Como ligar a minha conta sevdesk?

Com a ligação ao sevdesk, uma fatura emitida é transferida para a contabilidade com um só clique — com todas as linhas, taxas de imposto e o destinatário como cliente. Nada é introduzido duas vezes e não é preciso copiar valores à mão.

Onde encontro o meu token de API?

O sevdesk liga-se com um token da própria conta sevdesk:

1. Iniciar sessão no sevdesk.
2. Abrir Definições → Utilizador e clicar no próprio utilizador.
3. Ir até à secção Token de API e copiar o token.

O token pertence ao utilizador em cujo perfil é obtido. As faturas que o Univents transfere aparecem no sevdesk sob esse utilizador.

Ligar a conta

O sevdesk está incluído a partir do plano Core. Nos planos inferiores, o cartão mostra, em vez da ligação, um aviso com opção de upgrade — nesse caso, só é possível ligar o sevdesk depois de fazer upgrade.

1. No Univents, abrir Integrações à esquerda.
2. Clicar à esquerda na categoria Contabilidade (ou escrever o nome no campo de pesquisa).
3. Clicar em sevdesk.
4. Colar o token no campo Token de API do sevdesk.
5. Clicar em Verificar e guardar.

O Univents verifica o token de imediato com uma consulta inofensiva e só o guarda se funcionar. Se correr bem, o cartão mostra Ligado.

Para ligar e terminar a ligação, são necessárias permissões de definições no workspace.

Transferir uma fatura

1. Abrir a fatura que se pretende transferir.
2. Clicar em Transferir para a contabilidade, no topo.
3. Confirmar na caixa de diálogo com Transferir agora.

O Univents cria a fatura no sevdesk com o estado Em aberto e mostra de seguida o número do documento atribuído pelo sevdesk.

Para transferir, é necessária a permissão de edição na área Finanças.

Importante saber:

• Só são transferidas faturas emitidas. Os rascunhos e as faturas anuladas não têm botão de transferência — também não devem aparecer na contabilidade.
• O sevdesk atribui o seu próprio número de documento. O número do Univents consta do texto de cabeçalho da fatura, para ser possível associar os dois documentos.
• O destinatário é criado no sevdesk como cliente — com morada, e-mail e número de telefone, se estiverem preenchidos — ou, se já existir lá de forma inequívoca, é reutilizado. No documento seguinte do mesmo cliente, não é criado um segundo contacto.
• As faturas de pequenas empresas ao abrigo do § 19 UStG ainda não podem ser transferidas. Criá-las manualmente no sevdesk.
• São transferidas as taxas de imposto alemãs de 0 %, 7 % e 19 %. Se uma linha tiver outra taxa — por exemplo, 20 % para a Áustria —, o Univents avisa antes da transferência e indica a linha em causa. Criar essas faturas manualmente no sevdesk.
• Se o cliente tiver sido criado no sevdesk, mas não for possível gravar a respetiva Morada, a caixa de diálogo permanece aberta após a transferência, com um aviso. A fatura já está no sevdesk nessa altura — basta acrescentar lá a morada, caso contrário o documento não pode ser enviado.

Importar pagamentos automaticamente

Se uma fatura transferida constar no sevdesk como Totalmente pago, é possível importar essa informação automaticamente também para o Univents.

1. Abrir Integrações → Contabilidade → sevdesk.
2. Ativar Importar pagamentos.

A partir daí, verifica-se de hora a hora se uma fatura transferida consta no sevdesk como paga e, nesse caso, é também marcada como paga no Univents. As faturas que já estão pagas ou anuladas no Univents não são alteradas.

Importante:

• Não utilizar esta opção em conjunto com a importação de extratos bancários (reconciliação de pagamentos) para as mesmas faturas. Caso contrário, o mesmo pagamento é registado duas vezes — uma a partir do extrato bancário e outra a partir do sevdesk.
• Só são importadas faturas com pagamento Completo. Os pagamentos parciais ainda não são considerados.
• A opção está, por predefinição, Desativada e aplica-se por ligação.

Para ativar e desativar, são necessárias permissões de definições no workspace.

Transferir contactos de clientes

Em vez de criar cada cliente individualmente ao transferir uma fatura, também é possível transferir todos os clientes de uma vez para o sevdesk.

1. Abrir Integrações → Contabilidade → sevdesk.
2. Clicar em Transferir contactos de clientes.
3. O Univents mostra quantos contactos vão ser transferidos. Confirmar com Transferir agora.

Importante saber:

• Só são transferidos os contactos que são destinatários de, pelo menos, um orçamento ou uma fatura. As entradas do livro de endereços sem qualquer documento — por exemplo, todas as pessoas que alguma vez enviaram um e-mail — são deliberadamente deixadas de fora pelo Univents.
• Os contactos que já estão associados ao sevdesk são ignorados e contados como «já associado» — não é criado um segundo contacto.
• O Univents só cria contactos novos; os contactos existentes no sevdesk nunca são alterados.
• A transferência decorre em segundo plano, com uma barra de progresso. É possível sair da página enquanto decorre.
• Se a transferência for cancelada, os contactos já criados permanecem no sevdesk — não é possível anular essa ação.

Para iniciar e cancelar, são necessárias permissões de definições no workspace.

Quando algo corre mal

Na página Integrações → Contabilidade → sevdesk, em Transferências, encontram-se os últimos documentos com o respetivo estado e, caso algo tenha falhado, o motivo em linguagem clara. Motivos habituais:

• O token já não é aceite — o token foi revogado no sevdesk ou o utilizador foi eliminado. Obter um novo token e introduzi-lo em Substituir chave.
• sem destinatário — a fatura não tem nenhum cliente associado. Indicar o cliente e transferir novamente.
• Caso fiscal não suportado — a fatura utiliza o § 19 UStG ou a autoliquidação. Criá-la manualmente no sevdesk.

Transferir uma fatura novamente

Ao abrir a caixa de diálogo de uma fatura já transferida, aparecem o número do documento do sevdesk e uma caixa de seleção adicional. Marcá-la apenas se realmente se pretender criar um segundo documento no sevdesk — o primeiro terá de ser eliminado manualmente nesse sistema.

Terminar ligação

Clicar em Terminar ligação no cartão. O token é eliminado do Univents. As faturas já transferidas permanecem no sevdesk; só é possível fazer novas transferências depois de ligar novamente.

Perguntas frequentes

As faturas são transferidas automaticamente? Não. Cada transferência é um clique deliberado. É intencional: a decisão sobre o que vai para a contabilidade é sua.

Os meus clientes são transferidos automaticamente? Ao transferir uma fatura, apenas o respetivo destinatário, no momento em que se transfere. Para criar vários clientes de uma vez, utilizar Transferir contactos de clientes, mais acima.

Os orçamentos ou as guias de remessa são transferidos? Não, apenas as faturas.

Os pagamentos do sevdesk são comunicados de volta? Só se esta opção for ativada. Por predefinição, não — para isso, ativar Importar pagamentos (ver acima).

Posso ligar várias contas sevdesk? Não, é possível uma ligação por workspace.

No cartão só vejo um aviso de upgrade — porquê? O sevdesk está incluído a partir do plano Core. Nos planos inferiores, o Univents mostra aí um aviso com opção de upgrade, em vez da função de ligação.

E o bexio, o Lexware Office ou o BuchhaltungsButler? O bexio e o Lexware Office também estão disponíveis — ver Ligar e utilizar o bexio e Ligar o Lexware Office. Apenas o BuchhaltungsButler ainda está em preparação. Os detalhes encontram-se no artigo Exportações e integrações de contabilidade.