Jak połączyć konto sevdesk?

Dzięki integracji z sevdesk wystawioną fakturę przesyłasz do księgowości jednym kliknięciem — razem ze wszystkimi pozycjami, stawkami podatkowymi i odbiorcą jako klientem. Nie prowadzisz danych podwójnie i nie przepisujesz kwot.

Gdzie znajdę swój token API?

sevdesk łączysz za pomocą tokenu z własnego konta sevdesk:

1. Zaloguj się do sevdesk.
2. Otwórz Ustawienia → Użytkownik i kliknij swojego użytkownika.
3. Przewiń do sekcji Token API i skopiuj token.

Token należy do użytkownika, u którego go pobierasz. Faktury przesłane z Univents pojawiają się w sevdesk pod tym użytkownikiem.

Połącz konto

sevdesk jest dostępny od planu Core. W niższych planach karta zamiast połączenia pokazuje informację z opcją upgrade’u — wtedy sevdesk możesz połączyć dopiero po zmianie planu.

1. W Univents otwórz po lewej stronie Integracje.
2. Kliknij po lewej kategorię Księgowość (albo wpisz nazwę w polu wyszukiwania).
3. Kliknij sevdesk.
4. Wklej token w pole Token API sevdesk.
5. Kliknij Sprawdź i zapisz.

Univents od razu sprawdza token nieszkodliwym zapytaniem i zapisuje go tylko wtedy, gdy działa. Jeśli się uda, karta pokazuje Połączono.

Do łączenia i rozłączania potrzebujesz uprawnień do ustawień w workspace.

Prześlij fakturę

1. Otwórz fakturę, którą chcesz przesłać.
2. Kliknij u góry Prześlij do księgowości.
3. Potwierdź w oknie przyciskiem Prześlij teraz.

Univents tworzy fakturę w sevdesk ze statusem Otwarte, a następnie pokazuje numer dokumentu nadany przez sevdesk.

Do przesyłania potrzebujesz uprawnienia do edycji w obszarze Finanse.

Warto wiedzieć:

• Przesyłane są tylko wystawione faktury. Wersje robocze i stornowane faktury nie mają przycisku przesyłania — nie powinny się zresztą pojawiać w Twojej księgowości.
• sevdesk nadaje własny numer dokumentu. Twój numer z Univents znajdziesz w tekście nagłówka faktury, dzięki czemu możesz przypisać do siebie oba dokumenty.
• Odbiorca jest zakładany w sevdesk jako klient — z adresem, e-mailem i numerem telefonu, o ile są uzupełnione — albo, jeśli już jednoznacznie istnieje, zostaje użyty istniejący. Przy kolejnym dokumencie tego samego klienta nie powstaje drugi kontakt.
• Faktur podmiotów zwolnionych według § 19 UStG nie można jeszcze przesyłać. Załóż je w sevdesk ręcznie.
• Przesyłane są niemieckie stawki podatkowe 0 %, 7 % i 19 %. Jeśli pozycja ma inną stawkę — na przykład 20 % dla Austrii — Univents poinformuje Cię o tym przed przesłaniem i wskaże daną pozycję. Takie faktury załóż w sevdesk ręcznie.
• Jeśli klient został założony w sevdesk, ale nie udało się zapisać pola Adres, okno po przesłaniu pozostaje otwarte i wyświetla wskazówkę. Faktura jest wtedy już w sevdesk — po prostu uzupełnij tam adres, w przeciwnym razie dokumentu nie da się wysłać.

Automatyczne przejmowanie płatności

Jeśli przesłana faktura jest w sevdesk prowadzona jako Zapłacono w całości, możesz zdecydować, aby ten stan był automatycznie przejmowany także u nas.

1. Otwórz Integracje → Księgowość → sevdesk.
2. Włącz opcję Przejmuj płatności.

Od tego momentu co godzinę sprawdzamy, czy przesłana faktura jest w sevdesk uznana za opłaconą, i oznaczamy ją jako opłaconą także w Univents. Faktur, które u nas są już opłacone lub stornowane, nie ruszamy.

Ważne:

• Nie używaj tej opcji razem z importem wyciągu bankowego (uzgodnieniem płatności) dla tych samych faktur. W przeciwnym razie ta sama płatność zostanie zarejestrowana dwa razy — raz z wyciągu, raz z sevdesk.
• Przejmowane są tylko faktury opłacone w całości. Płatności częściowych jeszcze nie uwzględniamy.
• Opcja jest domyślnie Wyłączona i obowiązuje dla każdego połączenia osobno.

Do włączania i wyłączania potrzebujesz uprawnień do ustawień w workspace.

Przesyłanie kontaktów klientów

Zamiast zakładać każdego klienta osobno przy przesyłaniu faktury, możesz przesłać swoich klientów do sevdesk za jednym razem.

1. Otwórz Integracje → Księgowość → sevdesk.
2. Kliknij Prześlij kontakty klientów.
3. Univents pokaże Ci, ile kontaktów zostanie przesłanych. Potwierdź przyciskiem Prześlij teraz.

Warto wiedzieć:

• Przesyłane są tylko kontakty, które są odbiorcą co najmniej jednej oferty lub faktury. Zwykłe wpisy z książki adresowej bez dokumentu — na przykład wszystkie osoby, które kiedykolwiek napisały do Ciebie e-mail — Univents celowo pomija.
• Kontakty, które są już powiązane z sevdesk, są pomijane i liczone jako „już powiązane” — nie powstaje drugi kontakt.
• Univents tylko zakłada nowe kontakty, istniejące kontakty w sevdesk nigdy nie są zmieniane.
• Przesyłanie odbywa się w tle ze wskaźnikiem postępu. W międzyczasie możesz opuścić stronę.
• Jeśli przerwiesz przesyłanie, kontakty, które już zostały założone, pozostają w sevdesk — nie da się tego cofnąć.

Do uruchamiania i przerywania potrzebujesz uprawnień do ustawień w workspace.

Gdy coś pójdzie nie tak

Na stronie Integracje → Księgowość → sevdesk w sekcji Historia przesyłania znajdziesz ostatnie dokumenty ze statusem oraz, jeśli coś się nie udało, powodem opisanym zwykłym językiem. Typowe powody:

• Token nie jest już akceptowany — token został unieważniony w sevdesk albo użytkownik został usunięty. Pobierz nowy token i wpisz go przez Zastąp klucz.
• brak odbiorcy — do faktury nie przypisano klienta. Uzupełnij go i prześlij ponownie.
• Przypadek podatkowy nie jest obsługiwany — faktura korzysta z § 19 UStG albo z odwrotnego obciążenia. Załóż ją w sevdesk ręcznie.

Ponowne przesłanie faktury

Jeśli otworzysz okno dla faktury, która została już przesłana, zobaczysz numer dokumentu z sevdesk i dodatkowe pole wyboru. Zaznacz je tylko wtedy, gdy naprawdę chcesz założyć w sevdesk drugi dokument — pierwszy musisz wtedy usunąć samodzielnie w sevdesk.

Rozłączanie

Kliknij na karcie Rozłącz. Twój token zostanie przy tym usunięty z Univents. Faktury, które zostały już przesłane, pozostają w sevdesk; nowe przesyłanie jest możliwe dopiero po ponownym połączeniu.

Najczęstsze pytania

Czy faktury są przesyłane automatycznie? Nie. Każde przesłanie to świadome kliknięcie. To celowe: to Ty decydujesz, co trafi do Twojej księgowości.

Czy moi klienci są przesyłani automatycznie? Przy przesyłaniu faktury — tylko jej odbiorca, w chwili, gdy przesyłasz. Jeśli chcesz założyć kilku klientów naraz, skorzystaj z opcji Prześlij kontakty klientów opisanej wyżej.

Czy oferty lub dowody dostawy są przesyłane? Nie, tylko faktury.

Czy płatności z sevdesk są przekazywane z powrotem? Tylko jeśli to włączysz. Domyślnie nie — w tym celu włącz opcję Przejmuj płatności (patrz wyżej).

Czy mogę połączyć kilka kont sevdesk? Nie, na jeden workspace przypada jedno połączenie.

Na karcie widzę tylko komunikat o upgrade’zie — z czego to wynika? sevdesk jest dostępny od planu Core. W niższych planach Univents pokazuje tam informację z opcją upgrade’u zamiast funkcji łączenia.

A bexio, Lexware Office lub BuchhaltungsButler? bexio i Lexware Office są również dostępne — zobacz Łączenie i korzystanie z bexio oraz Łączenie z Lexware Office. Tylko BuchhaltungsButler jest jeszcze w przygotowaniu. Szczegóły znajdziesz w artykule Eksporty i integracje księgowe.