Dominio mittente personalizzato per i messaggi di sistema

Di default tutti i messaggi automatici di Univents partono dal nostro indirizzo — per esempio "Deine Firma" <mail@notifications.univents.app>. Con un dominio mittente personalizzato, preventivi, fatture, conferme di richiesta, e-mail di follow-up e inviti al portale dipendenti partono invece dal tuo indirizzo, ad es. events@deine-firma.de. Le e-mail di accesso (link di login, inviti al team) restano sempre su univents.app.

Questa funzione è inclusa nel piano Enterprise oppure viene attivata da Univents per il tuo workspace.

Un dominio personalizzato non è l’unico modo per avere un mittente individuale: se hai già collegato una casella di posta a Univents, puoi inviare direttamente da lì — senza record DNS. Scegli tra le due opzioni sulla stessa scheda «Mittente per i messaggi di sistema»; trovi i dettagli nell’articolo «Mittente per i messaggi di sistema: casella di posta, dominio personalizzato o Univents».

Configurare il dominio

1. Apri Integrazioni → E-mail e scorri fino alla scheda «Mittente per i messaggi di sistema».
2. Inserisci un Sottodominio, ad esempio events.deine-firma.de — volutamente non un dominio principale come deine-firma.de. Un sottodominio dedicato protegge la reputazione del tuo dominio principale: eventuali problemi nell’invio delle e-mail interessano solo il sottodominio, mai la vostra normale posta aziendale.
3. Univents crea il dominio e ti mostra tre record DNS (tipo, nome, valore). Clicca «Copia tutti i record» e passali al vostro reparto IT, che li inserirà dove viene gestito il vostro dominio.
4. Una volta impostati i record, clicca «Controlla». Univents verifica inoltre i record automaticamente ogni ora in background — ricevi una notifica non appena il dominio è confermato, anche senza cliccare tu stesso.
5. Dopo una verifica riuscita compare l’avviso «Attiva ora». Solo con questo clic i messaggi di sistema partono davvero dal tuo dominio — la sola verifica non attiva ancora nulla.
6. Facoltativamente puoi modificare l’Indirizzo mittente (la parte prima della @, di default events) e l’indirizzo «Rispondi a» (vedi sotto).
7. Con «Invia e-mail di prova» ricevi un messaggio dal nuovo indirizzo sulla tua e-mail di login. Se serve, controlla la cartella spam — subito dopo il passaggio un’e-mail di prova può finire lì, finché il tuo client di posta non riconosce il nuovo indirizzo.

Istruzioni per il tuo reparto IT

I tre record sono una procedura standard per la verifica del mittente — ogni reparto IT li conosce:

• DKIM (un record TXT): firma digitalmente le vostre e-mail, così i destinatari le riconoscono come autentiche.
• SPF (un record MX e un record TXT): stabilisce quali server possono inviare a nome del dominio.
• DMARC (consigliato, non obbligatorio): indica ai provider di posta cosa fare con le e-mail che non superano DKIM o SPF. Univents propone p=none, che si limita a registrare gli eventi senza bloccare le e-mail.

Due note per il vostro reparto IT:

• Se il vostro dominio contiene dieresi o caratteri speciali, il record DNS richiede la forma Punycode (xn--…) — se inseriti direttamente con le dieresi, la verifica non riesce.
• Se il vostro dominio principale ha già una regola DMARC, questa vale automaticamente anche per il nuovo sottodominio, finché lì non è impostato un valore sp= proprio (policy del sottodominio). Di solito non è un problema, ma vale la pena ricordarlo se il vostro dominio principale applica una regola rigida (p=reject) — in quel caso conviene creare un record _dmarc dedicato per il sottodominio.

Cosa controllare prima di cliccare su «Controlla»

A volte le modifiche DNS impiegano un po’ di tempo per propagarsi ovunque (il TTL, di solito 5–60 minuti, a volte di più). Chi vuole verificare di persona se un record è già visibile può usare dig (Mac/Linux) o nslookup (Windows), ciascuno con il nome indicato nella tabella:

• DKIM (TXT): dig TXT resend._domainkey.deine-subdomain.de oppure nslookup -type=TXT resend._domainkey.deine-subdomain.de
• SPF (MX + TXT): dig MX send.deine-subdomain.de e dig TXT send.deine-subdomain.de
• DMARC (TXT): dig TXT _dmarc.deine-subdomain.de

Se non ricevi ancora alcuna risposta o ottieni un valore vecchio, attendi la scadenza del TTL e riprova — è normale e non è un errore di Univents.

Cosa succede in caso di problemi?

Se la verifica del dominio non riesce più — ad esempio perché un record DNS è stato cancellato per errore — Univents riporta automaticamente l’invio su univents.app. In questo modo nessuna e-mail va persa e ricevi una notifica con il record mancante. Clicca «Verifica di nuovo» non appena il record è di nuovo presente — il dominio torna poi attivo automaticamente, senza doverlo creare da capo.

Chi riceve le risposte dei tuoi clienti?

Nel campo «Rispondi a» Univents ti mostra sempre quale valore è attualmente in uso e da dove proviene. L’ordine è questo:

1. l’indirizzo che inserisci tu stesso nel campo «Rispondi a»,
2. altrimenti l’indirizzo e-mail del tuo workspace,
3. altrimenti la casella di posta del team collegata da più tempo,
4. altrimenti l’indirizzo e-mail del titolare.

Se lasci il campo vuoto, vale automaticamente il valore successivo dell’elenco.

Domande frequenti

Posso usare il mio dominio principale invece di un sottodominio? No — per motivi di sicurezza è possibile solo un sottodominio. Questo protegge la vostra normale posta aziendale da eventuali effetti collaterali dell’invio automatico.

È lo stesso dominio del modulo newsletter? No — newsletter e messaggi di sistema richiedono ciascuno un proprio sottodominio, ad esempio news.deine-firma.ch per le newsletter e mail.deine-firma.ch per i messaggi di sistema. Le newsletter misurano aperture e clic; nei preventivi e nelle fatture i link restano volutamente invariati.

Posso rimuovere di nuovo il dominio? Sì, con «Rimuovi dominio» nella scheda. Subito dopo i messaggi di sistema tornano a partire da univents.app.

E le e-mail di accesso? I link di login e gli inviti al team partono sempre da univents.app, indipendentemente da questa impostazione.