Wie verbinde ich mein bexio-Konto?

bexio ist die in der Schweiz verbreitete Buchhaltungs- und KMU-Software. Mit der bexio-Anbindung überträgst du eine ausgestellte Rechnung mit einem Klick in deine Buchhaltung — mit allen Positionen, Steuersätzen und dem Empfänger als Kontakt. Du pflegst nichts doppelt und tippst keine Beträge ab.

Neu seit August 2026: Die Verbindung läuft jetzt über eine Anmeldung bei bexio (Weiterleitung) — du brauchst keine Client ID und kein Client Secret mehr. Übertragen werden Rechnungen; einen Kontakt-Abgleich im Hintergrund gibt es nicht mehr.

Konto verbinden

bexio ist ab dem Growth-Plan enthalten. Auf kleineren Plänen zeigt die Karte statt der Verbindung einen Hinweis mit Upgrade-Option — dann lässt sich bexio erst nach einem Upgrade verbinden.

1. Öffne in Univents links Integrationen.
2. Klicke links auf die Kategorie Buchhaltung (oder tippe den Namen ins Suchfeld).
3. Klicke auf bexio.
4. Klicke auf Mit bexio verbinden. Du wirst zu bexio weitergeleitet.
5. Melde dich dort an und bestätige den Zugriff.
6. Du landest wieder in Univents, die Karte zeigt jetzt Verbunden.

Zeigt die Karte stattdessen Konfiguration ausstehend, fehlen bei uns noch technische Zugangsdaten für diese Anbindung — ein seltener Sonderfall, der nichts mit deinem Tarif zu tun hat. Melde dich in diesem Fall über den Hilfe-Button in der App.

Zum Verbinden und Trennen brauchst du Einstellungs-Rechte im Workspace.

Eine Rechnung übertragen

1. Öffne die Rechnung, die du übertragen möchtest.
2. Klicke oben auf An Buchhaltung übertragen.
3. Bestätige im Dialog mit Jetzt übertragen.

Zum Übertragen brauchst du das Bearbeiten-Recht im Bereich Finanzen.

Wichtig zu wissen:

• Übertragen werden nur ausgestellte Rechnungen. Entwürfe und stornierte Rechnungen haben keinen Übertragen-Knopf.
• bexio vergibt seine eigene Belegnummer. Deine Univents-Nummer steht im Titel der Rechnung, damit du beide Belege zuordnen kannst.
• Die Steuersätze kommen aus deinem bexio-Konto. Univents liest sie beim Übertragen aus und ordnet jede Position dem passenden Satz zu. Fehlt ein Satz in deinem Konto, bricht die Übertragung mit einem Hinweis ab, welche Sätze bei dir hinterlegt sind — dann legst du den fehlenden Satz in bexio an und überträgst erneut.
• Der Empfänger wird in bexio als Kontakt angelegt oder — wenn er dort schon eindeutig existiert — verwendet. Beim nächsten Beleg desselben Kunden entsteht kein zweiter Kontakt.
• Kleinunternehmer-Rechnungen nach § 19 UStG können nicht übertragen werden. Lege sie bitte in bexio von Hand an.

Tipp: Prüfe bei deiner ersten übertragenen Rechnung kurz in bexio, ob Betrag und Steuersatz mit deinem Univents-Beleg übereinstimmen. Fällt dir etwas auf, melde dich über den Hilfe-Button in der App.

Zahlungen automatisch übernehmen

Wird eine übertragene Rechnung in bexio als vollständig bezahlt geführt, kannst du das automatisch auch bei uns übernehmen lassen.

1. Öffne Integrationen → Buchhaltung → bexio.
2. Schalte Zahlungen übernehmen ein.

Ab dann prüfen wir stündlich, ob eine übertragene Rechnung in bexio als bezahlt gilt, und markieren sie dann auch in Univents als bezahlt. Rechnungen, die bei uns bereits bezahlt oder storniert sind, fassen wir dabei nicht an.

Wichtig:

• Nutze diesen Schalter nicht zusammen mit dem Kontoauszug-Import (Zahlungsabgleich) für dieselben Rechnungen. Sonst wird dieselbe Zahlung doppelt erfasst — einmal aus dem Kontoauszug, einmal aus bexio.
• Übernommen werden nur vollständig bezahlte Rechnungen. Teilzahlungen berücksichtigen wir noch nicht.
• Der Schalter ist standardmäßig ausgeschaltet und gilt pro Verbindung.

Zum Ein- und Ausschalten brauchst du Einstellungs-Rechte im Workspace.

Kundenkontakte übertragen

Statt jeden Kunden einzeln beim Übertragen einer Rechnung anzulegen, kannst du deine Kunden auch auf einmal nach bexio übertragen.

1. Öffne Integrationen → Buchhaltung → bexio.
2. Klicke auf Kundenkontakte übertragen.
3. Univents zeigt dir, wie viele Kontakte übertragen werden. Bestätige mit Jetzt übertragen.

Wichtig zu wissen:

• Übertragen werden nur Kontakte, die Empfänger mindestens eines Angebots oder einer Rechnung sind. Reine Adressbuch-Einträge ohne Beleg — etwa alle, die dir einmal eine E-Mail geschrieben haben — lässt Univents bewusst aus.
• Kontakte, die schon mit bexio verknüpft sind, werden übersprungen und als „schon verknüpft" gezählt — es entsteht kein zweiter Kontakt.
• Univents legt nur neue Kontakte an, bestehende Kontakte in bexio werden nie verändert.
• Die Übertragung läuft im Hintergrund mit einer Fortschrittsanzeige. Du kannst die Seite währenddessen verlassen.
• Brichst du die Übertragung ab, bleiben bereits angelegte Kontakte in bexio bestehen — das lässt sich nicht rückgängig machen.

Zum Starten und Abbrechen brauchst du Einstellungs-Rechte im Workspace.

Wenn etwas schiefgeht

Auf der Seite Integrationen → Buchhaltung → bexio findest du unter Übertragungen die letzten Belege mit Status und, falls etwas nicht geklappt hat, dem Grund im Klartext. Typische Gründe:

• Steuersatz nicht vorhanden — der Satz der genannten Position ist in deinem bexio-Konto nicht hinterlegt. Lege ihn dort an oder korrigiere die Position.
• Verbindung abgelaufen — die Freigabe bei bexio ist ausgelaufen. Klicke auf der Karte auf Neu verbinden.
• Kein Empfänger — der Rechnung ist kein Kunde zugeordnet. Trage ihn ein und übertrage erneut.

Eine Rechnung erneut übertragen

Öffnest du den Dialog bei einer bereits übertragenen Rechnung, siehst du die Belegnummer aus bexio und einen zusätzlichen Haken. Setze ihn nur, wenn du wirklich einen zweiten Beleg in bexio anlegen willst — löschen musst du den ersten dann selbst dort.

Verbindung trennen

Klicke auf der Karte auf Verbindung trennen. Bereits übertragene Rechnungen bleiben in bexio bestehen; neue Übertragungen sind erst nach einer neuen Verbindung wieder möglich.

Häufige Fragen

Werden Rechnungen automatisch übertragen? Nein. Jede Übertragung ist ein bewusster Klick. Das ist Absicht: Du entscheidest, was in deiner Buchhaltung landet.

Werden meine Kontakte im Hintergrund synchronisiert? Nicht automatisch. Beim Übertragen einer Rechnung wird nur deren Empfänger gesendet. Willst du mehrere Kontakte auf einmal anlegen, nutze Kundenkontakte übertragen weiter oben.

Werden Angebote oder Lieferscheine übertragen? Nein, nur Rechnungen.

Werden Zahlungen aus bexio zurückgemeldet? Nur wenn du das einschaltest. Standardmäßig nicht — aktiviere dafür Zahlungen übernehmen (siehe oben).

Ich habe früher Client ID und Client Secret eingetragen — was jetzt? Verbinde dein Konto einmal neu über Mit bexio verbinden. Die alten Felder gibt es nicht mehr.

Kann ich mehrere bexio-Konten verbinden? Nein, pro Workspace ist eine Verbindung möglich.

Auf der Karte sehe ich nur eine Upgrade-Meldung — woran liegt das? bexio ist ab dem Growth-Plan enthalten. Auf kleineren Plänen zeigt Univents dort einen Hinweis mit Upgrade-Option statt der Verbinden-Funktion.

Und Lexware Office oder BuchhaltungsButler? Lexware Office ist ebenfalls verbindbar — siehe Lexware Office verbinden. BuchhaltungsButler steht im Verzeichnis unter Buchhaltung, ist aber noch in Vorbereitung. Details stehen im Artikel Buchhaltungs-Exporte & -Integrationen.