Boîte de réception : traiter et lier vos e-mails dans Univents

La boîte mail d’Univents reflète directement dans l’application vos boîtes connectées. Vous voyez ainsi les demandes clients, les questions et les confirmations de réservation sans changer d’onglet, et vous pouvez lier chaque conversation à une demande, à un événement ou à un contact.

Dans la vidéo, vous voyez comment l’IA crée un devis à partir d’un e-mail client dans la boîte de réception, en créant au passage le contact et la demande.

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Vous retrouvez aussi les différentes étapes par écrit ci-dessous.

La boîte de réception en un coup d’œil

La boîte de réception s’ouvre en vue partagée : à gauche la liste des fils, à droite l’aperçu de la conversation sélectionnée. En haut, quatre onglets permettent de changer de mode d’affichage :

• Boîte de réception — tous les fils actuels et non archivés
• Reportées — les fils que vous avez mis de côté
• Archivé — les conversations classées
• Clients — liste des clients avec chronologie d’activité

Si plusieurs boîtes sont connectées, le sélecteur de boîte mail apparaît en plus sous les onglets. Par défaut, c’est Toutes les boîtes mail : chaque ligne de la liste indique alors dans quelle boîte le message est arrivé. Si vous choisissez une seule boîte, la liste n’affiche que ses messages. La sélection figure dans l’adresse de la page, vous pouvez donc l’enregistrer dans vos favoris. Dans la vue Clients, ce sélecteur n’existe pas.

Sous les onglets se trouvent un champ de recherche (expéditeur, objet, contenu) ainsi que des filtres : Non lu, Pièce jointe, Aujourd'hui, Clients, Événements ouverts et Demandes ouvertes. Les filtres sont combinables. Réinitialiser les filtres efface toutes les sélections.

Les nouveaux e-mails apparaissent automatiquement : aucun rechargement manuel n’est nécessaire. Lors de la première connexion d’une boîte, la synchronisation initiale peut prendre jusqu’à 24 heures.

Lire et répondre à une conversation

1. Cliquez sur une entrée dans la liste des fils. L’aperçu s’ouvre à droite.
2. Le message le plus récent est déplié. Cliquez sur Afficher le message complet pour charger l’intégralité du contenu. Les messages plus anciens du même fil sont repliés derrière Afficher {{count}} messages plus anciens.
3. Pour répondre, cliquez sur Réponses dans la barre d’actions. La zone de rédaction s’ouvre dans une colonne à côté du fil : vous pouvez continuer à lire l’historique des messages pendant que vous écrivez.
4. Renseignez Objet, À et votre message. Vous pouvez en option ajouter d’autres destinataires via Ajouter Cc.
5. Avec Envoyer, la réponse part depuis votre boîte connectée. Le message envoyé apparaît ensuite comme message sortant dans le fil.

Si vous préférez répondre depuis votre messagerie externe, l’icône d’enveloppe de la barre d’actions ouvre un lien mailto: directement dans Outlook ou Apple Mail.

Faire générer un brouillon de réponse par l’IA

Si le générateur de réponses IA est activé pour votre workspace, la zone de rédaction affiche en plus le bouton Générer un brouillon (avec une icône d’étincelle).

1. Ouvrez un fil et cliquez sur Réponses pour ouvrir la zone de rédaction.
2. Cliquez sur Générer un brouillon. Univents crée une proposition de réponse à partir de la conversation et remplace le texte du message dans la zone de rédaction.
3. Le texte généré porte le badge Brouillon IA. Vous pouvez le modifier librement avant l’envoi.
4. Un message de confirmation indique le coût de la génération. Si le budget mensuel est épuisé, l’avertissement Budget IA mensuel atteint s’affiche à la place.

Vous réglez l’activation, le ton et le budget dans Intégrations > Boîte mail, section Générateur de réponses IA : interrupteur Activer le générateur de réponses IA, Ton (Formel, Décontracté ou Personnel) et Budget mensuel (centimes) — par défaut 1000 centimes = 10 €/mois. Juste en dessous, vous voyez la part du budget déjà consommée pendant le mois en cours.

Lier un fil à une demande, un événement ou un contact

Les liens font en sorte que le fil d’e-mails soit visible dans la vue détaillée de la demande, de l’événement ou du contact.

1. Ouvrez le fil et cliquez sur l’icône de chaîne (Lier) dans la barre d’actions.
2. Une boîte de dialogue à trois onglets s’ouvre : Demande, Événement, Contact.
3. Choisissez l’onglet adapté et saisissez au moins deux caractères dans le champ de recherche pour filtrer les résultats.
4. Cliquez sur l’entrée souhaitée : elle est mise en surbrillance.
5. Cliquez sur Lier. Le lien apparaît ensuite sous forme de pastille colorée sous le nom de l’expéditeur dans la ligne du fil.

Le lien vaut pour toute la conversation : chaque e-mail du fil est ensuite rattaché à l’élément choisi, y compris les plus anciens et ceux qui arriveront plus tard. Si la conversation est déjà liée, vous recevez une remarque plutôt qu’un message d’erreur ; il ne se passe alors rien de plus.

Vous voyez les liens existants dans l’info-bulle (bouton avec l’icône i, tout à droite de la barre d’actions). Vous y trouvez aussi des liens directs vers l’élément lié.

Voir les e-mails liés dans l’événement

Un e-mail lié à un événement y apparaît dans la zone Messages, sous l’onglet E-mail. La liste indique l’expéditeur, l’objet, un extrait et l’heure ; les e-mails non lus sont comptés sur l’onglet. Ouvrir le fil vous ramène dans la boîte de réception pour répondre : on répond toujours dans la boîte de réception, pas dans l’événement.

Quatre types d’e-mails y sont ajoutés automatiquement :

• Les e-mails de la demande associée. Si la première demande arrive par e-mail, elle est rattachée à la demande — l’événement n’est créé qu’à l’acceptation. Ces e-mails apparaissent dans l’événement avec la mention « issu de la demande ».
• Les e-mails envoyés qui concernent cet événement ou sa demande.
• Les e-mails système — e-mails envoyés automatiquement aux clients, partenaires, intervenants ou fournisseurs, par exemple lorsqu’une demande a été acceptée ou refusée, qu’un contrat a été envoyé pour signature, qu’une demande de modification a reçu une réponse, qu’un document a été partagé ou qu’une invitation au portail a été envoyée. Ces lignes portent la mention « E-mail système ».
• Les e-mails issus d’automatisations — envoyés par l’une de vos règles d’automatisation via l’action « Envoyer un e-mail ». Ces lignes portent la mention « Automatisation : <nom de la règle> ».

Comme les autres lignes, les e-mails système et ceux issus d’automatisations affichent le destinataire, l’objet, un extrait et l’heure — mais sans lien Ouvrir le fil, car ils ne proviennent pas d’un fil de la boîte de réception. Les e-mails internes adressés à votre équipe (par exemple rappels de service, décisions de congés, mentions ou codes à usage unique) n’apparaissent volontairement pas ici : il ne s’agit pas de communication client.

Avec Retirer le lien, vous détachez à nouveau la conversation de l’événement — tous les e-mails du fil en une seule fois. Les e-mails eux-mêmes restent dans la boîte de réception. Les e-mails système et ceux issus d’automatisations ne peuvent pas être retirés séparément : ils sont rattachés directement à l’événement.

Créer un contact ou une demande directement depuis le fil

Si aucun contact n’est encore lié à l’expéditeur, la barre d’actions affiche le bouton Créer un contact à partir de l'expéditeur. Une boîte de dialogue s’ouvre, dans laquelle le nom et l’adresse e-mail de l’expéditeur sont déjà préremplis : vous enregistrez le contact en un clic.

Dès que le contact est créé, ou lorsqu’aucun lien vers une demande n’existe encore, le bouton Créer une demande apparaît. Le formulaire reprend l’objet et les informations de l’expéditeur de l’e-mail comme préremplissage.

Si vous souhaitez synchroniser en continu vos contacts avec la boîte mail au lieu de les créer un par un à partir des fils, configurez la Synchronisation des contacts — vous en saurez plus dans Comment intégrer ma boîte mail ?.

Archiver et reporter des fils

• Archiver : dans la conversation ouverte, cliquez sur Archiver dans la barre d’actions (à côté de Réponses) ou appuyez sur e. Le fil disparaît de la boîte de réception et apparaît sous Archivé. Un lien Annuler dans la notification de confirmation le restaure immédiatement ; dans l’onglet Archivé, le même bouton s’appelle Restaurer.
• Effet aussi dans votre messagerie : l’archivage ne range pas seulement Univents, mais aussi votre boîte connectée. Dans Outlook, la conversation passe dans le dossier Archives ; dans Gmail, elle quitte la boîte de réception (le libellé « Boîte de réception » est retiré, elle reste accessible sous « Tous les messages ») ; pour les autres boîtes, elle est déplacée si possible dans leur dossier d’archives. Rien n’est supprimé nulle part. Si vous cliquez sur Restaurer, l’e-mail revient aussi dans la boîte de réception de votre messagerie. Si la connexion à votre boîte est momentanément perturbée, Univents archive quand même immédiatement — la synchronisation vers votre messagerie se fait automatiquement dès que la connexion est rétablie.
• Reporter (snooze) : h ouvre un menu avec des options rapides : Plus tard aujourd'hui, Demain matin, Semaine suivante ainsi que Autre date … pour saisir une date libre. Le fil disparaît de la boîte de réception jusqu’au moment choisi, puis réapparaît automatiquement.
• Traiter plusieurs fils à la fois : passez la souris sur une ligne — une case à cocher apparaît à la place des initiales de l’expéditeur. Cochez-la, et toutes les lignes affichent alors leur case. Vous pouvez aussi appuyer sur x pour ajouter à la sélection le fil actuellement ciblé, ou maintenir Shift et cliquer sur une deuxième ligne pour sélectionner une plage. ⌘ a sélectionne tous les fils visibles. La barre d’outils au-dessus de la liste propose alors Marquer comme lu, Non lu et Archiver pour l’ensemble de la sélection.

Marquer les e-mails avec des libellés

Les libellés sont des repères colorés que vous nommez librement — par exemple « En cours », « En attente du client », « Terminé » ou un libellé nominatif par account manager. Vous sortez ainsi de votre vue les e-mails traités sans les archiver.

Créer le catalogue de libellés. Cliquez dans la barre de filtres sur Gérer les libellés (ou sur l’icône de libellé d’une ligne de fil → Gérer les libellés). Dans la boîte de dialogue, vous saisissez un nom, choisissez une couleur dans la palette et enregistrez avec Ajouter un libellé. Vous pouvez ici renommer, recolorer ou supprimer les libellés existants. Le catalogue vaut pour tout le workspace.

Attribuer un libellé à un fil. Chaque ligne de la liste et la vue détaillée à droite comportent une icône de libellé. Un clic ouvre la sélection : cochez les libellés appropriés. Plusieurs libellés par fil sont possibles ; la sélection est enregistrée immédiatement. Dans la liste, les libellés apparaissent sous forme de pastilles colorées (s’il y en a beaucoup, les deux premiers plus une indication « +N ») ; dans la vue détaillée, ils s’affichent en entier sous l’objet.

Filtrer par libellé. Dès qu’il existe au moins un libellé, la barre de filtres propose la sélection Filtrer par libellé. Si vous choisissez un libellé, la boîte de réception n’affiche plus que les fils portant ce libellé ; Tous les libellés désactive de nouveau le filtre.

Supprimer un libellé. Si vous supprimez un libellé encore attaché à des e-mails, Univents indique d’abord de combien d’e-mails il sera retiré et demande confirmation. Ce n’est qu’après confirmation que le libellé est retiré du catalogue et de tous les fils. Les e-mails eux-mêmes restent inchangés.

Les libellés sont purement internes et n’agissent que dans la boîte de réception Univents — ils ne sont pas réécrits dans votre véritable messagerie. L’attribution, l’archivage et le report ne sont pas affectés.

Questions fréquentes

La boîte de réception est vide alors que le compte est connecté. Lors de la première connexion d’une boîte, Univents synchronise la période choisie (par défaut : les 90 derniers jours). Cela peut prendre jusqu’à 24 heures. Un bandeau dans la boîte de réception indique la progression. Vous pouvez ajuster la période de synchronisation dans les paramètres de l’intégration e-mail.

Puis-je aussi envoyer depuis Univents des e-mails qui ne sont pas des réponses ? Pour l’instant, la boîte de réception ne prend en charge que les réponses à des fils existants. Vous envoyez les nouveaux e-mails sortants comme d’habitude depuis votre messagerie.

Où trouver les e-mails liés d’une demande ou d’un événement ? Dans la vue détaillée de chaque demande et de chaque événement, une zone Fils d'e-mails liste toutes les conversations liées — chaque conversation sur une ligne qui affiche le message le plus récent.

Puis-je utiliser des raccourcis clavier ? Oui. Le menu complet des raccourcis s’ouvre avec ?. Principaux raccourcis : j/k suivant/précédent, r répondre, l lier, e archiver, h reporter, c créer une demande.

L’e-mail disparaît-il aussi dans Outlook ou Gmail ? Oui. L’archivage dans Univents retire aussi l’e-mail de la boîte de réception de votre boîte connectée — dans Outlook, il atterrit dans le dossier « Archives » ; dans Gmail, il perd seulement le libellé « Boîte de réception » et reste accessible sous « Tous les messages ». Rien n’est supprimé, et Restaurer le remet partout dans la boîte de réception.

Je ne vois pas de bouton « Générer un brouillon » dans la zone de rédaction. Le générateur de réponses IA est désactivé par défaut. Activez-le sous Intégrations > Boîte mail, dans la section Générateur de réponses IA.