Skrzynka odbiorcza: obsługa i powiązywanie e-maili w Univents

Skrzynka odbiorcza w Univents odzwierciedla Twoje połączone skrzynki bezpośrednio w aplikacji. Dzięki temu widzisz zapytania klientów, dopytania i potwierdzenia rezerwacji bez przełączania kart — i możesz powiązać każdą konwersację z zapytaniem, wydarzeniem lub kontaktem.

W filmie zobaczysz, jak AI tworzy ofertę z wiadomości klienta w skrzynce odbiorczej, a przy okazji od razu zakłada kontakt i zapytanie.

Odtwórz film1:29

Poszczególne kroki znajdziesz poniżej również w formie tekstowej.

Skrzynka odbiorcza w skrócie

Skrzynka odbiorcza otwiera się jako widok podzielony: po lewej lista wątków, po prawej podgląd wybranej konwersacji. U góry znajdziesz cztery karty do przełączania trybu widoku:

• Skrzynka odbiorcza — wszystkie bieżące, niezarchiwizowane wątki
• Odłożone — wątki, które odłożyłeś na później
• Zarchiwizowane — odłożone do archiwum konwersacje
• Klienci — lista klientów z osią czasu aktywności

Jeśli połączono kilka skrzynek, pod kartami pojawia się dodatkowo selektor skrzynek. Domyślnie wybrane jest Wszystkie skrzynki — wtedy każdy wiersz na liście pokazuje, do której skrzynki trafiła wiadomość. Gdy wybierzesz pojedynczą skrzynkę, lista pokazuje tylko jej wiadomości. Wybór jest zapisany w adresie strony, więc możesz dodać ją do zakładek. W widoku Klienci selektora nie ma.

Pod kartami znajduje się pole wyszukiwania (nadawca, temat, treść) oraz chipy filtrów: Nieprzeczytane, Załącznik, Dzisiaj, Klienci, Wydarzenia otwarte i Zapytania otwarte. Chipy można łączyć. Przyciskiem Wyczyść filtry resetujesz wszystkie wybory.

Nowe e-maile pojawiają się automatycznie — ręczne odświeżanie nie jest potrzebne. Przy pierwszym połączeniu skrzynki początkowa synchronizacja może potrwać do 24 godzin.

Czytanie i odpowiadanie na konwersację

1. Kliknij wpis na liście wątków. Podgląd otworzy się po prawej stronie.
2. Najnowsza wiadomość jest rozwinięta. Kliknij Pokaż całą wiadomość, aby załadować pełną treść. Starsze wiadomości z tego samego wątku są zwinięte pod Pokaż starsze wiadomości: {{count}}.
3. Aby odpowiedzieć, kliknij Odpowiedzi na pasku akcji. Okno tworzenia wiadomości otworzy się jako kolumna obok wątku — podczas pisania możesz dalej czytać historię korespondencji.
4. Wypełnij Temat, Do oraz treść wiadomości. Opcjonalnie możesz dodać kolejnych odbiorców przez Dodaj DW.
5. Po kliknięciu Wyślij odpowiedź zostanie wysłana przez Twoją połączoną skrzynkę. Wysłana wiadomość pojawi się potem w wątku jako wiadomość wychodząca.

Jeśli wolisz odpowiadać w zewnętrznym programie pocztowym, na pasku akcji znajdziesz ikonę koperty — otwiera ona link mailto: bezpośrednio w Outlook lub Apple Mail.

Generowanie wersji roboczej odpowiedzi przez AI

Jeśli Generator odpowiedzi AI jest włączony dla Twojego workspace, okno odpowiedzi pokazuje dodatkowo przycisk Wygeneruj wersję roboczą (z ikoną iskierki).

1. Otwórz wątek i kliknij Odpowiedzi, aby otworzyć okno tworzenia wiadomości.
2. Kliknij Wygeneruj wersję roboczą. Univents przygotuje na podstawie konwersacji propozycję odpowiedzi i zastąpi nią treść wiadomości w oknie.
3. Wygenerowany tekst jest oznaczony plakietką Wersja robocza AI. Przed wysłaniem możesz go dowolnie edytować.
4. Komunikat o powodzeniu pokazuje koszt generowania. Jeśli miesięczny budżet został wykorzystany, zamiast tego pojawi się informacja Osiągnięto miesięczny budżet AI.

Włączenie funkcji, ton i budżet ustawiasz w Integracje > Skrzynka e-mail w sekcji Generator odpowiedzi AI: przełącznik Włącz generator odpowiedzi AI, Ton (Formalny, Swobodny lub Osobisty) oraz Miesięczny budżet (w centach) — domyślnie 1000 centów = 10 €/miesiąc. Poniżej zobaczysz, ile budżetu zostało już wykorzystane w bieżącym miesiącu.

Powiązywanie wątku z zapytaniem, wydarzeniem lub kontaktem

Powiązania sprawiają, że wątek e-mail jest widoczny w widoku szczegółowym zapytania, wydarzenia lub kontaktu.

1. Otwórz wątek i kliknij ikonę łańcucha (Powiąż) na pasku akcji.
2. Otworzy się okno dialogowe z trzema kartami: Zapytanie, Wydarzenie, Kontakt.
3. Wybierz odpowiednią kartę i wpisz w polu wyszukiwania co najmniej dwa znaki, aby przefiltrować wyniki.
4. Kliknij szukany wpis — zostanie wyróżniony.
5. Kliknij Powiąż. Powiązanie pojawi się potem jako kolorowy chip pod nazwą nadawcy w wierszu wątku.

Powiązanie obejmuje całą konwersację — każdy e-mail z wątku jest potem przypisany do wybranego elementu, także starsze oraz te, które dojdą później. Jeśli konwersacja jest już powiązana, zamiast komunikatu o błędzie dostaniesz informację; nic dodatkowego się wtedy nie dzieje.

Istniejące powiązania zobaczysz w okienku informacji (przycisk z ikoną i na samym prawym końcu paska akcji). Znajdziesz tam również bezpośrednie linki do powiązanego elementu.

Powiązane e-maile w wydarzeniu

E-mail powiązany z wydarzeniem pojawia się tam w sekcji Wiadomości na karcie E-mail. Lista pokazuje nadawcę, temat, tekst podglądu i czas; nieprzeczytane e-maile są zliczane na karcie. Przez Otwórz wątek wracasz do skrzynki odbiorczej, aby odpowiedzieć — odpowiada się zawsze w skrzynce odbiorczej, nie w wydarzeniu.

Automatycznie trafiają tam też cztery rodzaje wiadomości:

• E-maile powiązanego zapytania. Jeśli pierwsze zapytanie przychodzi e-mailem, jest przypisane do zapytania — wydarzenie powstaje dopiero po jego przyjęciu. Te e-maile pojawiają się w wydarzeniu z adnotacją „z zapytania”.
• Wysłane e-maile należące do tego wydarzenia lub jego zapytania.
• E-maile systemowe — automatycznie wysyłane wiadomości do klientów, partnerów, prelegentów lub dostawców, na przykład gdy zapytanie zostało przyjęte lub odrzucone, umowa została wysłana do podpisu, odpowiedziano na prośbę o zmianę, udostępniono dokument albo wysłano zaproszenie do portalu. Te wiersze mają oznaczenie „E-mail systemowy”.
• E-maile z automatyzacji — wysłane przez jedną z Twoich reguł automatyzacji za pomocą akcji „Wyślij e-mail”. Te wiersze mają oznaczenie „Automatyzacja: <nazwa reguły>”.

E-maile systemowe i e-maile z automatyzacji pokazują, tak jak pozostałe wiersze, odbiorcę, temat, tekst podglądu i czas — ale bez linku Otwórz wątek, ponieważ nie pochodzą z wątku w skrzynce odbiorczej. Wewnętrzne e-maile do Twojego zespołu (np. przypomnienia o zmianach, decyzje urlopowe, wzmianki lub kody jednorazowe) celowo się tu nie pojawiają — to nie jest komunikacja z klientem.

Przez Usuń powiązanie odłączasz konwersację od wydarzenia — wszystkie e-maile z wątku naraz. Same e-maile pozostają w skrzynce odbiorczej. E-maili systemowych i e-maili z automatyzacji nie można usuwać osobno, ponieważ są przypisane bezpośrednio do wydarzenia.

Tworzenie kontaktu lub zapytania bezpośrednio z wątku

Jeśli z nadawcą nie jest jeszcze powiązany żaden kontakt, pasek akcji pokazuje przycisk Utwórz kontakt z nadawcy. Otworzy się okno dialogowe, w którym imię i nazwisko oraz adres e-mail nadawcy są już wstępnie wypełnione — kontakt zapiszesz jednym kliknięciem.

Gdy kontakt zostanie utworzony albo nie ma jeszcze powiązania z zapytaniem, pojawia się przycisk Utwórz zapytanie. Formularz przejmuje temat i dane nadawcy z e-maila jako wstępne wypełnienie.

Jeśli chcesz na bieżąco automatycznie uzgadniać swoje kontakty ze skrzynką, zamiast zakładać je pojedynczo z wątków, skonfiguruj Synchronizacja kontaktów — więcej w artykule Jak zintegrować moją skrzynkę e-mail?.

Archiwizowanie i odkładanie wątków

• Archiwizuj: Kliknij w otwartej konwersacji Archiwizuj na pasku akcji (obok Odpowiedzi) lub naciśnij e. Wątek znika ze skrzynki odbiorczej i pojawia się w Zarchiwizowane. Link Cofnij w powiadomieniu o powodzeniu natychmiast go przywraca; na karcie Zarchiwizowane ten sam przycisk nazywa się Przywróć.
• Działa też w Twoim programie pocztowym: Archiwizowanie porządkuje nie tylko Univents, ale także Twoją połączoną skrzynkę. W Outlook konwersacja trafia do folderu Archiwum, w Gmail opuszcza skrzynkę odbiorczą (etykieta „Odebrane” zostaje usunięta, a wiadomość można znaleźć w „Cała poczta”), a w innych skrzynkach — w miarę możliwości do ich folderu archiwum. Nigdzie nic nie jest usuwane. Gdy klikniesz Przywróć, e-mail wraca do skrzynki odbiorczej także w Twoim programie pocztowym. Jeśli połączenie z Twoją skrzynką jest akurat zakłócone, Univents mimo to archiwizuje od razu — odzwierciedlenie w programie pocztowym zostanie nadrobione automatycznie, gdy tylko połączenie wróci.
• Odkładanie (snooze): Klawiszem h otwierasz menu wyboru z szybkimi opcjami: Później dzisiaj, Jutro rano, Następny tydzień oraz Inna data … do swobodnego wpisania daty. Wątek znika ze skrzynki odbiorczej do wybranego momentu, a potem automatycznie pojawia się z powrotem.
• Obsługa wielu wątków naraz: Najedź myszą na wiersz — w miejscu skrótu nadawcy pojawi się pole wyboru. Zaznacz je, a wtedy wszystkie wiersze pokażą swoje pola wyboru. Możesz też nacisnąć x, aby dodać aktualnie wybrany wątek do zaznaczenia, albo przytrzymać Shift i kliknąć drugi wiersz, aby zaznaczyć zakres. Skrótem ⌘ a zaznaczasz wszystkie widoczne wątki. Pasek narzędzi nad listą oferuje wtedy dla całego zaznaczenia Przeczytane, Nieprzeczytane i Archiwizuj.

Oznaczanie e-maili etykietami

Etykiety to kolorowe oznaczenia, którym sam nadajesz nazwy — na przykład „W toku”, „Czeka na klienta”, „Zakończone” albo etykieta z imieniem dla każdego opiekuna klienta. Dzięki nim usuniesz obsłużone e-maile z widoku bez archiwizowania.

Tworzenie katalogu etykiet. Kliknij na pasku filtrów Zarządzaj etykietami (albo ikonę etykiety w wierszu wątku → Zarządzaj etykietami). W oknie dialogowym nadajesz nazwę, wybierasz kolor z palety i zapisujesz przez Dodaj etykietę. Istniejące etykiety możesz tu zmieniać nazwę, kolor lub usuwać. Katalog obowiązuje w całym workspace.

Przypisywanie etykiety do wątku. Każdy wiersz na liście i widok szczegółowy po prawej mają ikonę etykiety. Kliknięcie otwiera wybór — zaznacz pasujące etykiety. Do jednego wątku można przypisać kilka etykiet; wybór jest zapisywany od razu. Na liście etykiety wyświetlane są jako kolorowe chipy (przy wielu etykietach pierwsze dwie plus oznaczenie „+N”), a w widoku szczegółowym w całości pod tematem.

Filtrowanie według etykiety. Gdy istnieje co najmniej jedna etykieta, na pasku filtrów pojawia się wybór Filtruj według etykiety. Po wybraniu etykiety skrzynka odbiorcza pokazuje tylko wątki z tą etykietą; Wszystkie etykiety ponownie wyłącza filtr.

Usuwanie etykiety. Jeśli usuwasz etykietę, która jest nadal przypisana do e-maili, Univents najpierw pokazuje, z ilu e-maili zostanie usunięta, i prosi o potwierdzenie. Dopiero po potwierdzeniu etykieta zostaje usunięta z katalogu i ze wszystkich wątków. Same e-maile pozostają bez zmian.

Etykiety są wyłącznie wewnętrzne i działają tylko w skrzynce odbiorczej Univents — nie są zapisywane z powrotem w Twoim prawdziwym programie pocztowym. Przypisanie, archiwum i odkładanie pozostają przy tym nienaruszone.

Najczęstsze pytania

Skrzynka odbiorcza jest pusta, choć konto jest połączone. Przy pierwszym połączeniu skrzynki Univents synchronizuje wybrany okres (domyślnie: ostatnie 90 dni). Może to potrwać do 24 godzin. Baner w skrzynce odbiorczej pokazuje postęp. Okres synchronizacji możesz dostosować w ustawieniach integracji e-mail.

Czy mogę przez Univents wysyłać też e-maile, które nie są odpowiedzią? Obecnie skrzynka odbiorcza obsługuje tylko odpowiedzi na istniejące wątki. Nowe wiadomości wychodzące wysyłasz jak dotychczas z swojego programu pocztowego.

Gdzie znajdę powiązane e-maile zapytania lub wydarzenia? W widoku szczegółowym każdego zapytania i każdego wydarzenia jest sekcja Wątki e-mail, w której wypisane są wszystkie powiązane konwersacje — każda konwersacja w jednym wierszu pokazującym najnowszą wiadomość.

Czy mogę używać skrótów klawiszowych? Tak. Pełne menu skrótów otworzysz klawiszem ?. Ważne skróty: j/k dalej/wstecz, r odpowiedz, l powiąż, e archiwizuj, h odłóż, c utwórz zapytanie.

Czy e-mail zniknie wtedy także w Outlook lub Gmail? Tak. Archiwizowanie w Univents usuwa e-mail ze skrzynki odbiorczej także w Twojej połączonej skrzynce — w Outlook trafia do folderu „Archiwum”, w Gmail traci tylko etykietę skrzynki odbiorczej i można go znaleźć w „Cała poczta”. Nic nie jest usuwane, a Przywróć przywraca go wszędzie do skrzynki odbiorczej.

Nie widzę w oknie odpowiedzi przycisku „Wygeneruj wersję roboczą”. Generator odpowiedzi AI jest domyślnie wyłączony. Włącz go w Integracje > Skrzynka e-mail w sekcji Generator odpowiedzi AI.