Hoe koppel ik mijn bexio-account?

bexio is de in Zwitserland veelgebruikte boekhoud- en mkb-software. Met de bexio-koppeling draag je een uitgegeven factuur met één klik over naar je boekhouding — met alle regels, btw-tarieven en de ontvanger als contact. Je hoeft niets dubbel bij te houden en typt geen bedragen over.

Nieuw sinds augustus 2026: De koppeling loopt nu via een aanmelding bij bexio (doorverwijzing) — je hebt geen Client ID en geen Client Secret meer nodig. Overgedragen worden facturen; een contactsynchronisatie op de achtergrond bestaat niet meer.

Account koppelen

bexio is inbegrepen vanaf het Core-plan. Bij kleinere plannen toont de kaart in plaats van de koppeling een melding met upgrade-optie — dan kun je bexio pas koppelen na een upgrade.

1. Open in Univents links Integraties.
2. Klik links op de categorie Boekhouding (of typ de naam in het zoekveld).
3. Klik op bexio.
4. Klik op Koppelen met bexio. Je wordt doorgestuurd naar bexio.
5. Meld je daar aan en bevestig de toegang.
6. Je komt weer terecht in Univents, de kaart toont nu Gekoppeld.

Toont de kaart in plaats daarvan Configuratie in afwachting, dan ontbreken er bij ons nog technische toegangsgegevens voor deze koppeling — een zeldzaam uitzonderingsgeval dat niets met je abonnement te maken heeft. Neem in dat geval contact op via de helpknop in de app.

Om te koppelen en de koppeling te verbreken heb je rechten voor instellingen in de workspace nodig.

Een factuur overdragen

1. Open de factuur die je wilt overdragen.
2. Klik bovenaan op Overdragen naar boekhouding.
3. Bevestig in het dialoogvenster met Nu overdragen.

Om over te dragen heb je bewerkrechten in het onderdeel Financiën nodig.

Goed om te weten:

• Alleen uitgegeven facturen worden overgedragen. Concepten en geannuleerde facturen hebben geen overdrachtsknop.
• bexio geeft zijn eigen documentnummer uit. Je Univents-nummer staat in de titel van de factuur, zodat je beide documenten aan elkaar kunt koppelen.
• De btw-tarieven komen uit je bexio-account. Univents leest ze bij het overdragen uit en koppelt elke regel aan het juiste tarief. Ontbreekt er een tarief in je account, dan stopt de overdracht met een melding welke tarieven bij jou zijn vastgelegd — maak het ontbrekende tarief dan aan in bexio en draag opnieuw over.
• De ontvanger wordt in bexio als contact aangemaakt of — als die daar al eenduidig bestaat — gebruikt. Bij het volgende document van dezelfde klant ontstaat er geen tweede contact.
• Facturen van kleine ondernemers volgens § 19 UStG kunnen niet worden overgedragen. Maak ze in bexio handmatig aan.

Tip: Controleer bij je eerste overgedragen factuur even in bexio of bedrag en btw-tarief overeenkomen met je Univents-document. Valt je iets op, neem dan contact op via de helpknop in de app.

Betalingen automatisch overnemen

Staat een overgedragen factuur in bexio als Volledig betaald, dan kun je dat ook automatisch bij ons laten overnemen.

1. Open Integraties → Boekhouding → bexio.
2. Schakel Betalingen overnemen in.

Vanaf dat moment controleren we elk uur of een overgedragen factuur in bexio als betaald geldt, en markeren we die dan ook in Univents als betaald. Facturen die bij ons al betaald of geannuleerd zijn, laten we daarbij ongemoeid.

Belangrijk:

• Gebruik deze schakelaar niet samen met de import van bankafschriften (betalingsafstemming) voor dezelfde facturen. Anders wordt dezelfde betaling dubbel geregistreerd — één keer uit het bankafschrift, één keer uit bexio.
• Alleen Volledig betaalde facturen worden overgenomen. Deelbetalingen houden we nog niet in aanmerking.
• De schakelaar staat standaard op Uitgeschakeld en geldt per koppeling.

Om de schakelaar in en uit te schakelen heb je rechten voor instellingen in de workspace nodig.

Klantcontacten overdragen

In plaats van elke klant afzonderlijk aan te maken bij het overdragen van een factuur, kun je je klanten ook in één keer naar bexio overdragen.

1. Open Integraties → Boekhouding → bexio.
2. Klik op Klantcontacten overdragen.
3. Univents toont je hoeveel contacten worden overgedragen. Bevestig met Nu overdragen.

Goed om te weten:

• Alleen contacten die ontvanger van minstens één offerte of factuur zijn, worden overgedragen. Pure adresboekitems zonder document — bijvoorbeeld iedereen die je ooit een e-mail heeft gestuurd — laat Univents bewust weg.
• Contacten die al aan bexio zijn gekoppeld, worden overgeslagen en geteld als „al gekoppeld” — er ontstaat geen tweede contact.
• Univents maakt alleen nieuwe contacten aan, bestaande contacten in bexio worden nooit gewijzigd.
• De overdracht loopt op de achtergrond met een voortgangsindicator. Je kunt de pagina intussen verlaten.
• Breek je de overdracht af, dan blijven reeds aangemaakte contacten in bexio bestaan — dat kun je niet ongedaan maken.

Om te starten en af te breken heb je rechten voor instellingen in de workspace nodig.

Als er iets misgaat

Op de pagina Integraties → Boekhouding → bexio vind je onder Overdrachten de laatste documenten met status en, als er iets niet is gelukt, de reden in gewone taal. Typische redenen:

• Btw-tarief niet aanwezig — het tarief van de genoemde regel is niet vastgelegd in je bexio-account. Maak het daar aan of corrigeer de regel.
• Koppeling verlopen — de toestemming bij bexio is verlopen. Klik op de kaart op Opnieuw koppelen.
• geen ontvanger — aan de factuur is geen klant toegewezen. Vul er een in en draag opnieuw over.

Een factuur opnieuw overdragen

Open je het dialoogvenster bij een factuur die al is overgedragen, dan zie je het documentnummer uit bexio en een extra selectievakje. Vink dat alleen aan als je echt een tweede document in bexio wilt aanmaken — het eerste moet je dan zelf daar verwijderen.

Koppeling verbreken

Klik op de kaart op Koppeling verbreken. Reeds overgedragen facturen blijven in bexio bestaan; nieuwe overdrachten zijn pas weer mogelijk na een nieuwe koppeling.

Veelgestelde vragen

Worden facturen automatisch overgedragen? Nee. Elke overdracht is een bewuste klik. Dat is met opzet: jij bepaalt wat er in je boekhouding terechtkomt.

Worden mijn contacten op de achtergrond gesynchroniseerd? Niet automatisch. Bij het overdragen van een factuur wordt alleen de ontvanger daarvan verzonden. Wil je meerdere contacten in één keer aanmaken, gebruik dan hierboven Klantcontacten overdragen.

Worden offertes of pakbonnen overgedragen? Nee, alleen facturen.

Worden betalingen uit bexio teruggemeld? Alleen als je dat inschakelt. Standaard niet — activeer daarvoor Betalingen overnemen (zie hierboven).

Ik heb vroeger Client ID en Client Secret ingevuld — wat nu? Koppel je account eenmalig opnieuw via Koppelen met bexio. De oude velden bestaan niet meer.

Kan ik meerdere bexio-accounts koppelen? Nee, per workspace is één koppeling mogelijk.

Op de kaart zie ik alleen een upgrademelding — hoe komt dat? bexio is inbegrepen vanaf het Core-plan. Bij kleinere plannen toont Univents daar een melding met upgrade-optie in plaats van de koppelfunctie.

En Lexware Office of BuchhaltungsButler? Lexware Office is ook te koppelen — zie Lexware Office koppelen. BuchhaltungsButler staat in de gids onder Boekhouding, maar is nog in voorbereiding. Details staan in het artikel Boekhoudexports en -integraties.