoin des autorisations pour les paramètres dans le workspace.

Transférer les contacts clients

Au lieu de créer chaque client un par un lors du transfert d’une facture, vous pouvez aussi transférer tous vos clients vers Lexware Office en une seule fois.

1. Ouvrez Intégrations → Comptabilité → Lexware Office.
2. Cliquez sur Transférer les contacts clients.
3. Univents vous indique combien de contacts seront transférés. Confirmez avec Transférer maintenant.

À savoir :

• Seuls les contacts qui sont destinataires d’au moins un devis ou une facture sont transférés. Univents laisse volontairement de côté les simples entrées de carnet d’adresses sans document, par exemple toutes les personnes qui vous ont un jour écrit un e-mail.
• Les contacts déjà associés à Lexware Office sont ignorés et comptés comme « déjà associé » : aucun second contact n’est créé.
• Univents crée uniquement de nouveaux contacts ; les contacts existants dans Lexware Office ne sont jamais modifiés.
• Le transfert s’exécute en arrière-plan avec un indicateur de progression. Vous pouvez quitter la page pendant ce temps.
• Si vous interrompez le transfert, les contacts déjà créés restent dans Lexware Office, et cette opération ne peut pas être annulée.

Pour le lancer et l’interrompre, vous avez besoin des autorisations pour les paramètres dans le workspace.

En cas de problème

Sur la page Intégrations → Comptabilité → Lexware Office, vous trouvez sous Transferts les derniers documents avec leur statut et, si quelque chose n’a pas fonctionné, la raison en clair. Raisons typiques :

• Taux de TVA non pris en charge : la ligne indiquée comporte un taux autre que 0 %, 7 % ou 19 %. Corrigez la ligne et transférez à nouveau.
• Cas fiscal non pris en charge : la facture utilise l’autoliquidation, ou une ligne est à 0 % sans marquage de petite entreprise. Corrigez le document ou créez-le manuellement.
• Connexion expirée : l’autorisation donnée à Lexware Office a expiré. Cliquez sur Reconnecter sur la carte.
• aucun destinataire : aucun client n’est associé à la facture. Renseignez-en un et transférez à nouveau.

Transférer à nouveau une facture

Si vous ouvrez la boîte de dialogue d’une facture déjà transférée, vous voyez le numéro de document de Lexware Office ainsi qu’une case à cocher supplémentaire. Ne la cochez que si vous souhaitez vraiment créer un second document dans Lexware Office : vous devrez alors supprimer vous-même le premier dans Lexware Office.

Déconnecter

Cliquez sur Déconnecter sur la carte. Les factures déjà transférées restent dans Lexware Office ; de nouveaux transferts ne sont de nouveau possibles qu’après une nouvelle connexion.

Questions fréquentes

Les factures sont-elles transférées automatiquement ? Non. Chaque transfert est un clic volontaire. C’est voulu : c’est vous qui décidez de ce qui arrive dans votre comptabilité.

Mes contacts sont-ils synchronisés en arrière-plan ? Pas automatiquement. Lors du transfert d’une facture, seul son destinataire est envoyé. Si vous souhaitez créer plusieurs contacts à la fois, utilisez Transférer les contacts clients, décrit plus haut.

Les devis ou les bons de livraison sont-ils transférés ? Non, uniquement les factures.

Les paiements sont-ils renvoyés depuis Lexware Office ? Seulement si vous l’activez. Ce n’est pas le cas par défaut : activez pour cela Reprendre les paiements (voir ci-dessus).

Puis-je connecter plusieurs comptes Lexware Office ? Non, une seule connexion est possible par workspace.

Je ne vois qu’un message de mise à niveau sur la carte : pourquoi ? Lexware Office est inclus à partir du plan Core. Sur les plans inférieurs, Univents y affiche un message avec une option de mise à niveau à la place de la fonction de connexion.

J’utilise jusqu’ici l’export DATEV : en ai-je encore besoin ? Les deux fonctionnent en parallèle. L’export DATEV est un fichier destiné à votre expert-comptable, tandis que l’intégration Lexware Office est une connexion continue vers votre propre comptabilité. Vous trouverez les détails dans l’article Exports et intégrations comptables.

Et BuchhaltungsButler ? BuchhaltungsButler est toujours en préparation. Lexware Office, sevdesk et bexio peuvent être connectés ; DATEV et BMD sont disponibles sous forme d’export de fichier.