Caixa de entrada: tratar e associar e-mails no Univents

A caixa de entrada de e-mail do Univents reflete diretamente na aplicação as caixas de correio ligadas. Assim, os pedidos de clientes, as dúvidas e as confirmações de reserva ficam à vista sem mudar de separador — e cada conversa pode ser associada a um pedido, a um evento ou a um contacto.

No vídeo, vê-se como a IA cria um orçamento a partir de um e-mail de cliente na caixa de entrada e, ao mesmo tempo, cria também o contacto e o pedido.

Reproduzir vídeo1:29

Os passos individuais estão também descritos abaixo.

A caixa de entrada em resumo

A caixa de entrada abre numa vista dividida: à esquerda, a lista de conversas; à direita, a pré-visualização da conversa selecionada. No topo existem quatro separadores para alternar o modo de visualização:

• Caixa de entrada — todas as conversas atuais, não arquivadas
• Adiadas — conversas que foram adiadas
• Arquivado — conversas guardadas no arquivo
• Clientes — lista de clientes com cronologia de atividade

Se estiverem ligadas várias caixas de correio, por baixo dos separadores surge também o seletor de caixa de correio. O valor predefinido é Todas as caixas de correio — nesse caso, cada linha da lista indica em que caixa de correio a mensagem foi recebida. Ao escolher uma única caixa de correio, a lista mostra apenas as respetivas mensagens. A seleção fica guardada no endereço da página, pelo que pode ser guardada nos marcadores. Na vista Clientes o seletor não existe.

Por baixo dos separadores há um campo de pesquisa (remetente, assunto, conteúdo) e chips de filtro: Não lida, Anexo, Hoje, Clientes, Eventos abertos e Pedidos abertos. Os chips podem ser combinados. Com Remover filtros, todas as seleções são repostas.

Os novos e-mails surgem automaticamente — não é necessário atualizar manualmente. Ao ligar uma caixa de correio pela primeira vez, a sincronização inicial pode demorar até 24 horas.

Ler e responder a uma conversa

1. Clique numa entrada da lista de conversas. A pré-visualização abre à direita.
2. A mensagem mais recente está expandida. Clique em Mostrar mensagem completa para carregar o conteúdo completo. As mensagens mais antigas da mesma conversa ficam recolhidas atrás de Mostrar {{count}} mensagens mais antigas.
3. Para responder, clique em Respostas na barra de ações. O editor de mensagens abre numa coluna ao lado da conversa — é possível continuar a ler o histórico de mensagens enquanto se escreve.
4. Preencha Assunto, Para e a mensagem. Opcionalmente, é possível acrescentar mais destinatários em Adicionar CC.
5. Com Enviar, a resposta é enviada através da caixa de correio ligada. A mensagem enviada aparece depois na conversa como mensagem de saída.

Quem preferir responder no programa de e-mail externo encontra na barra de ações o símbolo do envelope, que abre uma ligação mailto: diretamente no Outlook ou no Apple Mail.

Gerar um rascunho de resposta com IA

Se o gerador de respostas por IA estiver ativado no workspace, o editor de resposta mostra também o botão Gerar rascunho (com um símbolo de faíscas).

1. Abra uma conversa e clique em Respostas para abrir o editor.
2. Clique em Gerar rascunho. O Univents cria uma proposta de resposta com base na conversa e substitui por ela o texto da mensagem no editor.
3. O texto gerado fica identificado com o selo Rascunho de IA. Pode ser editado livremente antes de enviar.
4. Uma mensagem de sucesso indica o custo da geração. Se o limite mensal tiver sido esgotado, aparece em vez disso o aviso Limite mensal de IA atingido.

A ativação, o tom e o limite definem-se em Integrações > Caixa de correio de e-mail, na secção Gerador de respostas por IA: interruptor Ativar gerador de respostas por IA, Tom (Formal, Descontraído ou Pessoal) e Limite mensal (cêntimos) — por predefinição 1000 cêntimos = 10 €/mês. Por baixo, é possível ver quanto do limite já foi consumido no mês em curso.

Associar uma conversa a um pedido, a um evento ou a um contacto

As associações fazem com que a conversa de e-mail fique visível na vista de detalhe do pedido, do evento ou do contacto.

1. Abra a conversa e clique no símbolo de corrente (Associar) na barra de ações.
2. Abre-se uma caixa de diálogo com três separadores: Pedido, Evento, Contacto.
3. Escolha o separador adequado e escreva pelo menos dois carateres no campo de pesquisa para filtrar os resultados.
4. Clique na entrada pretendida — fica realçada.
5. Clique em Associar. A associação aparece depois como um chip colorido por baixo do nome do remetente, na linha da conversa.

A associação aplica-se a toda a conversa — todos os e-mails da conversa ficam depois ligados ao elemento escolhido, incluindo os mais antigos e os que chegarem mais tarde. Se a conversa já estiver associada, surge um aviso em vez de uma mensagem de erro; nesse caso, não acontece mais nada.

As associações existentes podem ser vistas no pop-over de informação (botão com o símbolo «i», no extremo direito da barra de ações). Aí encontram-se também ligações diretas para o elemento associado.

Ver os e-mails associados no evento

Um e-mail associado a um evento aparece aí na área Mensagens, no separador E-mail. A lista mostra remetente, assunto, texto de pré-visualização e data/hora; os e-mails não lidos são contados no separador. Com Abrir conversa, volta-se à caixa de entrada para responder — as respostas são sempre dadas na caixa de entrada, não no evento.

Quatro tipos de e-mails são incluídos automaticamente:

• E-mails do pedido correspondente. Quando o primeiro pedido chega por e-mail, fica ligado ao pedido — o evento só surge quando o pedido é aceite. Estes e-mails aparecem no evento com a indicação «do pedido».
• E-mails enviados que pertencem a este evento ou ao respetivo pedido.
• E-mails de sistema — e-mails enviados automaticamente a clientes, parceiros, oradores ou fornecedores, por exemplo quando um pedido foi aceite ou recusado, quando um contrato foi enviado para assinatura, quando um pedido de alteração foi respondido, quando um documento foi partilhado ou quando foi enviado um convite para o portal. Estas linhas têm a marca «E-mail de sistema».
• E-mails de automatizações — enviados por uma das suas regras de automatização através da ação «Enviar e-mail». Estas linhas têm a marca «Automatização: <nome da regra>».

Os e-mails de sistema e os de automatizações mostram, tal como as restantes linhas, destinatário, assunto, texto de pré-visualização e data/hora — mas sem a ligação Abrir conversa, porque não provêm de uma conversa da caixa de entrada. Os e-mails internos para a equipa (por exemplo lembretes de turnos, decisões sobre férias, menções ou códigos de utilização única) não aparecem aqui de propósito — não são comunicação com clientes.

Com Remover associação, a conversa é desligada do evento — todos os e-mails da conversa de uma só vez. Os e-mails em si permanecem na caixa de entrada. Os e-mails de sistema e os de automatizações não podem ser removidos individualmente, pois estão ligados diretamente ao evento.

Criar um contacto ou um pedido diretamente a partir da conversa

Se ainda não houver nenhum contacto associado ao remetente, a barra de ações mostra o botão Criar contacto a partir do remetente. Abre-se uma caixa de diálogo em que o nome e o endereço de e-mail do remetente já estão preenchidos — o contacto é guardado com um clique.

Assim que o contacto for criado, ou enquanto não existir uma ligação a um pedido, surge o botão Criar pedido. O formulário preenche previamente o assunto e os dados do remetente com base no e-mail.

Para manter os contactos sincronizados automaticamente com a caixa de correio, em vez de os criar um a um a partir das conversas, configure a Sincronização de contactos — mais informações em Como integrar a minha caixa de correio?.

Arquivar e adiar conversas

• Arquivar: na conversa aberta, clique em Arquivar na barra de ações (junto a Respostas) ou prima e. A conversa desaparece da caixa de entrada e surge em Arquivado. Uma ligação Anular na notificação de sucesso restaura-a de imediato; no separador Arquivado, o mesmo botão chama-se Restaurar.
• Também tem efeito no programa de e-mail: arquivar não arruma apenas no Univents, mas também na caixa de correio ligada. No Outlook, a conversa passa para a pasta Arquivo; no Gmail, deixa de estar na caixa de entrada (a etiqueta «Caixa de entrada» é removida, mas continua acessível em «Todo o correio»); noutras caixas de correio, passa, sempre que possível, para a respetiva pasta de arquivo. Não é eliminado nada em lado nenhum. Ao clicar em Restaurar, o e-mail volta também à caixa de entrada do programa de e-mail. Se a ligação à caixa de correio estiver temporariamente com problemas, o Univents arquiva na mesma de imediato — o reflexo no programa de e-mail é recuperado automaticamente assim que a ligação for restabelecida.
• Adiar (snooze): com h abre-se um menu de seleção com opções rápidas: Mais tarde hoje, Amanhã de manhã, Próxima semana e Outra data … para indicar uma data à escolha. A conversa desaparece da caixa de entrada até ao momento escolhido e volta a surgir automaticamente.
• Tratar várias conversas de uma vez: passe o rato por cima de uma linha — no lugar das iniciais do remetente aparece uma caixa de seleção. Assinale-a e, a partir daí, todas as linhas passam a mostrar a respetiva caixa de seleção. Em alternativa, prima x para adicionar à seleção a conversa atualmente em foco, ou mantenha Shift premido e clique numa segunda linha para marcar um intervalo. Com ⌘ a, todas as conversas visíveis ficam marcadas. A barra de ferramentas por cima da lista oferece então Marcar como lida, Não lida e Arquivar para toda a seleção.

Identificar e-mails com etiquetas

As etiquetas são marcações coloridas a que se dá o nome que se quiser — por exemplo «Em curso», «À espera do cliente», «Concluído» ou uma etiqueta com o nome de cada gestor de conta. Assim, os e-mails já tratados saem do campo de visão sem ser preciso arquivá-los.

Criar o catálogo de etiquetas. Clique em Gerir etiquetas na barra de filtros (ou no símbolo de etiqueta numa linha da conversa → Gerir etiquetas). Na caixa de diálogo, atribui-se um nome, escolhe-se uma cor da paleta e guarda-se com Adicionar etiqueta. As etiquetas existentes podem aqui ser renomeadas, recoloridas ou eliminadas. O catálogo aplica-se a todo o workspace.

Atribuir uma etiqueta a uma conversa. Cada linha da lista e a vista de detalhe à direita têm um símbolo de etiqueta. Um clique abre a seleção — assinale as etiquetas adequadas. É possível atribuir várias etiquetas por conversa; a seleção é guardada de imediato. Na lista, as etiquetas surgem como chips coloridos (havendo muitas etiquetas, as duas primeiras mais uma indicação «+N»); na vista de detalhe aparecem na totalidade, por baixo do assunto.

Filtrar por etiqueta. Assim que existir pelo menos uma etiqueta, a barra de filtros mostra a seleção Filtrar por etiqueta. Ao escolher uma etiqueta, a caixa de entrada mostra apenas as conversas com essa etiqueta; Todas as etiquetas remove novamente o filtro.

Eliminar uma etiqueta. Ao eliminar uma etiqueta que ainda está associada a e-mails, o Univents mostra previamente de quantos e-mails será removida e pede confirmação. Só depois de confirmar é que a etiqueta é removida do catálogo e de todas as conversas. Os e-mails em si ficam inalterados.

As etiquetas são puramente internas e só têm efeito na caixa de entrada do Univents — não são escritas de volta no programa de e-mail real. A atribuição, o arquivo e o adiamento não são afetados.

Perguntas frequentes

A caixa de entrada está vazia, apesar de a conta estar ligada. Ao ligar uma caixa de correio pela primeira vez, o Univents sincroniza o período escolhido (predefinição: últimos 90 dias). Isto pode demorar até 24 horas. Um banner na caixa de entrada mostra o progresso. O período de sincronização pode ser ajustado nas definições da integração de e-mail.

É possível enviar através do Univents e-mails que não sejam respostas? Atualmente, a caixa de entrada só suporta respostas a conversas existentes. Os novos e-mails de saída enviam-se como habitualmente a partir do programa de e-mail.

Onde encontro os e-mails associados a um pedido ou a um evento? Na vista de detalhe de cada pedido e de cada evento existe uma área Conversas de e-mail, onde estão listadas todas as conversas associadas — cada conversa numa linha que mostra a mensagem mais recente.

Posso usar atalhos de teclado? Sim. O menu completo de atalhos abre-se com ?. Atalhos principais: j/k seguinte/anterior, r responder, l associar, e arquivar, h adiar, c criar pedido.

O e-mail desaparece também no Outlook ou no Gmail? Sim. Arquivar no Univents retira o e-mail da caixa de entrada também na caixa de correio ligada — no Outlook, vai para a pasta «Arquivo»; no Gmail, apenas perde a etiqueta «Caixa de entrada» e continua acessível em «Todo o correio». Não é eliminado nada, e Restaurar devolve-o à caixa de entrada em todo o lado.

Não vejo o botão «Gerar rascunho» no editor. O gerador de respostas por IA está desativado por predefinição. Ative-o em Integrações > Caixa de correio de e-mail, na secção Gerador de respostas por IA.