Hoe koppel ik mijn sevdesk-account?

Met de sevdesk-koppeling draag je een uitgegeven factuur met één klik over naar je boekhouding, inclusief alle regels, btw-tarieven en de ontvanger als klant. Je hoeft niets dubbel in te voeren en geen bedragen over te typen.

Waar vind ik mijn API-token?

Je koppelt sevdesk met een token uit je eigen sevdesk-account:

1. Log in bij sevdesk.
2. Open Instellingen → Gebruiker en klik op je gebruiker.
3. Scrol naar het gedeelte API-token en kopieer het token.

Het token hoort bij de gebruiker bij wie je het ophaalt. Facturen die Univents overdraagt, verschijnen in sevdesk onder die gebruiker.

Account koppelen

sevdesk is inbegrepen vanaf het Core-abonnement. Bij kleinere abonnementen toont de kaart in plaats van de koppeling een melding met een upgrade-optie. Je kunt sevdesk dan pas koppelen na een upgrade.

1. Open in Univents links Integraties.
2. Klik links op de categorie Boekhouding (of typ de naam in het zoekveld).
3. Klik op sevdesk.
4. Plak je token in het veld sevdesk API-token.
5. Klik op Controleren & opslaan.

Univents controleert het token direct met een onschuldige opvraag en slaat het alleen op als het werkt. Lukt dat, dan toont de kaart Gekoppeld.

Om te koppelen en de koppeling te verbreken heb je machtigingen voor instellingen in de workspace nodig.

Een factuur overdragen

1. Open de factuur die je wilt overdragen.
2. Klik bovenaan op Overdragen naar boekhouding.
3. Bevestig in het dialoogvenster met Nu overdragen.

Univents maakt de factuur in sevdesk aan met de status Open en toont je daarna het documentnummer dat sevdesk heeft toegekend.

Om over te dragen heb je de bewerkmachtiging voor het onderdeel Financiën nodig.

Goed om te weten:

• Alleen uitgegeven facturen worden overgedragen. Concepten en geannuleerde facturen hebben geen knop om over te dragen. Ze horen ook niet in je boekhouding terecht te komen.
• sevdesk kent zijn eigen documentnummer toe. Je Univents-nummer staat in de koptekst van de factuur, zodat je beide documenten aan elkaar kunt koppelen.
• De ontvanger wordt in sevdesk als klant aangemaakt, met adres, e-mailadres en telefoonnummer voor zover ingevuld. Bestaat de ontvanger daar al eenduidig, dan wordt die gebruikt. Bij het volgende document van dezelfde klant ontstaat geen tweede contact.
• Facturen van kleine ondernemers volgens § 19 UStG kunnen nog niet worden overgedragen. Maak ze handmatig aan in sevdesk.
• Overgedragen worden de Duitse btw-tarieven 0 %, 7 % en 19 %. Bevat een regel een ander tarief, bijvoorbeeld 20 % voor Oostenrijk, dan meldt Univents dat vóór het overdragen en noemt de betreffende regel. Maak zulke facturen handmatig aan in sevdesk.
• Is de klant in sevdesk aangemaakt, maar kon het adres niet worden meegeschreven, dan blijft het dialoogvenster na het overdragen openstaan met een melding. De factuur staat dan al in sevdesk. Vul het adres daar gewoon aan, anders kan het document niet worden verstuurd.

Betalingen automatisch overnemen

Staat een overgedragen factuur in sevdesk als Volledig betaald, dan kun je dat ook automatisch bij ons laten overnemen.

1. Open Integraties → Boekhouding → sevdesk.
2. Schakel Betalingen overnemen in.

Vanaf dan controleren we elk uur of een overgedragen factuur in sevdesk als betaald geldt, en markeren we die ook in Univents als betaald. Facturen die bij ons al betaald of geannuleerd zijn, laten we daarbij ongemoeid.

Belangrijk:

• Gebruik deze schakelaar niet samen met de import van bankafschriften (betalingsafstemming) voor dezelfde facturen. Anders wordt dezelfde betaling dubbel vastgelegd: één keer uit het bankafschrift en één keer uit sevdesk.
• Alleen Volledig betaalde facturen worden overgenomen. Deelbetalingen houden we nog niet in rekening.
• De schakelaar staat standaard Uitgeschakeld en geldt per koppeling.

Om de schakelaar in of uit te schakelen heb je machtigingen voor instellingen in de workspace nodig.

Klantcontacten overdragen

In plaats van elke klant afzonderlijk aan te maken bij het overdragen van een factuur, kun je je klanten ook in één keer naar sevdesk overdragen.

1. Open Integraties → Boekhouding → sevdesk.
2. Klik op Klantcontacten overdragen.
3. Univents laat zien hoeveel contacten worden overgedragen. Bevestig met Nu overdragen.

Goed om te weten:

• Alleen contacten die ontvanger zijn van minstens één offerte of factuur worden overgedragen. Losse adresboekvermeldingen zonder document, bijvoorbeeld iedereen die je ooit een e-mail heeft gestuurd, laat Univents bewust weg.
• Contacten die al met sevdesk gekoppeld zijn, worden overgeslagen en geteld als „al gekoppeld”. Er ontstaat geen tweede contact.
• Univents maakt alleen nieuwe contacten aan. Bestaande contacten in sevdesk worden nooit gewijzigd.
• De overdracht loopt op de achtergrond met een voortgangsindicator. Je kunt de pagina ondertussen verlaten.
• Breek je de overdracht af, dan blijven al aangemaakte contacten in sevdesk bestaan. Dat kun je niet ongedaan maken.

Om te starten en af te breken heb je machtigingen voor instellingen in de workspace nodig.

Als er iets misgaat

Op de pagina Integraties → Boekhouding → sevdesk vind je onder Overdrachten de laatste documenten met status en, als er iets niet gelukt is, de reden in gewone taal. Veelvoorkomende redenen:

• Token wordt niet meer geaccepteerd: het token is in sevdesk ingetrokken of de gebruiker is verwijderd. Haal een nieuw token op en voer het in via Sleutel vervangen.
• geen ontvanger: er is geen klant aan de factuur gekoppeld. Vul er een in en draag opnieuw over.
• Btw-situatie wordt niet ondersteund: de factuur gebruikt § 19 UStG of btw-verlegging. Maak de factuur handmatig aan in sevdesk.

Een factuur opnieuw overdragen

Open je het dialoogvenster bij een factuur die al is overgedragen, dan zie je het documentnummer uit sevdesk en een extra selectievakje. Vink het alleen aan als je echt een tweede document in sevdesk wilt aanmaken. Het eerste moet je dan zelf daar verwijderen.

Koppeling verbreken

Klik op de kaart op Koppeling verbreken. Je token wordt daarbij uit Univents verwijderd. Al overgedragen facturen blijven in sevdesk bestaan. Nieuwe overdrachten zijn pas weer mogelijk na een nieuwe koppeling.

Veelgestelde vragen

Worden facturen automatisch overgedragen? Nee. Elke overdracht is een bewuste klik. Dat is met opzet: jij beslist wat er in je boekhouding terechtkomt.

Worden mijn klanten automatisch overgedragen? Bij het overdragen van een factuur alleen de ontvanger ervan, op het moment dat je overdraagt. Wil je meerdere klanten in één keer aanmaken, gebruik dan Klantcontacten overdragen hierboven.

Worden offertes of pakbonnen overgedragen? Nee, alleen facturen.

Worden betalingen uit sevdesk teruggemeld? Alleen als je dat inschakelt. Standaard niet. Activeer daarvoor Betalingen overnemen (zie hierboven).

Kan ik meerdere sevdesk-accounts koppelen? Nee, per workspace is één koppeling mogelijk.

Ik zie op de kaart alleen een upgrade-melding. Hoe kan dat? sevdesk is inbegrepen vanaf het Core-abonnement. Bij kleinere abonnementen toont Univents daar een melding met een upgrade-optie in plaats van de koppelfunctie.

En bexio, Lexware Office of BuchhaltungsButler? bexio en Lexware Office zijn ook beschikbaar, zie bexio koppelen en gebruiken en Lexware Office koppelen. Alleen BuchhaltungsButler is nog in voorbereiding. Details staan in het artikel Boekhoudexports en -integraties.