Catering Software Vergleich 2026: 11 Lösungen, 8 Kriterien

Ein Catering Software Vergleich beginnt selten bei der Software. Er beginnt bei drei bis fünf Werkzeugen, die nebeneinander laufen: eine Tabelle für Mengen und Einkauf, ein Rechnungsprogramm, eine Dienstplan-App, das Mailpostfach für Anfragen und irgendwo dazwischen ein Dokument, das Küche und Service am Veranstaltungstag lesen. Wer 2026 nach einem Catering-Programm sucht, will meist genau diese Kette ablösen – und stößt auf Anbieterlisten, die Produkte nebeneinanderstellen, die in Wahrheit verschiedene Hälften des Betriebs abdecken.

Dieser Vergleich sortiert deshalb zuerst nach Typ (Warenwirtschafts-ERP, Anfrage- und Angebotstool, operatives Komplettsystem), stellt dann elf Lösungen mit Preisen, Stärken und Grenzen in einer Tabelle gegenüber und schließt mit acht Prüfkriterien und einer Kurzentscheidung nach Betriebstyp. Univents ist eine der elf Zeilen und wird mit denselben Maßstäben bewertet wie alle anderen. Was das Produkt selbst kann, steht auf der Seite Catering Software; Betriebe mit Liefer- und Buffetgeschäft finden ihre Übersicht unter Partyservice Software.

Alle Preise sind Listenpreise netto, Stand September 2026, aus den öffentlichen Angaben der Anbieter. „k. A.“ bedeutet: öffentlich nicht belegt – weder als Zusage noch als Absage.

Kurz gesagt

• Drei Software-Typen treffen im Catering aufeinander: Warenwirtschafts-ERP (Bp Event, MouseClick, ROP IT), Anfrage- und Angebotstools (Gastrosync, DIONYS, Ktering, bookitup) und operative Komplettsysteme (Univents, CaterSmart, Catermonkey, Pxier). Die erste Entscheidung ist der Typ, nicht das Produkt.
• Preisspanne: 0 bis 75 € im Monat für Solo- und Angebotstools, 125 bis 300 € für Komplettsysteme, klassische ERP-Lizenzen ab rund 3.000 € einmalig plus Wartung.
• Das eigentliche Prüfkriterium ist nicht die Funktionszahl, sondern ob eine geänderte Gästezahl Mengen, Schichtbedarf und Beleg gleichzeitig bewegt – oder ob jemand drei Systeme von Hand nachpflegt.
• DACH-Buchhaltung ist nicht selbstverständlich: GoBD, E-Rechnung und DATEV-Export decken Univents, CaterSmart, Ktering und Bp Event ab; Catermonkey, Gastrosync und Pxier nicht.
• Kostenlos gibt es Rechner, Vorlagen und Einstiegsstufen für Angebote – Personalplanung, Produktion und Buchhaltungsanbindung sind in keinem kostenlosen Angebot enthalten.
• Kurzentscheidung: Solo-Caterer und Partyservice → Angebotstool; Caterer mit 5 bis 30 Veranstaltungen im Monat → Komplettsystem; Gemeinschaftsverpflegung → ERP; Hotel mit Bankett → Bankettsoftware.

Die drei Typen von Catering-Software

Zwei Tools können beide „Catering Software“ heißen und trotzdem verschiedene Hälften des Betriebs abdecken: Ein Kalkulationssystem weiß, was produziert und eingekauft werden muss, kennt aber keine Schicht; ein Angebotstool erzeugt in zwei Minuten eine Offerte, weiß aber nicht, wie viele Portionen daraus werden. Wer den Typ kennt, streicht zwei Drittel der Anbieterliste vor der ersten Demo.

1. Catering-ERP und Warenwirtschaft

Stark bei Rezepturen, Kalkulation, Lager, Bestellwesen, Allergenen und Speiseplanung – über Jahrzehnte in Großküchen, Gemeinschaftsverpflegung und Bankettbetrieben gewachsen. Vertreter: Bankettprofi (Bp Event), seit über 25 Jahren server-basierte ERP-plus-CRM-Software für Bankett, Catering und Hotellerie; ROP IT, seit 1972 auf Gemeinschafts- und Lieferverpflegung ausgerichtet; MouseClick, modulare deutsche Branchensoftware mit Warenwirtschaft, Produktionsplanung und Dienstplänen. Weitere Marktteilnehmer in diesem Umfeld sind FoodNotify, Loyhutz und Gastro-Smart. Die Grenze: Der Verkaufsprozess davor – Anfrageseite, Kundenportal, KI – ist Nebensache, und der Einstieg läuft über Lizenz und Vertriebsgespräch.

2. Anfrage- und Angebotstools

Setzen vorne an: Anfrage entgegennehmen, Angebot kalkulieren, Unterschrift einholen, Rechnung stellen. Schnell eingerichtet, günstig – und zu Ende, wo die Küche anfängt. Ktering führt von der ersten E-Mail bis zur ZUGFeRD-Rechnung mit einer Regelengine, die Mengen aus Gästezahl, Sättigungsgrad und Tageszeit vorschlägt; DIONYS verwandelt Gruppenanfragen per KI-Konfigurator in rund zwei Minuten in ein buchbares Angebot; Gastrosync (Schweiz) reicht mit Küchen- und Function-Sheet-Planung etwas weiter; bookitup ist das günstige 360°-Tool für Solo-Dienstleister. Die Grenze: Sobald Personal eingeteilt oder Produktionslisten erzeugt werden, ist die Tabelle daneben wieder da.

3. Operative Komplettsysteme (All-in-one)

Setzen an der Veranstaltung an: Anfrage, Angebot, Buchung, Produktion, Personal und Rechnung hängen an einem Datensatz, und eine Änderung an der Gästezahl bewegt Mengen, Schichtbedarf und Beleg gleichzeitig. Hierzu zählen Univents (DACH), CaterSmart (Deutschland, auf Catering und Partyservice fokussiert), Catermonkey (Benelux), Pxier (Kanada, bis zum Kassensystem) sowie die US-Anbieter Planning Pod (über 40 Werkzeuge in einem Login, ab rund 74 US-Dollar) und Collaborative Kitchens AI (KI-native Software für Solo-Caterer, ab rund 129 US-Dollar). Die Grenze: Komplettsysteme verlangen gepflegte Stammdaten und Einrichtungszeit – wer nur Angebote schreiben will, kauft zu viel.

Die verbreitetste Empfehlung im Markt – Dienstplan-Tool plus Warenwirtschaft kombinieren – funktioniert genau so lange, wie niemand die Gästezahl ändert. Danach pflegt jemand zwei Systeme von Hand nach.

11 Catering-Software-Lösungen im Vergleich

„Ja“ heißt vom Anbieter beworben oder dokumentiert, „Teilweise“ heißt vorhanden, aber eingeschränkt oder als Zusatzmodul, „Nein“ heißt vom Anbieter selbst nicht angeboten. „DACH“ steht für GoBD-konforme Belege, E-Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD) und einen Weg zu DATEV.

Die elf Lösungen im Einzelnen

Univents

Komplettsystem aus Deutschland für Caterer, Eventlocations, Agenturen und Hotels: Anfrage, Angebot, Buchung, Produktionsliste, Schichtplan und Rechnung hängen an einem Datensatz je Veranstaltung, der KI-Assistent legt aus Sprachmemo, Mail oder Chat Events und Angebote an. Einstieg ohne Vertriebsgespräch, 7 Tage voller Funktionsumfang. Stärken und Grenzen ausführlich weiter unten.

CaterSmart

Deutsche Catering-Software mit Online-Konfigurator, eIDAS-signierten Angeboten, CRM-Pipeline, Warenwirtschaft mit Produktionsplanung, Function Sheets und KI-Copilot – die sauberste DACH-Compliance-Story im Feld (XRechnung, ZUGFeRD, deutsche Server). Automatische Zufriedenheitsumfragen und Rabattcodes hat CaterSmart, Univents nicht; dafür fehlen Personalplanung, Zeiterfassung, Mitarbeiter-App und Küchenmonitor. Sales Pro 290 € im Monat, Module je 100 € zusätzlich, Zugang über Anfrage. Detailvergleich CaterSmart.

Bankettprofi (Bp Event)

Seit über 25 Jahren etablierte, server-basierte ERP-plus-CRM-Software für Bankett, Catering und Hotellerie mit sehr tiefer Kalkulations-, Logistik- und Buchhaltungsfunktionalität – der ausgereifteste Kandidat für Betriebe, die diese ERP-Tiefe oder eigenes Hosting brauchen. Der Preis dafür: rund 3.000 € je Lizenz plus etwa 1.000 € Einrichtung, dazu ein Hotline- und Update-Vertrag ab 79 € im Monat; kein Self-Service, auf Macs mit Apple-Chip nur über Rosetta-Emulation. Detailvergleich Bankettprofi.

MouseClick

Etablierte deutsche Branchensoftware mit praxiserprobten Modulen für Warenwirtschaft, Produktionsplanung und Dienstpläne zu transparenten Festpreisen: Standard 59 €, Plus 99 €, Enterprise 149 € im Monat, zuzüglich Add-on-Module. Ein KI-Assistent ist nicht beworben, die Anfragestrecke nach außen nur in Ansätzen vorhanden; zu Kundenportal, Function Sheets und E-Rechnung gibt es keine öffentliche Angabe. Gut als solides Warenwirtschaftsfundament zum kleinen Preis. Detailvergleich MouseClick.

Ktering

Von einem Caterer und einem Sternekoch gegründet, deckt Ktering Anfrage, kalkuliertes Angebot und ZUGFeRD-Rechnung ab; die Regelengine schlägt Mengen und Preise aus Gästezahl, Sättigungsgrad, Tageszeit und Ernährungsprofilen vor, Exporte nach DATEV, lexoffice und sevDesk sind vorhanden. Die Software endet mit der Rechnung – Personal, Produktionslisten, Function Sheets und Inventar werden nicht beworben. 149 € (1 Nutzer) bis ab 250 € im Monat, einmalig 400 bis 600 € Einrichtung, 6 Monate Mindestlaufzeit. Detailvergleich Ktering.

Catermonkey

Belgisch-niederländische All-in-one-App für Caterer, Foodtrucks und Eventlocations mit sehr polierter, vom Kunden konfigurierbarer Angebotserstellung, automatischen Produktionslisten, Peppol-E-Invoicing und Anbindung an Sligro und Hanos; XRechnung, DATEV und GoBD fehlen. 62,50 € bis 246 € im Monat, 14 Tage kostenlos testen – aber Mehrsprachigkeit (95 €), Materialverwaltung (20 €) und Integrationen (19,50 € im Monat) sind Add-ons, das Setup-Paket kostet einmalig 995 €. Detailvergleich Catermonkey.

ROP IT

Deutsche Catering-ERP-Software seit 1972 mit Schwerpunkt auf Gemeinschaftsverpflegung, Lieferdiensten, Speiseplanung und Warenwirtschaft – über 50 Jahre Tiefe in Rezeptkalkulation und LMIV-/Allergenlogik. Für Kliniken, Betriebsrestaurants und Schulverpflegung eine etablierte Wahl; für den anfragegetriebenen Event-Verkauf nicht gebaut, beide Welten können sich in einem Betrieb ergänzen. Preise nur auf Anfrage nach Demo. Detailvergleich ROP IT.

Gastrosync

Schweizer Hospitality-Software von der ersten Anfrage bis zum signierten Angebot mit einem für die Größe breiten Umfang inklusive Küchen-, Personal- und Function-Sheet-Planung und durchweg gutem Kundenfeedback (Capterra 5,0). 75 € je Nutzer und Monat, kein kostenloser Test. Die in Bewertungen wiederkehrende Schwachstelle: die fehlende Buchhaltungsschnittstelle; ein KI-Assistent ist nicht erkennbar. Detailvergleich Gastrosync.

DIONYS

Verwandelt Event- und Gruppenanfragen über einen Self-Service-Konfigurator in wenigen Minuten in fertige Angebote – der polierteste KI-Angebotskonfigurator im Feld. Dahinter gibt es kein durchgängiges Event-Management: Personal, Produktionslisten, Function Sheets und Finanzdokumente sind nicht beworben. Core 200 €, Professional 500 € im Monat, Enterprise auf Anfrage; standortbasiert, teils umsatzabhängig. Detailvergleich DIONYS.

Pxier

Breite All-in-one-Plattform aus Kanada für Catering, Bankettsäle, Restaurants und Hotels – seit 2003 am Markt, von Bankettbuchung über Kassensystem bis Kitchen Display die breiteste Produktpalette der Liste. Für DACH-Betriebe fehlen deutsche Oberfläche, XRechnung, DATEV und GoBD. Ein Drittanbieter-Listing nennt eine Flatrate ab 45 US-Dollar; auf der Website steht kein Preis. Detailvergleich Pxier.

bookitup

Günstiges 360°-Verwaltungstool für Solo-Dienstleister – Fotografen, DJs, einzelne Eventplaner – mit kostenlosem Starter-Tarif und Essentials ab 13 € im Monat (Jahresabrechnung), ausgereiften Workflow-Automationen und Kalender-Sync mit Apple, Google und Outlook. Für Catering-Betriebe mit Team fehlen Schichtplanung, Zeiterfassung, Küchen- und Produktionsplanung; XRechnung, DATEV und GoBD werden nicht explizit beworben. Detailvergleich bookitup.

Angebotssoftware für Caterer: worauf es ankommt

Für viele Betriebe ist das Angebot der eigentliche Grund, nach Software zu suchen – weil die Word-Vorlage mit drei Tabellen die meiste Zeit frisst und die meisten Fehler produziert. Eine brauchbare Angebotssoftware für Caterer erfüllt vier Bedingungen:

• Positionen kommen aus dem Produktkatalog. Buffets, Menüs, Getränkepauschalen, Personalstunden und Verleihartikel liegen mit Preis, Einheit und Steuersatz einmal im System und werden pro Anfrage nur noch ausgewählt. Ktering, CaterSmart, Catermonkey und Univents arbeiten so; bei reinen Rechnungsprogrammen bleibt der Katalog eine Textbausteinsammlung.
• Mengen entstehen aus der Gästezahl. Wer 80 Personen einträgt, bekommt 80 Gedecke, 80 Portionen und die passende Personalstunde – und wer die Zahl zwei Tage vorher auf 95 ändert, bekommt alles neu. Hier trennt sich Software für Catering von Software für Restaurants.
• Angebot → Auftrag → Rechnung ohne Abtippen. Aus dem angenommenen Angebot entstehen Auftragsbestätigung, Anzahlungs- und Schlussrechnung aus demselben Dokument. Jede Abtippstelle ist eine Fehlerquelle.
• Digitale Unterschrift und Vorlagen im eigenen Design. Layouts mit Logo, Farben, Bildern und Textbausteinen plus rechtsgültige E-Signatur – CaterSmart, Univents, Pxier und bookitup bringen das mit.

Wie ein solches Angebot aufgebaut sein sollte, zeigen die sieben Praxisbeispiele für Catering-Angebote; wer die Logik ohne Software ausprobieren will, baut mit dem kostenlosen Catering-Angebot-Generator ein Angebot als PDF. Wie Univents Angebote, Anzahlungen und Rechnungen aus einem Dokument erzeugt, steht unter Angebote und Rechnungen.

Warenwirtschaft und Kalkulation im Catering

Der zweite große Grund für einen Wechsel ist die Frage, ob eine Veranstaltung überhaupt Geld verdient hat. Ohne Warenwirtschaft kennt ein Caterer seinen Wareneinsatz erst, wenn die Lieferantenrechnungen am Monatsende gebucht sind – für den Monat, nicht je Veranstaltung. Ein Warenwirtschaftssystem für Catering beantwortet drei Fragen:

• Was kostet eine Portion wirklich? Rezepturen mit Zutaten, Einkaufspreisen und Ausbeute ergeben den Wareneinsatz je Gericht; Allergene werden aus den Zutaten vererbt statt von Hand gepflegt.
• Was muss für nächste Woche eingekauft werden? Aus den gebuchten Veranstaltungen entsteht der Bedarf je Lieferant über einen Zeitraum – eine Bestellung je Lieferant statt einer je Veranstaltung, mit Mindestbeständen und Nachbestellvorschlag.
• Hat sich die Veranstaltung gelohnt? Die Nachkalkulation stellt Erlös, Wareneinsatz und Personalkosten je Event gegenüber und zeigt den tatsächlichen Deckungsbeitrag – die einzige belastbare Grundlage für den nächsten Preis.

In der Tabelle gehen die ERP-Systeme (Bp Event, MouseClick, ROP IT) bei Rezeptur- und Lagertiefe am weitesten; CaterSmart und Univents bringen Warenwirtschaft und Wareneinsatz-Reports im Komplettsystem mit, Catermonkey als Zusatzmodul, die reinen Angebotstools haben hier nichts. Wie Kalkulation im Catering praktisch funktioniert, erklärt der Praxisguide zur Catering-Kalkulation; der kostenlose Catering-Kalkulationsrechner rechnet Wareneinsatz und Aufschlag für ein einzelnes Angebot durch. Was aus gebuchten Veranstaltungen automatisch in Küche und Einkauf ankommt, zeigt Produktion und Küche; die Nachkalkulation je Event liegt unter Berichte.

Kostenlose Catering Software: was es wirklich gibt

„Catering Software kostenlos“ ist eine der häufigsten Suchanfragen in diesem Umfeld – die ehrliche Antwort hat drei Stufen.

Stufe 1: Rechner und Vorlagen ohne Anmeldung. Der Buffet-Mengen-Rechner für Portionsmengen, der Getränke-Rechner, dazu Kalkulationsrechner und Angebot-Generator aus den Abschnitten oben. Sie ersetzen die Rückseite des Briefumschlags, aber kein System.

Stufe 2: dauerhaft kostenlose Einstiegsstufen. bookitup hat den Starter-Tarif für Solo-Dienstleister, Univents einen kostenlosen Einstieg mit vier Angeboten im Monat ohne Kreditkarte. Beide sind für den Betrieb gedacht, der drei bis vier Anfragen im Monat bearbeitet – nicht für Personal, Küche oder Buchhaltungsanbindung.

Stufe 3: Testphasen. Univents gibt 7 Tage den vollen Funktionsumfang frei, Catermonkey 14 Tage ohne Kreditkarte, Pxier laut Drittanbieter 30 Tage auf Anfrage; CaterSmart arbeitet stattdessen mit einer 30-Tage-Geld-zurück-Garantie, Gastrosync bietet keinen Test an, Bp Event und ROP IT nur eine Demo über den Vertrieb. Nutzen Sie die Testphase konsequent: Bauen Sie eine echte Veranstaltung von der Anfrage bis zur Rechnung nach und stoppen Sie die Zeit.

Wo Kostenlos-Angebote enden, ist immer dieselbe Stelle: sobald mehrere Personen gleichzeitig arbeiten, Schichten geplant, Produktionslisten erzeugt oder Belege GoBD-konform archiviert werden müssen. Genau deshalb gibt es diese Stufen kostenlos.

Acht Kriterien, an denen die Auswahl wirklich hängt

1. Durchgängigkeit von der Anfrage bis zur Rechnung. Prüffrage: Muss ich eine bestätigte Anfrage abtippen, um ein Angebot zu machen – und das Angebot noch einmal für die Rechnung?
2. Mengenlogik. Prüffrage: Rechnet das System Positionen aus der Gästezahl, aus Stunden, aus Stationen – und was passiert, wenn sich die Gästezahl zwei Tage vorher ändert?
3. Küche und Produktion. Prüffrage: Entsteht aus dem Auftrag automatisch eine Produktionsliste mit Mengen, Vorlaufzeiten und Allergenen, oder tippt die Küchenleitung sie ab? Funktioniert sie nicht, läuft der Betrieb weiter über Zettel – die Küche gehört deshalb vor der Entscheidung an den Tisch, nicht danach.
4. Personal und Zeiten. Prüffrage: Hängen Schichten an der Veranstaltung oder an einer separaten Wochenplanung? Landen erfasste Stunden ohne Zwischenschritt in Lohnvorbereitung und Nachkalkulation? Wie das im Alltag aussieht, zeigt Personalplanung.
5. Anfragestrecke nach außen. Prüffrage: Können Kunden online anfragen oder buchen, ohne dass jemand die Angaben überträgt – und sehen sie ihr Event danach in einem Kundenportal statt in einer Mailkette? Für Betriebe mit vielen kleinen Aufträgen ist ein Buchungssystem mit eigener Anfrageseite der größte einzelne Zeithebel.
6. Schnittstellen zur Buchhaltung. Prüffrage: Gibt es einen sauberen Weg zu DATEV, Lexware Office, sevdesk oder zur Steuerberatung – und erzeugt das System E-Rechnungen (XRechnung oder ZUGFeRD)? Die Ausstellungspflicht kommt in Deutschland gestaffelt ab 2027; wer heute kauft, sollte das nicht nachrüsten müssen.
7. Datenschutz und Hosting. Prüffrage: Wo liegen die Daten, gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag, wer hat Zugriff? Bei Gästelisten aus Hochzeiten und Firmenfeiern, Allergenen und teils Gesundheitsangaben ist das keine Formalie.
8. Preismodell und Umstieg. Prüffrage: Zahlt man pro Nutzer, pro Standort oder pauschal – und was kostet die Saisonspitze mit zwanzig Aushilfen? Ein Preis je Nutzer (Gastrosync: 75 €) wird bei großer Crew schnell teurer als ein Pauschaltarif; Mindestlaufzeit (Ktering: 6 Monate) und Einrichtungsgebühren (Bp Event, Ktering, Catermonkey) gehören in die Gesamtrechnung, ebenso die Frage, wer den Import von Stammdaten und laufenden Veranstaltungen macht. Die Konditionen von Univents stehen auf der Preisübersicht.

Die häufigste Falle über allen acht Punkten: Häkchen zählen statt Abläufe durchspielen. Die Tabelle oben ist ein Filter, kein Urteil.

Kurzentscheidung nach Betriebstyp

• Solo-Caterer und Partyservice: Wenige Positionen, viele Termine – ein Angebotstool mit Katalog und Mengenlogik reicht. bookitup für den Einstieg bei null, Ktering für kalkulierte Buffet-Angebote, der Angebote-Tarif von Univents, wenn Küche und Personal später dazukommen sollen. Übersicht für diesen Betriebstyp: Partyservice Software.
• Caterer mit 5 bis 30 Veranstaltungen im Monat: Hier entscheidet der Übergang vom Angebot in Produktionsliste und Schichtplan. Kernzielgruppe der Komplettsysteme: Univents (mit Personal), CaterSmart (ohne Personal, dafür mit Zufriedenheitsumfragen) oder MouseClick als günstiges Warenwirtschaftsfundament, wenn der Verkauf anderswo läuft.
• Großcaterer und Gemeinschaftsverpflegung: Speiseplanung, Diätlogik, Rezeptkalkulation und Lager über mehrere Standorte tragen den Betrieb. ERP-Territorium: ROP IT und Bp Event; ein Komplettsystem kann daneben den Event-Verkauf übernehmen.
• Location mit eigenem Catering: Belegung, Anfragestrecke und Rechnungsstellung entscheiden, Küche und Personal hängen an der Buchung. Univents und Gastrosync decken beides ab; Details unter Eventlocation Software.
• Hotel mit Bankettgeschäft: Function Sheets, Absprachen, Übergabe an Küche und Service und die Verbindung zur Zimmerverwaltung. Diese Anbieterfamilie hat einen eigenen Vergleich: Bankett-Software im Vergleich; die Produktseite ist Hotel Software.

Software für Eventcatering, Bankettplanung und Cateringbetriebe: drei Suchbegriffe, drei Anforderungen

Software für Eventcatering muss mit wechselnden Orten und Terminen umgehen: Jede Veranstaltung bringt eigene Anfrage, eigenes Angebot, Lieferschein, Produktionsliste und Personalbesetzung mit – und ändert sich bis kurz vor dem Termin noch einmal. Das ist die Heimat der Komplettsysteme aus der Tabelle (Univents, CaterSmart, Gastrosync), weil dort eine geänderte Gästezahl automatisch in Küche, Personal und Rechnung durchläuft.

Software für Bankettplanung denkt vom Raum her: feste Säle, Belegungsplan, Function Sheets für Küche und Service, im Hotel die Verbindung zur Zimmerverwaltung. Wer vor allem Bankette im eigenen Haus plant, findet den passenden Vergleich unter Bankett-Software.

Software für Cateringbetriebe mit Gemeinschaftsverpflegung, Speiseplänen und mehreren Standorten ist Warenwirtschaft und ERP – ROP IT und Bp Event aus dem ersten Typ. Ein Partyservice mit vielen kleinen Aufträgen braucht dagegen vor allem ein schnelles Angebots- und Buchungstool; die Auswahl dafür steht unter Partyservice Software.

Univents im Catering-Vergleich: Stärken und Grenzen

Univents ist die Catering Software hinter diesem Artikel, deshalb hier die Einordnung mit denselben Maßstäben wie oben. Die Stärke ist der eine Datensatz je Veranstaltung: Aus der Anfrage wird das Angebot, aus dem angenommenen Angebot entstehen Auftragsbestätigung, Anzahlungs- und Schlussrechnung, aus der Buchung Produktions-, Pack- und Bestelllisten, Function Sheet und Schichtbedarf – und wenn die Gästezahl sich ändert, ändert sich alles davon. Personalplanung mit Zeiterfassung, Mitarbeiter-App und Lohnexport ist im System, nicht im Zusatzmodul; Kunden sehen ihr Event im Kundenportal und stellen Änderungsanfragen dort statt per Mail. Der KI-Assistent legt aus Sprachmemo, Mail oder Chat Events und Angebote an. DACH-Buchhaltung ist eingebaut: GoBD-konforme Belege, E-Rechnung im XRechnung-Format zu jeder Rechnung, Direktübergabe an Lexware Office, sevdesk und bexio, Buchungsstapel für DATEV und BMD.

Die Grenzen, ehrlich: Univents ist kein Kassensystem und nicht für den À-la-carte-Restaurantbetrieb gebaut – eine Kassenanbindung gibt es erst im Scale-Tarif, ebenso den Küchenmonitor; der DATEV- und BMD-Export gehört zu Growth, nicht zu Core. Für Gemeinschaftsverpflegung mit Speiseplanung und Diätlogik fehlt das ERP-Fundament von ROP IT oder Bp Event. Automatische Zufriedenheitsumfragen und Rabattcodes auf der Buchungsseite hat CaterSmart, Univents nicht; Newsletter-Kampagnen sind ein Zusatzmodul für 49 € im Monat. Und wie jedes Komplettsystem verlangt Univents gepflegte Produktdaten, bevor die Automatik greift. Preise: Angebote-Tarif 55 € im Monat (46 € bei Jahreszahlung), Core 299 € (249 €), Growth 649 € (499 €), Scale 1.199 € (879 €), Enterprise auf Anfrage; Einstieg ohne Vertriebsgespräch, 7 Tage kostenlos mit vollem Funktionsumfang.

Häufige Fragen

Welche Catering-Software ist die beste?

Es gibt keine beste Catering-Software für alle, sondern eine passende je Betriebstyp: Für Solo-Caterer und Partyservice reicht ein Angebotstool wie bookitup oder Ktering, Caterer mit regelmäßigem Veranstaltungsbetrieb brauchen ein Komplettsystem wie Univents oder CaterSmart, Gemeinschaftsverpflegung ein ERP wie ROP IT oder Bp Event. Entscheidend ist, ob eine geänderte Gästezahl Mengen, Schichtbedarf und Beleg gleichzeitig bewegt.

Was kostet Catering-Software?

Angebots- und Solo-Tools liegen zwischen 0 und 75 € im Monat, Komplettsysteme zwischen 55 € für den reinen Angebotsumfang und 290 bis 300 € für die volle Plattform, klassische ERP-Lizenzen kosten rund 3.000 € einmalig plus Einrichtung und Wartung. Entscheidend ist weniger der Listenpreis als das, was in Saisonspitzen passiert: ob zusätzliche Nutzer, Aushilfen oder Module extra kosten und ob es Mindestlaufzeiten gibt.

Gibt es kostenlose Catering-Software?

Ja, in drei Stufen: kostenlose Rechner und Vorlagen für Mengen, Kalkulation und Angebote; dauerhaft kostenlose Einstiegsstufen wie der Starter-Tarif von bookitup oder der kostenlose Einstieg von Univents mit vier Angeboten im Monat; und Testphasen von 7 bis 30 Tagen. Personalplanung, Produktionslisten und eine Buchhaltungsanbindung sind in keinem kostenlosen Angebot enthalten.

Welche Software eignet sich, um Küchenabläufe und Personalplanung zu zentralisieren?

Üblich ist die Kombination aus einem Dienstplan-Tool und einer Warenwirtschaft. Der Nachteil ist die doppelte Pflege, weil beide Systeme die Veranstaltung nicht kennen, aus der Mengen und Schichtbedarf entstehen. Ein Komplettsystem leitet Produktionsliste und Dienstplan aus derselben Buchung ab; im Vergleich oben bilden Univents und Bp Event beides ab, CaterSmart die Küche ohne Personal, Gastrosync beides in Grundzügen.

Was unterscheidet Catering-Software von Bankett- und Eventmanagement-Software?

Catering-Software beginnt beim Auftrag und endet bei Produktion, Personal und Abrechnung. Bankettsoftware kommt aus dem Hotel: Function Sheets, Raumbelegung und die Verbindung zur Zimmerverwaltung stehen im Mittelpunkt. Klassische Eventmanagement-Software kommt aus dem Kongress- und Teilnehmerumfeld mit Registrierung, Tickets und Teilnehmerkommunikation. Alle drei heißen manchmal gleich und lösen verschiedene Probleme.

Wie lange dauert die Umstellung auf eine Catering-Software?

Realistisch sind zwei bis sechs Wochen bis zum Produktivbetrieb: Stammdaten und Produkte übernehmen, Vorlagen für Angebote aufsetzen, das Team einweisen. Bei Self-Service-Systemen mit Import läuft der Start in Tagen, bei lizenzbasierten ERP-Systemen mit Einrichtung und Schulung vor Ort eher in Monaten. Der am häufigsten unterschätzte Schritt ist die Pflege der Produktdaten.

Gibt es eine eigene Software für Eventcatering oder Bankettplanung?

Ja, aber die Grenze verläuft anders, als die Namen vermuten lassen. Software für Eventcatering ist ein Komplettsystem, das Angebot, Produktionsliste, Personal und Rechnung je Veranstaltung verbindet – etwa Univents, CaterSmart oder Gastrosync. Bankettplanungs-Software kommt aus dem Hotel und stellt Raumbelegung und Function Sheets in den Mittelpunkt. Cateringbetriebe mit Gemeinschaftsverpflegung arbeiten meist mit Warenwirtschaft und ERP wie ROP IT oder Bp Event.

Nächster Schritt

Bestimmen Sie zuerst Ihren Typ aus der Kurzentscheidung, dann bleiben zwei bis drei Kandidaten übrig. Spielen Sie mit jedem eine echte Veranstaltung aus Ihrem Kalender durch – von der Anfrage bis zur Rechnung, inklusive einer Änderung der Gästezahl am zweiten Tag. Für Univents geht das ohne Vertriebsgespräch: 7 Tage kostenlos mit vollem Funktionsumfang über die Preisübersicht, oder Sie lassen sich Ihren Ablauf in einer Demo an Ihren eigenen Veranstaltungen zeigen.