Inbox: E-Mails in Univents bearbeiten & verknüpfen

Das E-Mail-Postfach in Univents spiegelt deine verbundenen Postfächer direkt in der App. So siehst du Kundenanfragen, Rückfragen und Buchungsbestätigungen ohne Tab-Wechsel — und kannst jede Konversation mit einer Anfrage, einer Veranstaltung oder einem Kontakt verknüpfen.

Das Postfach im Überblick

Die Inbox öffnet sich als geteilte Ansicht: links die Thread-Liste, rechts die Vorschau der ausgewählten Konversation. Oben findest du vier Tabs zum Wechseln des Ansichtsmodus:

• Postfach — alle aktuellen, nicht archivierten Threads
• Snoozed — Threads, die du zurückgestellt hast
• Archiviert — abgelegte Konversationen
• Kunden — Kundenliste mit Aktivitäts-Timeline

Sind mehrere Postfächer verbunden, steht unter den Tabs zusätzlich die Postfach-Auswahl. Standard ist Alle Postfächer — dann zeigt jede Zeile in der Liste, in welchem Postfach die Nachricht eingegangen ist. Wählst du ein einzelnes Postfach, zeigt die Liste nur dessen Nachrichten. Die Auswahl steht in der Adresse der Seite, du kannst sie also als Lesezeichen speichern. In der Ansicht Kunden gibt es die Auswahl nicht.

Unterhalb der Tabs gibt es ein Suchfeld (Absender, Betreff, Inhalt) sowie Filter-Chips: Ungelesen, Anhang, Heute, Kunden, Events offen und Anfragen offen. Chips lassen sich kombinieren. Mit Filter aufheben setzt du alle Auswahlen zurück.

Neue E-Mails erscheinen automatisch — ein manuelles Neuladen ist nicht nötig. Beim ersten Verbinden eines Postfachs kann der initiale Sync bis zu 24 Stunden dauern.

Eine Konversation lesen und beantworten

1. Klicke in der Thread-Liste auf einen Eintrag. Die Vorschau öffnet sich rechts.
2. Die neueste Nachricht ist aufgeklappt. Klicke auf Vollständige Nachricht anzeigen, um den vollständigen Inhalt zu laden. Ältere Nachrichten desselben Threads liegen hinter {{count}} ältere Nachrichten anzeigen zusammengeklappt.
3. Um zu antworten, klicke auf Antworten in der Aktionsleiste. Der Composer öffnet sich als Spalte neben dem Thread — du kannst den Nachrichtenverlauf während des Schreibens weiter lesen.
4. Füll Betreff, An und deine Nachricht aus. Optional kannst du über CC hinzufügen weitere Empfänger ergänzen.
5. Mit Senden wird die Antwort über dein verbundenes Postfach versendet. Die gesendete Nachricht erscheint danach als ausgehende Nachricht im Thread.

Wer lieber im externen Mail-Programm antwortet, findet das Briefumschlag-Symbol in der Aktionsleiste — es öffnet einen mailto:-Link direkt in Outlook oder Apple Mail.

KI-Antwortentwurf generieren lassen

Ist der AI-Reply-Generator für deinen Workspace aktiviert, zeigt der Antwort-Composer zusätzlich den Button Entwurf generieren (mit Sparkle-Symbol).

1. Öffne einen Thread und klicke auf Antworten, um den Composer zu öffnen.
2. Klicke auf Entwurf generieren. Univents erstellt anhand der Konversation einen Antwortvorschlag und ersetzt damit den Nachrichtentext im Composer.
3. Der generierte Text ist mit dem Badge AI-Entwurf gekennzeichnet. Du kannst ihn vor dem Senden frei bearbeiten.
4. Eine Erfolgsmeldung zeigt die Kosten der Generierung an. Ist das monatliche Budget aufgebraucht, erscheint stattdessen der Hinweis Monatliches AI-Budget erreicht.

Aktivieren, Tonalität und Budget stellst du in Integrationen > E-Mail-Postfach im Abschnitt AI Reply-Generator ein: Schalter AI-Reply-Generator aktivieren, Tonalität (Formell, Locker oder Persönlich) und Monatliches Budget (Cent) — Standard 1000 Cent = 10 €/Monat. Darunter siehst du, wie viel vom Budget im laufenden Monat bereits verbraucht ist.

Thread mit einer Anfrage, Veranstaltung oder einem Kontakt verknüpfen

Verknüpfungen sorgen dafür, dass der E-Mail-Thread in der Detailansicht der Anfrage, des Events oder des Kontakts sichtbar ist.

1. Öffne den Thread und klicke auf das Kettensymbol (Verknüpfen) in der Aktionsleiste.
2. Ein Dialog mit drei Tabs öffnet sich: Anfrage, Veranstaltung, Kontakt.
3. Wähle den passenden Tab und tippe mindestens zwei Zeichen ins Suchfeld, um Ergebnisse zu filtern.
4. Klicke auf den gesuchten Eintrag — er wird hervorgehoben.
5. Klicke auf Verknüpfen. Die Verknüpfung erscheint danach als farbiger Chip unter dem Absendernamen in der Thread-Zeile.

Die Verknüpfung gilt für die ganze Unterhaltung — jede E-Mail des Threads hängt danach am gewählten Element, auch die älteren und die, die später dazukommen. Ist die Unterhaltung schon verknüpft, bekommst du einen Hinweis statt einer Fehlermeldung; es passiert dann nichts Zusätzliches.

Bestehende Verknüpfungen siehst du im Infopopover (Schaltfläche mit dem i-Symbol ganz rechts in der Aktionsleiste). Dort findest du auch direkte Links zu dem verknüpften Element.

Verknüpfte E-Mails in der Veranstaltung sehen

Eine mit einer Veranstaltung verknüpfte Mail erscheint dort im Bereich Nachrichten unter dem Reiter E-Mail. Die Liste zeigt Absender, Betreff, Vorschautext und Zeitpunkt; ungelesene Mails werden am Reiter gezählt. Über Thread öffnen springst du zurück ins Postfach, um zu antworten — geantwortet wird immer im Postfach, nicht in der Veranstaltung.

Zwei Dinge landen dort automatisch mit:

• E-Mails der zugehörigen Anfrage. Kommt die Erstanfrage per Mail herein, hängt sie an der Anfrage — die Veranstaltung entsteht erst beim Annehmen. Diese Mails erscheinen in der Veranstaltung mit dem Hinweis „aus Anfrage".
• Gesendete Mails, die zu dieser Veranstaltung oder ihrer Anfrage gehören.

Mit Verknüpfung entfernen löst du die Unterhaltung wieder von der Veranstaltung — alle E-Mails des Threads auf einmal. Die E-Mails selbst bleiben im Postfach.

Kontakt oder Anfrage direkt aus dem Thread anlegen

Wenn noch kein Kontakt mit dem Absender verknüpft ist, zeigt die Aktionsleiste den Button Kontakt anlegen aus Absender. Ein Dialog öffnet sich, in dem Name und E-Mail-Adresse des Absenders bereits vorausgefüllt sind — du speicherst den Kontakt mit einem Klick.

Sobald der Kontakt angelegt ist oder noch kein Anfragelink besteht, erscheint der Button Anfrage erstellen. Das Formular übernimmt Betreff und Absenderinfos aus der E-Mail als Vorbefüllung.

Willst du deine Kontakte laufend automatisch mit dem Postfach abgleichen, statt sie einzeln aus Threads anzulegen, richte die Kontakt-Synchronisation ein — mehr dazu in Wie integriere ich meine Mail Inbox?.

Threads archivieren und zurückstellen

• Archivieren: Drücke e oder nutze die Tastatur-Shortcuts. Der Thread verschwindet aus dem Postfach und erscheint unter Archiviert. Ein Rückgängig-Link in der Erfolgsbenachrichtigung stellt ihn sofort wieder her.
• Zurückstellen (Snooze): Mit h öffnet sich ein Auswahlmenü mit Schnell-Optionen: Später heute, Morgen früh, Nächste Woche sowie Anderes Datum … für eine freie Datumseingabe. Der Thread verschwindet bis zum gewählten Zeitpunkt aus dem Postfach und taucht dann automatisch wieder auf.
• Mehrere Threads auf einmal bearbeiten: Drücke x, um den aktuell fokussierten Thread zur Auswahl hinzuzufügen, oder halte Shift gedrückt und klicke eine zweite Zeile, um einen Bereich zu markieren. Mit ⌘ a werden alle sichtbaren Threads markiert. Die Toolbar oberhalb der Liste bietet dann Lesen, Ungelesen und Archivieren für die gesamte Auswahl an.

Mails mit Labels kennzeichnen

Labels sind farbige Kennzeichnungen, die du frei benennst — zum Beispiel „In Bearbeitung", „Wartet auf Kunde", „Erledigt" oder ein Namens-Label je Account-Manager. So räumst du bearbeitete Mails aus dem Blick, ohne sie zu archivieren.

Label-Katalog anlegen. Klicke in der Filterleiste auf Labels verwalten (oder auf das Label-Symbol an einer Thread-Zeile → Labels verwalten). Im Dialog vergibst du einen Namen, wählst eine Farbe aus der Farbpalette und speicherst mit Label hinzufügen. Bestehende Labels lassen sich hier umbenennen, umfärben oder löschen. Der Katalog gilt für den ganzen Workspace.

Label an einen Thread vergeben. Jede Zeile in der Liste und die Detailansicht rechts tragen ein Label-Symbol. Ein Klick öffnet die Auswahl — setze die Haken bei den passenden Labels. Es sind mehrere Labels pro Thread möglich; die Auswahl wird sofort gespeichert. In der Liste erscheinen die Labels als farbige Chips (bei vielen Labels die ersten zwei plus ein „+N"-Hinweis), in der Detailansicht vollständig unter dem Betreff.

Nach Label filtern. Sobald mindestens ein Label existiert, steht in der Filterleiste die Auswahl Nach Label filtern. Wählst du ein Label, zeigt das Postfach nur noch Threads mit diesem Label; Alle Labels hebt den Filter wieder auf.

Label löschen. Löschst du ein Label, das noch an Mails hängt, zeigt Univents vorab, von wie vielen Mails es entfernt wird, und fragt nach. Erst nach der Bestätigung wird das Label aus dem Katalog und von allen Threads entfernt. Die Mails selbst bleiben unverändert.

Labels sind rein intern und wirken nur im Univents-Postfach — sie werden nicht in dein echtes E-Mail-Programm zurückgeschrieben. Zuweisung, Archiv und Snooze bleiben davon unberührt.

Häufige Fragen

Das Postfach ist leer, obwohl das Konto verbunden ist. Beim ersten Verbinden eines Postfachs synchronisiert Univents den gewählten Zeitraum (Standard: letzte 90 Tage). Das kann bis zu 24 Stunden dauern. Ein Banner im Postfach zeigt den Fortschritt. Den Sync-Zeitraum kannst du in den E-Mail-Integrationseinstellungen anpassen.

Kann ich über Univents auch Mails versenden, die kein Reply sind? Aktuell unterstützt die Inbox nur Antworten auf bestehende Threads. Neue ausgehende Mails schickst du wie gewohnt aus deinem Mail-Programm.

Wo finde ich die verknüpften E-Mails einer Anfrage oder Veranstaltung? In der Detailansicht jeder Anfrage und jeder Veranstaltung gibt es einen Bereich E-Mail-Threads, in dem alle verknüpften Konversationen aufgelistet sind — jede Unterhaltung mit einer Zeile, die die neueste Nachricht zeigt.

Kann ich Keyboard-Shortcuts nutzen? Ja. Das vollständige Shortcut-Menü öffnest du mit ?. Wichtige Kurzbefehle: j/k vor/zurück, r antworten, l verknüpfen, e archivieren, h snoozen, c Anfrage erstellen.

Ich sehe keinen Button „Entwurf generieren" im Composer. Der AI-Reply-Generator ist standardmäßig deaktiviert. Schalte ihn unter Integrationen > E-Mail-Postfach im Abschnitt AI Reply-Generator ein.