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Alle Eingangsrechnungen an einem Ort. Unter Finanzdokumente führt jetzt ein Knopf „Eingangsrechnungen" zu einer Übersicht über alle Veranstaltungen hinweg — statt jede Veranstaltung einzeln zu öffnen. Du filterst nach offen, gebucht oder alle und nach einem Zeitraum des Rechnungsdatums; der Kopf zeigt Anzahl und Netto-Summe der gerade gefilterten Auswahl. Ein Klick auf eine Zeile bringt dich in den Finanzen-Tab der zugehörigen Veranstaltung, wo geprüft, gebucht und korrigiert wird.
Rechnungen ohne Veranstaltung. Versicherung, Miete, Fahrzeug — nicht jede Eingangsrechnung gehört zu einer Veranstaltung. In der neuen Übersicht gibt es dafür jetzt den Abschnitt Ohne Veranstaltung: dort erfasst du Gemeinkosten, lässt sie wie gewohnt automatisch auslesen, prüfst und buchst sie. Passend dazu kannst du allgemeine Budget-Umschläge anlegen, die zu keiner einzelnen Veranstaltung gehören. Diese allgemeinen Umschläge stehen auch im Finanzen-Tab jeder Veranstaltung zur Auswahl und sind dort als Allgemein gekennzeichnet — so siehst du auf einen Blick, ob du gerade auf einen Topf der Veranstaltung oder auf einen gemeinsamen buchst.
Eingangsrechnungen als Foto hochladen. Beim Hochladen akzeptieren wir jetzt neben PDF auch Fotos im Format JPEG, PNG oder WebP — im Finanzen-Tab einer Veranstaltung genauso wie im Abschnitt „Ohne Veranstaltung". Praktisch, wenn ein Lieferant nur einen Papierbeleg oder Kassenbon dabei hat — einfach mit dem Handy fotografieren und hochladen. Fotografierte Belege werden genauso automatisch ausgelesen wie PDFs, die Vorschau zeigt das Bild direkt im Prüf-Fenster, und beim Herunterladen stimmt die Dateiendung.
Hinweis zu iPhone-Fotos: Ist die iPhone-Kamera auf „Hohe Effizienz" gestellt, speichert sie Fotos im HEIC-Format — das unterstützen wir aktuell nicht. Stelle unter Einstellungen → Kamera → Formate auf „Maximale Kompatibilität" um, oder lade ein JPEG/PNG hoch.
Lieferant als Kontakt verknüpfen. Beim Prüfen und Buchen einer Eingangsrechnung kannst du den Lieferanten jetzt zusätzlich mit einem echten Kontakt aus deinem Adressbuch verknüpfen, statt nur mit dem ausgelesenen Namen. Univents schlägt passende Kontakte vor, ordnet aber nie automatisch zu — auch bei genau einem Treffer wählst du bewusst aus. Fehlt der Kontakt, legst du ihn mit einem Klick direkt aus dem Prüf-Fenster an. Die Zuordnung ist freiwillig und lässt sich jederzeit nachträglich setzen oder ändern, auch an bereits gebuchten Rechnungen — praktisch für spätere Auswertungen „Ausgaben je Lieferant".
Eingangsrechnung löschen. Jede Rechnungszeile im Finanzen-Tab hat jetzt ein Papierkorb-Symbol. Bei einer Rechnung, die noch nicht gebucht ist, entfernt es die Rechnung aus der Liste — an den Kosten der Veranstaltung ändert sich dadurch nichts. Bisher blieb ein versehentlich hochgeladener Beleg dauerhaft stehen.
Gebuchte Rechnung stornieren. Ist die Rechnung bereits gebucht, heißt derselbe Knopf „Stornieren": die gebuchten Kosten werden aus dem Budget-Umschlag herausgerechnet und die Ist-Kosten der Veranstaltung sinken entsprechend. Vor dem Ausführen fragt ein Fenster nach und sagt genau, was passiert.
Beträge einer gebuchten Rechnung korrigieren. Über das Stift-Symbol öffnest du eine gebuchte Rechnung noch einmal und änderst Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeit sowie Netto, Brutto und USt. Ein geändertes Netto wird sofort in den Ist-Kosten der Veranstaltung und im Budget-Umschlag nachgezogen. Ein Tippfehler im Betrag war bisher nicht mehr korrigierbar.
Der Beleg bleibt erhalten. Beim Löschen und Stornieren bleibt die hochgeladene Datei — PDF oder Foto — als Beleg gespeichert.
Fälligkeit im Blick. Das Fälligkeitsdatum wurde beim Auslesen zwar erfasst, aber nirgends angezeigt. Jetzt steht es an jeder Rechnung — in der Übersicht wie im Finanzen-Tab — und eine überfällige Rechnung ist als solche gekennzeichnet, eine in den nächsten sieben Tagen fällige ebenfalls. In der Übersicht sortierst du per Umschalter Nach Fälligkeit; die Rechnungen stehen dann unter Überschriften wie „Überfällig" oder „In den nächsten 7 Tagen fällig". Rechnungen, bei denen kein Fälligkeitsdatum ausgelesen werden konnte, bekommen bewusst eine eigene Gruppe Ohne Fälligkeitsdatum — sie verschwinden nicht am Ende der Liste, sondern fallen auf, damit du das Datum nachtragen kannst.
Bezahlt abhaken. Jede gebuchte Rechnung hat jetzt ein Häkchen Bezahlt. Damit hältst du fest, was schon überwiesen ist — unabhängig davon, dass die Rechnung längst gebucht ist. An deinem Budget ändert das Häkchen nichts: der Budget-Umschlag zeigt weiterhin, was du zugesagt hast, nicht was das Konto schon verlassen hat. Ein Klick genügt, ein zweiter nimmt die Markierung wieder zurück.
Neue Kennzahl „Ausgaben (Ist)". Im Finanzen-Tab einer Veranstaltung steht jetzt neben „Kosten (Plan)" eine eigene Karte mit dem, was tatsächlich ausgegeben wurde — Ist-Beträge deiner Kostenposten plus alle gebuchten Eingangsrechnungen, mit dem Prozentanteil am geplanten Budget. Bisher musstest du dafür in den Budget-Fortschritt scrollen. „Kosten (Plan)", „Deckungsbeitrag" und „Kosten / Gast" rechnen unverändert mit deiner Planung weiter, damit sich die gewohnten Zahlen deiner bestehenden Veranstaltungen nicht rückwirkend verschieben.
KI-Assistent kennt die Eingangsrechnungen. Frag den Assistenten im Chat z.B. „Welche Eingangsrechnungen liegen zu dieser Veranstaltung vor?" oder „Zeig mir die noch nicht gebuchten" — er nennt Lieferant, Nummer, Datum, Fälligkeit, Beträge, Status, Bezahlt-Zustand und Budget-Umschlag und weist auf mögliche Dubletten hin. Auf Nachfrage zeigt er alle ausgelesenen Felder einer einzelnen Rechnung samt Konfidenz der automatischen Erkennung, und er korrigiert eine falsch ausgelesene Angabe auf Zuruf — nur das genannte Feld, alles andere bleibt unangetastet. Das Buchen bleibt bewusst ein Klick in der App: eine bereits gebuchte Rechnung lässt der Assistent unangetastet.
Eingangsrechnungen gehören jetzt zum Core-Tarif. Erfassen, Auslesen, Buchen und die Budget-Umschläge sind ab Core verfügbar — in der neuen Übersicht genauso wie im Finanzen-Tab einer Veranstaltung. Wer bereits Eingangsrechnungen erfasst hat, sieht sie weiterhin und kann die Belege öffnen und herunterladen; neu erfassen und buchen geht ab Core.
Rechte folgen jetzt dem Bereich Finanzen. Wer Eingangsrechnungen und die hochgeladenen Belege sehen, hochladen, buchen oder stornieren darf, richtet sich jetzt nach denselben Rechten wie Angebote und Rechnungen — einstellbar unter Einstellungen › Rollen. Fehlt dir ein Recht, erscheint der jeweilige Knopf gar nicht erst, und ein Vorgang bricht ab, bevor irgendetwas halb geschrieben ist.
Behoben
Ausgaben wurden unvollständig gezählt. Pro Kostenblock (Wareneinsatz, Personal, Location & Technik, Sonstiges) floss nur eine einzige Ausgabe in die Ist-Kosten ein — jede weitere fiel still heraus, und welche gezählt wurde, war zufällig. Hatte ein Block bereits einen von Hand angelegten Kostenposten, wurden gebuchte Eingangsrechnungen dieses Blocks überhaupt nicht mitgezählt. Ab sofort zählt jede Ausgabe genau einmal; Budget-Fortschritt, Kalkulation und die neue Karte „Ausgaben (Ist)" zeigen dieselbe, vollständige Summe.
Hinweis: Die Ist-Kosten bestehender Veranstaltungen können dadurch steigen — sie waren vorher zu niedrig. Steht eine Ausgabe danach doppelt da, ist sie tatsächlich doppelt erfasst (einmal als Kostenposten, einmal als Eingangsrechnung); im Abschnitt Kosten-Detail siehst du die Einzelposten und kannst eine der beiden löschen.